A Escrituração Contábil Digital (ECD), prevista na
Instrução Normativa RFB Nº 2.003/2021, é a versão digital dos livros Diário, Razão, Balanço, Balancetes e outras declarações contábeis, ou seja, a contabilidade da empresa em formato digital.
Todas as empresas devem aderir ao SPED ECD, exceto as optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações, empresas inativas, imunes e isentas com receita abaixo de R$ 4,8 milhões, empresas do lucro presumido que optaram pelo livro caixa e a Itaipu Binacional. As empresas que não são obrigadas podem optar pela Escrituração Contábil Digital (ECD), substituindo os livros contábeis físicos de forma facultativa.
Este artigo orienta sobre como configurar e verificar o sistema Domínio para emitir e validar o SPED ECD com sucesso. Se ocorrer algum erro durante a validação, também abordaremos como resolver os principais problemas desta obrigação acessória.
Na configuração inicial, são realizadas as principais definições para a correta geração do informativo, como o identificador do plano de contas, que pode exigir um DE-PARA dependendo da ECD anterior, a forma de escrituração contábil, o plano referencial e os signatários do informativo. Confira as etapas detalhadas abaixo para evitar erros em futuras validações:
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Geral > Informativos > Gera, marque a opção '[x] SPED Contábil';
3. No quadro Identificador do plano de contas, escolha se as contas contábeis serão geradas por 'Código', 'Classificação' ou 'Classificação sem pontos'. Para evitar erros na validação dos informativos, utilize o mesmo identificador do plano de contas no SPED ECD e SPED ECF. Se foi utilizado 'Código' anteriormente, continue utilizando 'Código', e a mesma orientação vale para 'Classificação' e 'Classificação sem pontos';
4. Na guia Geral > Informativos > SPED Contábil, no quadro Forma de escrituração contábil, selecione uma das opções:
• '[x] Livro Diário Completo (Tipo G)': Utilizado quando a escrituração contábil é completa, sem lançamentos agrupados, detalhando e individualizando cada lançamento conforme o Art. 1.184 da Lei nº 10.406/2002. Nesse caso, todos os registros estão no próprio Livro Diário, dispensando Livros Auxiliares;
• '[x] Livro Diário com escrituração resumida (Tipo R)': Utilizado quando a escrituração contábil é resumida, com lançamentos agrupados por período, como pelo mês (30 dias), conforme Art. 1.184, § 1º da Lei Nº 10.406/2002. Nesse caso, a escrituração não é totalmente individualizada no Livro Diário, sendo necessários Livros Auxiliares;
• '[x] Livro Balancetes Diários e Balanços (Tipo B)': Quando feito a opção por não enviar o Livro Diário (I200 e I250), mas sim Balancetes Diários (I300 e I310) em substituição. Esses Balancetes Diários vão mostrar a variação de saldo de todas as contas contábeis do plano diariamente, substituindo então o Livro Diário, conforme Art. 1.185º e 1.186º da Lei Nº 10.406/2002. Nessa modalidade a inclusão de Livros Auxiliares é opcional;
Plano Referencial
1. Na guia Informativos > Dados SPED > Configurações > Plano Referencial, selecione o plano referencial da empresa no campo correspondente;
2. As empresas do Simples Nacional não possuem plano referencial específico, pois não exigem mapeamento. Para entrega facultativa, utilize o plano 'Pessoa Jurídica em Geral - Lucro Presumido' apenas para registrar os parâmetros;
3. Ao selecionar 'PJ em Geral - Lucro Presumido' ou 'Imune e Isentas em Geral', configure o campo Tipo de Escrituração;
4. No quadro Tipo de Atividade, escolha entre 'Atividade Geral', 'Atividade Rural' ou 'Ambas'. Selecione 'Ambas' somente se a empresa possuir atividades geral e rural. Caso tenha apenas atividade geral, não selecione 'Ambas' para evitar problemas futuros no mapeamento do plano referencial.
Assinaturas
É obrigatório a inclusão de no mínimo duas assinaturas no SPED Contábil, sendo uma com qualificação '900 - Contador/Contabilista', e outra com a opção 'Sim' na coluna 'Responsável Assinatura - ECD'.
1. Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Signatários > SPED Contábil;
2. Clique em [Incluir] para adicionar a primeira assinatura;
3. Preencha os dados do assinante, como CPF ou CNPJ, nome, qualificação, dados do contador, telefone e e-mail;
4. Clique novamente em [Incluir] para adicionar a segunda assinatura e repita o preenchimento;
5. Na coluna 'Responsável Assinatura - ECD', selecione 'Sim' para apenas um responsável. As demais assinaturas devem ficar como 'Não';
6. Clique em [Gravar] para finalizar.
Um plano de contas estruturado e corretamente mapeado é essencial para o sucesso do SPED ECD e ECF. Veja abaixo orientações para criação/importação, definição de naturezas e mapeamento referencial.
Plano de Contas
Se a empresa não possui plano de contas, é possível cadastrá-lo manualmente ou importar de outra empresa, planilha Excel ou SPED ECD. Opções disponíveis:
Após o cadastro, confira se a estrutura está correta, seguindo as regras:
• Os grupos devem respeitar o nível sequencial do plano de contas;
• Toda conta analítica deve estar vinculada a uma conta sintética;
• Evite caracteres especiais nas descrições das contas.
Para conferir a estrutura, emita o relatório cadastral:
1. Acesse o menu Relatórios > Cadastrais > Contas;
2. Na guia Geral, em Ordem, selecione 'Classificação';
3. No quadro Opções, marque '[x] Destacar contas sintéticas' e '[x] Destacar linhas';
4. Clique em [OK] para emitir o relatório;
5. No relatório, verifique os itens acima. No exemplo, o plano está correto até o grau 5, sendo graus 1 a 4 sintéticos e grau 5 analítico;
6. Perceba também que não existe quebra na sequência da classificação das contas:
Natureza das Contas
Não há uma configuração padrão para a natureza das contas, pois esta deve ser feita com base na estrutura do plano de contas da empresa, conforme segue:
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Natureza das contas, clique em [Incluir] e preencha as contas sintéticas de nível 1 correspondentes ao Ativo, Passivo, Contas de Resultado, Contas de Apuração (outros) e o Patrimônio Líquido;
3. Devemos realizar a seguinte configuração:
• Ativo: Natureza Devedora | Grupo Ativo
• Passivo: Natureza Credora | Grupo Passivo
• Patrimônio Líquido: Natureza Credora | Grupo Patrimônio Líquido
• Contas de Resultado - Receita: Natureza Credora | Grupo Contas de Resultado
• Contas de Resultado - Despesa: Natureza Devedora | Grupo Contas de Resultado
• Contas de Apuração do Resultado: Natureza Devedora | Grupo Outros
4. Veja o exemplo abaixo:
5. Clique no botão [Gravar] para registrar a configuração.
Mapeamento Referencial
O plano de contas referencial, fornecido pela Receita Federal, facilita a entrega do SPED ECF. Embora sua inclusão na ECD seja opcional, a ausência pode gerar erros na validação do SPED ECF. Por isso, recomendamos incluir o plano de contas referencial na ECD para evitar problemas na validação.
1. Acesse o menu Utilitários > Vincular Plano Referencial às Contas Contábeis;
2. No quadro Opções, marque '[x] Ocultar contas contábeis vinculadas ao plano de contas referencial' e '[x] Ocultar contas contábeis sem movimento' para facilitar o mapeamento;
3. No quadro Plano de Contas Referencial, selecione o plano referencial desejado;
4. O plano contábil aparecerá à esquerda e o referencial à direita. Selecione as contas que deseja vincular. A conta de Resultado do Exercício (ARE) não precisa ser mapeada, pois não há contas referenciais para ela;
5. No vínculo, todas as contas analíticas com movimento devem ser vinculadas; as contas sintéticas não precisam. Cada conta contábil analítica deve ser vinculada a apenas uma conta referencial analítica para evitar problemas na geração de lançamentos referenciais em lote;
6. Clique em [Gravar vínculo] para finalizar.
5. Para visualizar as contas já vinculadas, clique em [Contas vinculadas...].
Seguem algumas dicas que podem auxiliar no mapeamento e na eventual desvinculação das contas:
Relatório Vínculo Referencial
Após vincular o plano referencial às contas contábeis analíticas com movimento, gere o relatório de relacionamento de contas para confirmar o mapeamento:
1. Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento de Contas;
2. No quadro Plano de contas referencial, selecione o plano referencial da empresa;
3. No quadro Ordem, selecione '[x] Classificação';
4. No quadro Plano de contas, marque a opção '[x] Contábil';
5. No quadro Opções, escolha uma das opções:
• '[x] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada' para visualizar apenas contas contábeis com múltiplos vínculos referenciais;
• '[x] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta' para visualizar apenas contas contábeis vinculadas a contas referenciais de natureza diferente (Ativo, Passivo, Resultado, PL);
6. Clique em [OK] para emitir o relatório.
Gerar Lançamentos Referencial
Após conferir os relatórios e confirmar que os mapeamentos estão corretos, gere os lançamentos referenciais nos lançamentos contábeis:
1. Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
2. No quadro Filtro, informe a Data inicial e Data final, utilizando o mesmo período da geração da ECD;
3. Clique em [Listar], depois em [Todos] e, por fim, em [Gerar];
4. O sistema gerará todos os lançamentos referenciais;
5. Para mais informações sobre a geração dos lançamentos referenciais, consulte:
O processo de zeramento consiste no encerramento do saldo das contas de resultado para realizar a Apuração do Resultado do Exercício. Atualmente o sistema faz o zeramento desde que sejam configuradas as contas de resultados, as contas de transição do resultado para o Patrimônio Líquido, Lucro ou Prejuízo, e a conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE). Para configurar, avalie os passos a seguir:
Contas que serão Zeradas
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros
2. Na guia Zeramento > Contas zeradas, clique em [Incluir] e insira as contas sintéticas com o grupo 'Contas de Resultado' na guia Natureza das contas;
3. Ao configurar uma conta sintética, todas as contas analíticas do mesmo grupo também serão zeradas. Realize a configuração conforme o seu plano de contas:
Destino dos Lançamentos de Zeramento
Esta configuração será realizada para que o valor da Apuração do Resultado seja transferida para o Patrimônio Líquido, em conta de Lucros ou Prejuízos.
1. Acesse a guia Zeramento > Destino dos lançamentos;
2. No campo Conta destino, informe uma conta contábil que será a conta de Apuração do Resultado do Exercício, essa conta servirá como contrapartida nos lançamentos para zerar as contas de resultado;
3. Marque a opção '[x] Transferir automaticamente o resultado para o Patrimônio Líquido' e preencha as contas de Lucro/Prejuízo do Período,
4. O quadro '[x] Transferir automaticamente o resultado para a conta de Lucro ou Prejuízo Acumulado' é opcional e deve ser preenchido apenas se a empresa utilizar contas específicas de Lucros e Prejuízos Acumulados, controlando em quatro contas contábeis. Se o controle for em duas contas, utilize apenas a opção do primeiro quadro;
5. Marque a opção '[x] Gerar lançamento de compensação entre as contas de Lucro e Prejuízo' para que o sistema compense Lucros e Prejuízos quando o resultado apurado for inverso ao registrado no balanço;
6. Acesse o menu Utilitários > Zeramento e realize o zeramento do período conforme a periodicidade de apuração do IRPJ e CSLL. Isso é necessário porque, na validação do SPED ECF, o validador compara os saldos do DRE na mesma periodicidade dos impostos. Exemplos:
• Lucro Presumido e Lucro Real Trimestral: Empresas que apuram IRPJ e CSLL trimestralmente devem realizar o zeramento contábil do SPED ECD de forma trimestral.
• Lucro Real Anual: Empresas que apuram IRPJ e CSLL anualmente devem realizar o zeramento contábil do SPED ECD de forma anual ou mensal.
• Simples Nacional: Empresas optantes pelo Simples Nacional não são obrigadas a entregar o SPED ECF e não precisam seguir as regras de zeramento.
Caso haja alterações nas configurações de zeramento ou nos lançamentos das contas de resultado, será necessário excluir e refazer o zeramento. Para mais detalhes, consulte as soluções:
No Domínio Contabilidade, você pode gerar relatórios como Balanço Patrimonial, DRE, DLPA e DMPL para conferir os dados do arquivo SPED ECD. Esses relatórios permitem verificar se o total do ativo corresponde ao passivo, a consistência dos saldos de resultados, entre outras verificações, cada um com uma finalidade específica. Veja abaixo:
Balanço Patrimonial
Ao conferir o Balanço Patrimonial, é necessário garantir que os saldos das contas estejam corretos e que o total do ativo corresponda ao total do passivo mais o patrimônio líquido. Verifique também se não há saldos negativos de estoque, pois isso pode indicar inconsistências na contabilização de entradas e saídas. Consulte a dica abaixo:
DRE
A conferência da DRE consiste em verificar o saldo final de lucro ou prejuízo, assegurando que esteja em conformidade com o Balanço Patrimonial. No sistema Domínio, pressione F5 para verificar o saldo final da conta de lucro ou prejuízo e compare com os valores do Balanço. Consulte a dica abaixo:
DMPL e DLPA
A conferência da DMPL consiste em verificar se os saldos gerados no ECD estão de acordo com o valor do Patrimônio Líquido do Balanço Patrimonial após o zeramento, garantindo a consistência das informações. Na DLPA, verifique se os valores do demonstrativo estão de acordo com o Lucro/Prejuízo apurado. Consulte as dicas abaixo:
Para gerar o SPED ECD, é necessário configurar o botão [Outros dados...] durante a geração do informativo, pois este contém opções importantes para a correta emissão do informativo. Veja abaixo:
Guia Geral
1. Acesse Relatórios > Informativos > SPED Contábil;
2. Clique em [Outros Dados...];
3. No campo Indicador de início de período, informe a situação da empresa no primeiro dia de entrega do SPED ECD. Esse campo impacta a validação da ECD recuperada. Dependendo da opção selecionada, a recuperação pode ser dispensada. Por exemplo, se a empresa foi aberta durante o ano-calendário, selecione '1-Abertura' para dispensar a recuperação da ECD anterior;
4. Configure os campos 'Indicador de existência do NIRE' e 'Finalidade da escrituração', informando se o arquivo é 'Substituto' ou 'Original';
5. No campo 'Data de encerramento do exercício social', verifique se a data final da ECD foi informada. Se não, altere para evitar erros na validação;
6. Para empresas do Simples Nacional, marque '[x] Não gerar o registro I051 com o Plano de Contas Referencial', pois não são obrigadas ao SPED ECF e não precisam gerar esse registro;
7. Se necessário, marque a opção '[x] Gerar somente contas com movimento';
8. No campo Plano de Contas Referencial, selecione o mesmo plano referencial configurado no
tópico 01;
Guia Dados
A guia Dados contém a sequência numérica dos códigos dos livros, identificando e continuando a partir do último livro autenticado, a auditoria independente e os signatários adicionais, geralmente usados em caso de SPED ECD substituto. Para configurar, siga os passos abaixo:
1. No quadro Livro, no campo Número do Livro, informe o número sequencial do livro digital a ser transmitido;
2. Em caso de SPED ECD retificador, no quadro Signatários adicionais, clique em [Incluir] e insira uma assinatura com a qualificação '910 - Contador Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD'.
Guia Demonstrativos
O arquivo do SPED ECD deve incluir os registros dos demonstrativos obrigatórios, conforme orientações abaixo:
1. Na subguia Gerar, marque '[x] Balanço Patrimonial' e '[x] Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE)' para gerar os demonstrativos obrigatórios no SPED ECD;
2. Caso haja movimentação em contas de ARE, Lucros ou Prejuízos acumulados no período, marque também '[x] DLPA' ou '[x] DMPL';
3. Informe o Grau máximo das contas do plano de contas a considerar. Não informe '1' para evitar erros na validação.
Guia Alteração plano de contas (DE-PARA)
No SPED ECD, considera-se alteração no plano de contas quando, entre a transmissão da ECD anterior e da ECD atual, há mudança no identificador das contas contábeis. O identificador pode ser gerado por 'Código', 'Classificação' ou 'Classificação sem pontos'. Alterar o método de geração do identificador entre uma ECD e outra também exige a criação do registro 'I157'.
Exemplo:
1. Em 2023, o 'Contador A' transmitiu o SPED ECD (2022) com a conta '5 - Caixa';
2. Em 2023, houve troca de contador e o 'Contador B' assumiu a empresa;
3. Em 2024, o 'Contador B' transmitirá o SPED ECD (2023) com a conta '7 - Caixa';
4. Nesse caso, a conta 'Caixa' mudou de código '5' para '7';
5. Com a alteração no plano de contas, é necessário gerar o registro 'I157 - Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior'.
Para gerar o registro 'I157', é preciso realizar o DE/PARA no botão Outros dados do SPED ECD. O DE/PARA pode ser feito importando o arquivo TXT da ECD anterior, importando uma planilha em Excel ou incluindo manualmente as contas. Confira as soluções abaixo:
No validador do SPED ECD, os arquivos gerados pelo sistema Domínio são verificados, identificando os erros e advertências para correção. Além disso, a Recuperação da ECD anterior deve ser feita diretamente no validador, conforme segue:
Validador
1. No validador do SPED Contábil, clique no ícone
para importar o arquivo gerado pelo sistema Domínio;
2. Localize o arquivo, selecione-o e clique em [Abrir];
3. Se necessário, configure os blocos que deseja inserir ou sobrescrever e clique no botão [OK];
4. Na mensagem de importação concluída com êxito, clique no botão [Sim];
5. Confira o resultado da validação, verificando se existem erros ou advertências no arquivo. Selecione as opções '[x] Erros' e '[x] Advertências' para melhor visualizar o relatório de pendências;
6. Caso possua erros, faça as devidas correções para que o arquivo seja validado com sucesso. No
tópico 9, você pode ver os principais erros ocorridos no validador.
Recuperação ECD Anterior
A recuperação da ECD Anterior confere se o saldo final das contas ou centros de custos do período anterior corresponde ao saldo inicial do período atual, além de checar por alterações no plano de contas, utilizando o registro I157. Para recuperar o SPED ECD do ano anterior, siga os passos:
1. No validador do SPED ECD, importe o arquivo ECD do ano atual;
2. Valide o arquivo e, na tela inicial, clique em 'Editar Escrituração';
3. Na mensagem exibida, clique em [Sim];
4. Acesse o menu Escrituração > Recuperar ECD Anterior;
5. Na tela apresentada, verifique se há arquivo listado em Recuperar via Banco de Dados. Se não houver, recupere via Arquivo; caso haja, recupere via Banco de Dados conforme orientações abaixo.
Recuperar via Arquivo
Para recuperar via arquivo, é necessário ter o arquivo da ECD anterior assinado em sua máquina. Siga os passos abaixo:
1. Clique em [Localizar], selecione o arquivo assinado e transmitido na última entrega e clique em [Abrir];
2. Na mensagem exibida, clique em [OK];
3. Selecione a ECD anterior e clique em [Recuperar];
4. Após a recuperação, valide o arquivo do SPED ECD novamente e verifique os resultados.
OBS: Se não tiver o arquivo, ele pode ser obtido no programa Receitanet. Para mais informações, Manual de Orientação, item 1.14.
Recuperar via Banco de Dados
Se a última ECD foi transmitida ou importada nesta máquina, ela aparecerá no quadro Recuperar via Banco de Dados. Para recuperar, siga as instruções:
1. Se o arquivo SPED ECD do ano anterior estiver listado, selecione-o e clique em [Recuperar];
2. Após a recuperação, valide o arquivo e analise os resultados.
O lançamento do balanço de abertura pode se tornar necessário quando houver uma troca de contador ou de sistema contábil entre a entrega da ECD anterior e a ECD atual.
Para empresas obrigadas a utilizar o SPED ECD e que precisam recuperar dados da ECD anterior, é essencial incluir os saldos das contas patrimoniais e de resultado, repetindo o último zeramento feito pelo contador anterior. Não inclua os saldos das contas de apuração, como a conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE).
Esse lançamento deve ser efetuado no último dia de responsabilidade do contador anterior, garantindo a continuidade e integridade das informações contábeis.
Se houve mudança de contador durante o ano, é preciso verificar se ocorreu zeramento no período do contador anterior. Se houve, replique este zeramento. Se não houve zeramento, inclua as Contas Patrimoniais e de Resultado, que terão saldo final maior que zero devido à ausência de zeramento. Faça os zeramentos no sistema Domínio, e nos Outros Dados do SPED ECD, selecione as opções '[x] Gerar os registros anuais quando houver mais de um zeramento no período de geração do arquivo', '[x] Considerar o saldo anterior lançado no próprio exercício para o Balanço e DRE (J100 e J150)' e '[x] Informar período do saldo anterior para o Balanço e DRE (J100 e J150)', informando como data do saldo, o último zeramento realizado pelo contador anterior, que no caso foi no ano anterior;
Para mais detalhes e especificações sobre como fazer o lançamento do balanço de abertura, acesse a dica abaixo:
Durante a validação do arquivo SPED ECD, vários erros podem surgir devido a configurações incorretas, mapeamentos não realizados, entre outros problemas. Clique no link abaixo para conferir os principais erros ocorridos no SPED ECD:
