A Escrituração Contábil Digital (ECD), prevista na Instrução Normativa RFB Nº 2.003/2021, é a versão digital dos livros Diário, Razão, Balanço, Balancetes e outras declarações contábeis, ou seja, a contabilidade da empresa em formato digital.
Todas as empresas devem aderir ao SPED ECD, exceto as optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações, empresas inativas, imunes e isentas com receita abaixo de R$ 4,8 milhões, empresas do lucro presumido que optaram pelo livro caixa e a Itaipu Binacional. As empresas que não são obrigadas podem optar pela Escrituração Contábil Digital (ECD), substituindo os livros contábeis físicos de forma facultativa.
Este artigo orienta sobre como configurar e verificar o sistema Domínio para emitir e validar o SPED ECD com sucesso. Se ocorrer algum erro durante a validação, também abordaremos como resolver os principais problemas desta obrigação acessória.
1 - Configuração Inicial
Para a geração do arquivo do SPED ECD, você precisa configurar a forma de escrituração contábil, plano referencial e os responsáveis pela assinatura do informativo. Veja como configurar:
Forma de escrituração contábil e Plano Referencial
A escrituração contábil e o Plano Referencial são configurações essenciais para gerar o SPED ECD. Isso determinará se a escrituração será pelo Livro Diário Completo (Tipo G), Livro Diário com escrituração resumida (Tipo R) ou Livro Balancetes Diários e Balanços (Tipo B), além de definir o plano referencial para o mapeamento das contas.
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Geral > Informativos > Gera, marque a opção '[x] SPED Contábil';
3 - Na guia Geral > Informativos > SPED Contábil, no quadro Forma de escrituração contábil, selecione uma das opções abaixo:
• Livro Diário Completo (Tipo G): Quando possuir escrituração contábil completa, ou seja, não é feito nenhum lançamento de forma agrupada, sempre detalhando e individualizando cada lançamento contábil, conforme Art. 1.184º da Lei Nº 10.406/2002. Nesse caso, como a escrituração contábil é completa, tudo está no próprio livro diário, não sendo necessário Livros Auxiliares;
• Livro Diário com escrituração resumida (Tipo R): Quando possuir escrituração contábil resumida, ou seja, alguns lançamentos são feitos de forma agrupada, consolidando os valores de um período, como por exemplo do mês (30 dias), conforme Art. 1.184º, § 1º da Lei Nº 10.406/2002. Nesse caso, como a escrituração contábil é resumida, nem tudo está individualizado no livro diário, sendo necessário Livros Auxiliares;
• Livro Balancetes Diários e Balanços (Tipo B): Quando feita a opção por não enviar o Livro Diário (I200 e I250), mas sim Balancetes Diários (I300 e I310) em substituição. Esses Balancetes Diários vão mostrar a variação de saldo de todas as contas contábeis do plano diariamente, substituindo então o Livro Diário, conforme Art. 1.185º e 1.186º da Lei Nº 10.406/2002. Nessa modalidade a inclusão de Livros Auxiliares é opcional;
4 - Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Plano Referencial, na vigência desejada, no quadro SPED ECD/SPED Contábil - a partir de 2014, no campo Plano Referencial, selecione o plano referencial que será utilizado pela empresa;
OBS: Não há um plano referencial específico para empresas do Simples Nacional, pois elas não necessitam de mapeamento. Portanto, se estiver configurando a entrega facultativa de uma empresa do Simples Nacional, use o plano do Lucro Presumido apenas para gravar os parâmetros.
5 - Quando estiver habilitado, no quadro Lucro Presumido ou Imune/Isenta, no campo Tipo de Escrituração, selecione 'Obrigada a entregar a ECD ou entrega facultativa';
6 - No quadro Tipo de Atividade, selecione se a empresa tem 'Atividade Geral', 'Atividade Rural' ou 'Ambas'. Selecione 'Ambas' apenas se tiver atividades geral e rural. Caso tenha somente atividade geral, evite selecionar 'Ambos', pois pode ocasionar problemas futuros no mapeamento do plano referencial.
Configuração das Assinaturas
É obrigatório a inclusão de no mínimo duas assinaturas, sendo uma com qualificação '900 - Contador/Contabilista', e outra com a opção 'Sim' na coluna 'Responsável Assinatura - ECD'. Para configurar, siga os passos abaixo:
1 - Ainda nos Parâmetros da empresa, acesse a guia Geral > Informativos > Dados SPED > Signatários > SPED Contábil;
2 - Clique no botão [Incluir], para incluir a primeira assinatura;
3 - Preencha as informações do assinante, como inscrição CPF ou CNPJ, Nome, Qualificação, Dados do Contador, Telefone, e-mail, etc...;
4 - Clique novamente em [Incluir] para incluir a segunda assinatura, e repita os procedimentos de preenchimento;
OBS: Não é permitido selecionar a opção 'Sim' na coluna 'Responsável Assinatura - ECD' em mais de uma assinatura. Deve ser selecionado 'Sim' em apenas uma assinatura, e as demais devem ficar como 'Não';
5 - Clique em [Gravar], para gravar os parâmetros da empresa.
2. Contas e Mapeamento
Um plano de contas bem estruturado e corretamente mapeado é essencial para o sucesso do SPED ECD e ECF. Abaixo, seguem algumas dicas sobre sua criação/importação, definição das naturezas e mapeamento referencial.
Plano de Contas
Se a empresa ainda não tem um plano de contas, você pode cadastrá-lo manualmente, ou importá-lo de outra empresa, Excel ou SPED ECD. Veja as opções abaixo:
Como cadastrar uma conta contábil?
Como importar plano de contas de outra empresa?
Como importar plano de contas de uma planilha Excel?
Como importar plano de contas do SPED ECD ou ECF?
Após o cadastro das contas, é fundamental conferir se a estrutura ficou correta, seguindo as regras abaixo:
• Todos os grupos deverão seguir o nível/grau sequencial da estrutura do plano de contas;
• Toda conta analítica deve possuir uma conta sintéticas dentro da estrutura;
• Evitar caracteres especiais na descrição das contas;
Para conferir a estrutura do plano, emita um relatório cadastral, conforme abaixo:
1 - Acesse o menu Relatórios > Cadastrais > Contas;
2 - Na guia Geral, no quadro Ordem, selecione a opção 'Classificação';
3 - No quadro Opções, marque a opção '[x] Destacar contas sintéticas' e '[x] Destacar linhas';
4 - Clique no botão [OK], para emitir o relatório com o plano de contas;
5 - No relatório, confira os itens indicados anteriormente. No exemplo abaixo, o plano de contas está estruturado corretamente até o grau 5. As contas de grau 1 a 4 são sintéticas e as de grau 5 são analíticas;
6 - Perceba também que não existe quebra na sequência da classificação das contas:
Natureza das Contas
Não há uma configuração padrão para a natureza das contas, pois esta deve ser feita com base na estrutura do plano de contas da empresa, conforme segue:
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Natureza das contas, clique em [Incluir] e preencha as contas sintéticas de nível 1 correspondentes ao Ativo, Passivo, Contas de Resultado, Contas de Apuração (outros) e o Patrimônio Líquido;
3 - Devemos realizar a seguinte configuração:
• Ativo: Natureza Devedora | Grupo Ativo
• Passivo: Natureza Credora | Grupo Passivo
• Patrimônio Líquido: Natureza Credora | Grupo Patrimônio Líquido
• Contas de Resultado - Receita: Natureza Credora | Grupo Contas de Resultado
• Contas de Resultado - Despesa: Natureza Devedora | Grupo Contas de Resultado
• Contas de Apuração do Resultado: Natureza Devedora | Grupo Outros
4 - Veja o exemplo abaixo:
OBS: A conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE) deve ser configurada no grupo 'Outros', não necessitando de mapeamento ao plano referencial, pois não existem contas referenciais para ela.
5 - Clique no botão [Gravar] para registrar a configuração.
Mapeamento Referencial
O plano de contas referencial, fornecido pela Receita Federal, facilita a entrega do SPED ECF. Embora seja opcional incluir essas informações na ECD, sua ausência pode causar erros na validação do SPED ECF. Assim, recomendamos a inclusão do plano de contas referencial na ECD para prevenir erros durante a validação do SPED ECF.
1 - Acesse o menu Utilitários > Vincular Plano Referencial às Contas Contábeis;
2 - No quadro Opções, selecione as opções '[x] Ocultar contas contábeis vinculadas ao plano de contas referencial' e '[x] Ocultar contas contábeis sem movimento' para facilitar o mapeamento;
3 - No quadro Plano de Contas Referencial, selecione o plano referencial que deseja vincular;
4 - Após, você terá o plano contábil do lado esquerdo e o referencial do lado direito, selecione as contas que deseja vincular e clique em [Gravar vínculo];
OBS: Todas as contas analíticas com movimento devem ser vinculadas, embora as contas sintéticas não precisem. Cada conta contábil analítica deve estar vinculada a apenas uma conta referencial analítica para evitar problemas ao gerar os lançamentos referenciais em lote.
5 - Se desejar visualizar as contas que já vinculadas, clique no botão [Contas vinculadas...].
Seguem algumas dicas que podem auxiliar no mapeamento e na eventual desvinculação das contas:
Como replicar vínculo do plano referencial para outras empresas?
Como desvincular as contas do Plano Referencial?
Relatório Vínculo Referencial
Após vincular o plano referencial às contas contábeis analíticas com movimento, gere o relatório de relacionamento de contas para confirmar se o mapeamento está correto. Para isso:
1 - Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento de Contas;
2 - No quadro Plano de contas referencial, selecione o plano referencial utilizado pela empresa;
3 - No quadro Ordem, selecione a opção '[x] Classificação';
4 - No quadro Plano de contas, selecione a opção '[x] Contábil';
5 - No quadro Opções, selecione uma das opções:
• '[x] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada' para visualizar apenas as contas contábeis que possuem mais de uma referencial vinculada.
• '[x] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta' para visualizar apenas as contas contábeis que foram vinculadas com contas referenciais com natureza distinta (Ativo, Passivo, Contas de Resultado, PL).
6 - Clique em [OK] para emitir o relatório.
Gerar Lançamentos Referencial
Feita a conferência dos relatórios e identificado que os mapeamentos estão corretos, gere os lançamentos referenciais nos lançamentos contábeis:
1 - Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
2 - No quadro Filtro, informe a Data inicial e Data final utilizando a mesma data de geração da ECD;
3 - Clique no botão [Listar], em seguida [Todos] e por fim [Gerar];
4 - Com o processo, todos os lançamentos referenciais serão gerados.
Para mais detalhes sobre como gerar os lançamentos referenciais, acesse as soluções abaixo:
Como gerar lançamento referencial em lote?
3. Zeramento
O processo de zeramento consiste no encerramento do saldo das contas de resultado para realizar a Apuração do Resultado do Exercício. Atualmente o sistema faz o zeramento desde que sejam configuradas as contas de resultados, as contas de transição do resultado para o Patrimônio Líquido, Lucro ou Prejuízo, e a conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE). Para configurar, avalie os passos a seguir:
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Zeramento > Contas Zeradas, você precisa informar todas as contas que serão zeradas. Para identificar, confira as Contas de Resultado da guia Natureza das Contas;
3 - Acesse a guia Zeramento > Destino dos Lançamentos;
4 - Nesta guia vamos configurar as contas de resultados, as contas de transição do resultado para o Patrimônio Líquido, Lucro ou Prejuízo, e a conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE);
5 - No campo Conta Destino, inclua a conta que irá zerar as contas de receita e despesa do período;
6 - Marque a opção '[x] Transferir automaticamente o resultado para o Patrimônio Líquido' e preencha as contas de Lucro/Prejuízo do Período,
7 - Marque a opção '[x] Transferir automaticamente o resultado para a conta de Lucro ou Prejuízo Acumulado' e preencha as contas de Lucro/Prejuízo Acumulado;
8 - Marque a opção '[x] Gerar lançamento de compensação entre as contas de Lucro e Prejuízo' para que o sistema realize a compensação entre Lucros e Prejuízos de forma automática, quando a empresa finalizar o período com saldo de lucro atual e prejuízo anterior ou vice-versa;
9 - Após, acesse o menu Utilitários > Zeramento e faça o zeramento do período na mesma periodicidade de apuração do IRPJ e CSLL. Isso é necessário pois na recuperação do SPED ECD na validação do SPED ECF, o validador irá comparar os saldos do DRE na mesma periodicidade da apuração dos impostos. Por exemplo:
• Lucro Presumido e Lucro Real Trimestral: Empresas que apuram o IRPJ e CSLL trimestralmente, será necessário que o zeramento contábil do SPED ECD também seja Trimestral;
• Lucro Real Anual: As empresas do Lucro Real Anual apuram o IRPJ e CSLL anualmente, então para essas empresas é necessário que o zeramento contábil do SPED ECD também seja Anual, ou então Mensal;
• Simples Nacional: Empresas optantes pelo Simples Nacional não estão obrigadas à entrega do SPED ECF, então não precisam seguir as regras de zeramento.
É importante lembrar que, caso ocorra qualquer tipo de alteração nas configurações de zeramento, ou alterações em lançamentos de contas de resultado, será necessário que o zeramento seja excluído e realizado novamente. Para mais detalhes acesse as soluções abaixo:
Como fazer o zeramento?
Como excluir o zeramento?
4. Conferência
No Domínio Contabilidade, você pode gerar relatórios como Balanço Patrimonial, DRE, DLPA e DMPL para conferir os dados do arquivo SPED ECD. Esses relatórios permitem verificar se o total do ativo corresponde ao passivo, a consistência dos saldos de resultados, entre outras verificações, cada um com uma finalidade específica. Veja abaixo:
Conferência Balanço Patrimonial
Ao conferir o Balanço Patrimonial, é essencial garantir que os saldos das contas estejam corretos e que o total do ativo corresponda ao total do passivo mais o patrimônio líquido. Além disso, verifique se não há saldos negativos de estoque, pois isso pode indicar inconsistências na contabilização de entradas e saídas. Acesse a dica abaixo e confira:
Como emitir Balanço Patrimonial?
Conferência DRE
A conferência da DRE envolve a verificação do saldo final de lucro ou prejuízo, assegurando que esteja em coerência com o Balanço Patrimonial. No sistema Domínio, você pode pressionar a tecla de função F5 para verificar o saldo final da conta contábil de lucro ou prejuízo e compará-lo com os valores apresentados no Balanço. Acesse a dica abaixo e confira:
Como configurar o DRE?
Conferência DMPL e DLPA
A conferência da DMPL envolve a verificação da concordância dos saldos da DMPL gerados no ECD com o valor do Patrimônio Líquido do Balanço Patrimonial após o zeramento, garantindo a consistência das informações. Já a conferência da DLPA, envolve a verificação dos valores apresentados no demonstrativo em comparação com os valores de Lucro/Prejuízo apresentados após a apuração do resultado. Acesse a dica abaixo e confira:
Como emitir a DLPA?
Como emitir a DMPL?
5. Outros Dados
Para gerar o SPED ECD, é necessário configurar o botão [Outros dados...] durante a geração do informativo, pois este contém opções importantes para a correta emissão do informativo. Veja abaixo:
Guia Geral
1 - Acesse o menu Relatórios > Informativos > SPED Contábil;
2 - Clique no botão [Outros Dados...];
3 - No campo Indicador de inicio de período, defina a situação da empresa no primeiro dia de entrega do SPED ECD;
OBS: O campo 'Indicador de início de período' impacta na validação da ECD Recuperada. Dependendo da opção selecionada, a recuperação pode não ser necessária. Por exemplo, se a empresa foi aberta durante o ano-calendário do período de entrega do SPED ECD, a opção '1-Abertura' deve ser usada, o que dispensa a recuperação da ECD anterior.
4 - Para empresas do Simples Nacional, selecione a opção '[x] Não gerar o registro I051 com o Plano de Contas Referencial', pois elas não estão obrigadas ao SPED ECF, e não precisam gerar esse registro;
5 - No campo Plano de Contas Referencial, selecione o mesmo plano referencial configurado no tópico 01;
6 - No campo Gera as contas contábeis por, selecione o identificador do plano de contas:
• 'Classificação': para gerar as contas pela máscara contábil com os pontos;
• 'Classificação sem pontos': para gerar as contas pela máscara contábil sem os pontos;
• 'Código': para gerar as contas com o código de cadastro da conta contábil.
OBS: Para não evitar erros na validação dos informativos, é importante utilizar a mesma configuração de identificador do plano de contas no SPED ECD e SPED ECF. No caso, se no SPED ECD ou ECF anterior foi utilizado Código, é importante que sempre siga utilizando Código, e a mesma orientação serve para Classificação e Classificação sem pontos.
Guia Dados
Para validar corretamente o SPED ECD, siga a sequência numérica nos códigos dos livros, identificando e continuando a partir do último livro autenticado. A configuração adequada desse campo evitará erros de validação.
1 - No quadro Livro, campo Número do Livro, informe o número sequencial do livro digital que será transmitido.
Guia Demonstrativos
1 - Na subguia Gerar, selecione as opções '[x] Balanço Patrimonial' e '[x] Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE)' para que os demonstrativos obrigatórios sejam gerados no SPED ECD;
Guia Alteração plano de contas (DE-PARA)
Para o SPED ECD, considera-se alteração no plano de contas, quando entre a transmissão da ECD Anterior e a ECD Atual foi alterada a informação do identificador (código ou classificação) das conta contábeis.
Exemplo:
1 - Em 2024, o 'Contador A' realizou a transmissão do SPED ECD (2023) com a conta '7 - Caixa';
2 - A partir de 2024 houve troca de contadores e o 'Contador B' passou a ter responsabilidade pela empresa;
3 - Em 2025, o 'Contador B' irá realizar a transmissão do SPED ECD (2024), porém agora, a conta possui o código '5 - Caixa';
4 - Nesta situação houve uma alteração no plano de contas, onde a conta 'Caixa' deixou de ser o código '7' e passou a ser o código '5';
5 - Havendo alteração no plano de contas, será necessário gerar o registro 'I157- Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior'.
Preparamos uma solução completa para auxiliar no processo:
Como preencher os Outros Dados do SPED ECD?
6. Validador e Recuperação ECD Anterior
No validador do SPED ECD, os arquivos gerados pelo sistema Domínio são verificados, identificando os erros e advertências para correção. Além disso, a Recuperação da ECD anterior deve ser feita diretamente no validador, conforme segue:
Validador
1 - No validador do SPED Contábil, clique no ícone para importar o arquivo gerado pelo sistema Domínio;
2 - Localize o arquivo, selecione-o e clique em [Abrir];
3 - Se necessário, configure os blocos que deseja inserir ou sobrescrever e clique no botão [OK];
4 - Na mensagem de importação concluída com êxito, clique no botão [Sim];
5 - Confira o resultado da validação, verificando se existem erros ou advertências no arquivo. Selecione as opções '[x] Erros' e '[x] Advertências' para melhor visualizar o relatório de pendências;
6 - Caso possua erros, faça as devidas correções para que o arquivo seja validado com sucesso. No tópico 9, você pode ver os principais erros ocorridos no validador.
Recuperação ECD Anterior
A recuperação da ECD Anterior confere se o saldo final das contas ou centros de custos do período anterior corresponde ao saldo inicial do período atual, além de checar por alterações no plano de contas, utilizando o registro I157. Para recuperar o SPED ECD do ano anterior, siga os passos:
1 - No programa validador do SPED ECD, primeiramente importe o arquivo da ECD do ano atual;
2 - Valide o arquivo e clique na opção Editar Escrituração para habilitar a opção Recuperar ECD Anterior;
3 - Com a edição habilitada, acesse o menu Escrituração > Recuperar ECD Anterior;
4 - Para Recuperar via Arquivo, é necessário que o usuário possua o arquivo assinado na máquina, para a recuperação manual;
5 - Clique no botão [Localizar] para o validador abrir a busca de arquivos no computador, onde deverá selecionar o arquivo Assinado que foi transmitido na última entrega;
6 - Caso não possua o arquivo, sugerimos que seja utilizado o programa Receitanet. Para mais informações sobre o programa, acesse o Manual de Orientação, item 1.14.
7 - Para Recuperar via Banco de Dados, a última ECD entregue estará listada, caso já tenha sido importada ou foi transmitida na máquina utilizada neste momento;
8 - Caso o arquivo do SPED ECD do ano anterior já esteja listado neste quadro, basta selecioná-lo e clicar em Recuperar.
7. Balanço de Abertura
O lançamento do balanço de abertura pode se tornar necessário quando houver uma troca de contador ou de sistema contábil entre a entrega da ECD anterior e a ECD atual.
Para as empresas obrigadas a utilizar o SPED ECD, que necessitam recuperar os dados da ECD anterior, é fundamental incluir os saldos das contas patrimoniais e de resultado, repetindo o último zeramento realizado pelo contador anterior.
Esse lançamento deve ser efetuado no último dia de responsabilidade do contador anterior, garantindo a continuidade e integridade das informações contábeis.
Se houve mudança de contador durante o ano, é preciso verificar se ocorreu zeramento no período do contador anterior. Se houve, replique este zeramento. Se não houve zeramento, inclua as Contas Patrimoniais e de Resultado, que terão saldo final maior que zero devido à ausência de zeramento. Faça os zeramentos no sistema Domínio, e nos Outros Dados do SPED ECD, selecione as opções '[x] Gerar os registros anuais quando houver mais de um zeramento no período de geração do arquivo', '[x] Considerar o saldo anterior lançado no próprio exercício para o Balanço e DRE (J100 e J150)' e '[x] Informar período do saldo anterior para o Balanço e DRE (J100 e J150)', informando como data do saldo, o último zeramento realizado pelo contador anterior, que no caso foi no ano anterior;
Para mais detalhes e especificações sobre como fazer o lançamento do balanço de abertura, acesse a dica abaixo:
Como fazer Balanço de Abertura?
8. Principais Erros
Durante a validação do arquivo SPED ECD, vários erros podem surgir devido a configurações incorretas, mapeamentos não realizados, entre outros problemas. Clique no link abaixo para conferir os principais erros ocorridos no SPED ECD:
Principais erros SPED ECD
