O Kolossus Auditor é uma ferramenta integrada ao Domínio Escrita Fiscal, que permite a auditoria eficaz de documentos fiscais e obrigações acessórias, recebendo automaticamente todos os arquivos XMLs importados na Escrita Fiscal. Ele identifica erros, advertências e benefícios, auxiliando na definição de estratégias para correções ou aproveitamento desses benefícios. Além disso, oferece funcionalidades como consulta e monitoramento tributário, gráficos e ferramentas para recuperação de tributos e edição eficiente de arquivos.
Este artigo apresenta uma estratégia para a implementação dessa ferramenta em seu escritório, detalhando cada funcionalidade para que, após a contratação, você possa começar a usar este novo módulo. A implantação será estruturada em funcionalidades, conforme segue:
1. Contratação, Usuários e Empresas
Se você já é cliente Domínio e deseja contratar o Kolossus Auditor, pode fazê-lo diretamente no Onvio Suporte. Clique no link abaixo para mais detalhes:
Como contratar Kolossus Auditor?
Após a contratação, é preciso configurar o acesso dos usuários do sistema Domínio ao Kolossus Auditor. Esta configuração deve ser feita pelo usuário Gerente, para todos os usuários que necessitam deste acesso. Siga os passos abaixo para realizar essa configuração:
1. Faça login no sistema Domínio com o usuário Gerente;
2. Acesse o menu Controle > Permissões > Usuários;
3. Localize o cadastro do usuário que deseja dar a permissão, e na guia Geral, clique no botão '[...] Reticências' ao lado do campo Usuário para acessar o Kolossus Auditor;
4. Marque a opção '[ x ] Permite acessar o Kolossus Auditor' e informe o e-mail do usuário;
5. Clique em [Gravar] para concluir a configuração do usuário;
6. Repita esse procedimento para todos os usuários que deseja dar a permissão;
7. Após a configuração, o usuário pode fechar e reabrir o sistema para acessar o Kolossus Auditor pelo menu de seleção de módulos;
No Kolossus Auditor, você pode gerenciar as permissões dos usuários. Por exemplo, é possível definir que alguns usuários tenham acesso apenas à consulta tributária individual, enquanto outros podem acessar as configurações do monitoramento tributário. Para mais informações sobre o controle de permissões no Kolossus Auditor, consulte a dica abaixo:
Como controlar permissões no Kolossus Auditor?
No Kolossus Auditor, ainda não existe uma integração automática com as empresas do Domínio. No entanto, sempre que importar uma obrigação acessória, como SPED Fiscal ou EFD Contribuições, a empresa é cadastrada automaticamente. Alternativamente, você pode registrar as empresas manualmente no Kolossus ou importar uma lista de empresas do Domínio para um cadastro em massa no Kolossus. Estamos trabalhando para automatizar essa integração no futuro, mas, por enquanto, siga a orientação a seguir:
Como cadastrar empresa no Kolossus Auditor?
2. Consulta e Monitoramento Tributário
A função de consulta tributária se divide em Consulta Individual, Consulta em Lote e Monitoramento Tributário, cada uma com um objetivo específico, conforme segue:
Consulta Individual
Serve para obter informações rápidas sobre a tributação de um produto ou operação específica. Por exemplo, se um cliente questionar a tributação de um produto que pretende vender em um novo estado, com a consulta tributária, você obterá rapidamente as informações necessárias. O Kolossus Auditor fornecerá dados claros e seguros, permitindo que você informe o seu cliente. Além disso, é possível simular um cenário e calcular os tributos envolvidos em uma venda para ter uma noção dos valores. No link abaixo você tem mais informações sobre essa funcionalidade:
Como consultar regras tributárias?
Consulta em Lote
É útil para revisar a base completa de itens do cliente. Se o cliente estiver com problemas na emissão de documentos fiscais, devido a erros em alíquotas, MVAs, entre outros, esta ferramenta pode ser bastante útil. Basta importar a lista de produtos da empresa e executar a consulta em lote. O Kolossus Auditor fornecerá um arquivo com a tributação correta de cada item, permitindo que os sistemas emissores de documentos do cliente sejam ajustados. Para utilizar, acesse a dica abaixo:
Como consultar regras tributárias em lote?
Monitoramento Tributário
Com o monitoramento tributário, é possível estabelecer uma base de itens para monitoramento, bem como as unidades federativas onde a empresa compra/vende esses itens. Você será notificado por e-mail sobre quaisquer alterações fiscais, como mudanças de alíquota ou MVA. O diferencial deste monitoramento é que você só recebe notificações relevantes, pois são baseadas nos itens e estados que você definiu. Por exemplo, se o seu cliente comercializa produtos com NCM 7610 de Santa Catarina para São Paulo e Rio de Janeiro, você será notificado apenas se houver mudanças nessas operações. Mudanças em operações que não se aplicam a você, como de Mato Grosso para Rio Grande do Sul, não acionarão notificações. Acesse a dica abaixo e veja como utilizar essa função:
Como monitorar alterações tributárias?
3. Auditoria de Documentos Fiscais
O Kolossus Auditor analisa NF-e, NFC-e, CF-e SAT e CT-e, identificando possíveis erros, advertências e benefícios fiscais não aproveitados. No entanto, ele não faz ajustes automáticos na escrituração desses documentos no sistema Domínio, por exemplo, se algum erro for detectado, você terá as informações para tomar as ações necessárias para correção. A seguir, veja como enviar documentos para o Kolossus Auditor e consultar os resultados da auditoria.
Integração Domínio e Kolossus Auditor
Com a integração Domínio e Kolossus, todos os arquivos XMLs de NF-e, NFC-e, CF-e e CT-e emitidos nos últimos 60 dias e importados para o Domínio serão enviados automaticamente para auditoria. Ative a integração para as empresas desejadas seguindo os passos abaixo:
1. No módulo Escrita Fiscal, acesse o menu Arquivos > Configuração de Importação > Kolossus Auditor de Documentos Fiscais;
2. Selecione as empresas que deseja habilitar a integração, e clique em [Gravar];
3. Após configurar a integração, acesse o menu Utilitários > Consulta de Documentos Fiscais Enviados ao Kolossus Auditor;
4. Preencha os filtros desejados e clique em [Listar], para acompanhar o envio dos documentos fiscais do Domínio para o Kolossus Auditor;
Upload de Documentos Fiscais
Uma outra alternativa para enviar documentos fiscais ao Kolossus Auditor é o upload direto de arquivos XMLs, sem usar o sistema Domínio. Isso é útil na prospecção de novos clientes, pois permite demonstrar as ferramentas de conformidade. Durante uma visita comercial, por exemplo, você pode carregar alguns documentos do potencial cliente para demonstrar a capacidade de monitorar a conformidade dos documentos, proporcionando segurança à sua operação. Além disso, esse serviço de validação de documentos fiscais pode ser comercializado como um extra para seu escritório. Para saber mais sobre o upload, acesse a dica abaixo:
Como fazer upload de documentos no Kolossus Auditor?
Integração SIEG Hub e Kolossus Auditor
Se você utiliza o SIEG Hub para captura e armazenamento de documentos fiscais, pode integrá-los diretamente com o Kolossus Auditor. Assim, no momento em que o documento é integrado do SIEG Hub para o Domínio, ele também é sincronizado com o Kolossus Auditor. Acesse o link abaixo para mais detalhes:
Como integrar SIEG e Kolossus Auditor?
Consulta Resultados da Auditoria
Após enviar os documentos para o Kolossus Auditor, este processará a auditoria. Para consultar os resultados, siga os passos abaixo:
1. No Kolossus Auditor, clique em Auditoria de XML;
2. Na guia Home, você terá um dashboard para acompanhar em gráficos algumas informações sobre os documentos;
3. Na guia Auditorias, você terá uma visão de todas as auditorias identificadas pelo Kolossus Auditor, podendo ser Erros (Vermelho), Advertências (Amarelo), Benefícios (Verde) ou Relatórios (Cinza);
4. Você poderá fazer filtros de data, tipo de documento, e nível de auditoria;
5. Clique na coluna Qtde, para visualizar os documentos que tiveram aquela determinada auditoria:
6. Clique no ícone de semáforo para ver a ementa da auditoria e entender a situação:
Você também pode gerar o relatório analítico através do menu Analítico. Para mais informações, consulte a dica a seguir:
Como consultar auditorias de documentos no Kolossus Auditor?
4. Auditorias e Cruzamentos
O Kolossus Auditor realiza auditorias em documentos fiscais e obrigações acessórias, como SPED Fiscal, EFD Contribuições, SPED ECD, SPED ECF, entre outros. Também permite o cruzamento de obrigações acessórias para identificar diferenças, como entre a escrituração do SPED Fiscal e EFD Contribuições. A seguir, vamos explicar como enviar as obrigações acessórias para o Kolossus Auditor e consultar o resultado dessas auditorias.
Integração Domínio e Kolossus Auditor
Algumas obrigações acessórias geradas pelo Domínio podem ser enviadas diretamente para o Kolossus Auditor através da integração entre ambos. Veja os procedimentos nos links abaixo:
Como enviar SPED Fiscal para Kolossus Auditor?
Como enviar EFD Contribuições para Kolossus Auditor?
Como enviar SPED ECF para Kolossus Auditor?
Como enviar SPED ECD para Kolossus Auditor?
Além de enviar pelo sistema Domínio, é possível fazer o upload das obrigações acessórias diretamente no Kolossus Auditor, permitindo a auditoria inclusive de obrigações não geradas pelo Domínio. Para saber como fazer o upload, acesse o link a seguir:
Como fazer upload de obrigações acessórias no Kolossus Auditor?
Consulta Auditorias
Após enviar as obrigações acessórias para o Kolossus Auditor, este processará a auditoria. Para consultar os resultados, siga os passos abaixo:
1. No Kolossus Auditor, clique em Auditorias e Cruzamentos;
2. Pesquise pela obrigação acessória que deseja consultar, e acesse a mesma;
3. Utilize os filtros para localizar a obrigação acessória desejada;
4. Confirme se na coluna Status existe a indicação de ' Processo finalizado com sucesso';
5. Então, selecione a obrigação acessória desejada e clique em Resultados;
6. Então, será apresentado um dashboard com as auditorias e principais resultados, e você poderá navegar pelos Erros, Advertências, Benefícios e Relatórios gerados pelo Kolossus Auditor:
Além da visualização da auditoria em tela, você poderá gerar um relatório analítico com todas essas validações. Para saber mais, acesse a dica abaixo:
Como consultar auditoria de obrigações acessórias no Kolossus Auditor?
Além de consultar as auditorias em tela, você poderá emitir um relatório analítico em Excel, seguindo a dica abaixo:
Como emitir relatório das auditorias no Kolossus Auditor?
Cruzamentos
Com o Kolossus Auditor, é possível realizar ou agendar cruzamentos para verificar a consistência entre as obrigações acessórias. Por exemplo, se no EFD Contribuições houver um valor de R$ 10.000,00 de PIS e COFINS, este mesmo valor precisa estar na DCTF para confissão da dívida. Outra verificação é entre SPED Fiscal e EFD Contribuições, onde os documentos registrados em uma obrigação também devem ser registrados na outra. Se houver alguma nota faltando, o Kolossus identificará e notificará você por meio de um erro ou advertência. Para saber como efetuar cruzamentos de obrigações acessórias, acesse a solução abaixo:
Como fazer cruzamentos no Kolossus Auditor?
Como mencionado anteriormente, você pode agendar cruzamentos no Kolossus. Assim, todo mês, ao receber as obrigações acessórias, o programa fará automaticamente o cruzamento entre elas, permitindo que você apenas acompanhe o resultado. Para saber mais, clique no link a seguir:
Como agendar cruzamentos no Kolossus Auditor?
5. Outras Funcionalidades
Além do que já foi apresentado, o Kolossus Auditor possui outras funcionalidades úteis para o dia a dia. Veja a seguir quais são e como utilizá-las.
Apuração Simples Nacional
O Kolossus Auditor segrega as receitas monofásicas do Simples Nacional com base no NCM dos produtos ou no CSOSN das notas fiscais. Isso resulta em um relatório de receita segregada, que permite visualizar o valor da Receita Monofásica de PIS e COFINS e da Receita sujeita à Substituição Tributária do ICMS. Com isso, é possível comparar com a apuração do Simples Nacional do Domínio e identificar uma possível diminuição no valor do DAS. Para saber como usar, acesse a dica abaixo:
Como segregar as receitas do Simples Nacional no Kolossus Auditor?
Relatório Exclusão ICMS base de PIS e COFINS
Já ouviu falar da 'Tese do século'? Recentemente, o Supremo Tribunal Federal decidiu que o ICMS não deve ser incluído na base de cálculo dos impostos PIS e COFINS. Isso resultou em muitas empresas buscando recuperar esses valores pagos indevidamente. Com o Kolossus Auditor, a partir dos arquivos do EFD Contribuições e documentos fiscais, é possível obter um relatório detalhado dos valores excessivamente recolhidos devido à inclusão do ICMS no cálculo de PIS e COFINS, simplificando cálculos, conferências e recuperação desses tributos. Para mais informações, clique no link abaixo:
Como excluir ICMS da base de cálculo de PIS e COFINS no Kolossus Auditor?
Editor SPED Fiscal e EFD Contribuições
Ao enfrentar problemas no SPED Fiscal ou EFD Contribuições, a solução ideal é resolver no sistema Domínio, evitando reincidências. Entretanto, devido a prazos, ajustes manuais nos arquivos das obrigações acessórias podem ser necessários. Por isso, o Kolossus Auditor oferece um editor robusto para ajustes rápidos e precisos. Essa funcionalidade pode ser crucial em situações de última hora. Para saber como utilizar, acesse o link a seguir:
Como editar SPED Fiscal e EFD Contribuições no Kolossus Auditor?
Controle de Estoque Fiscal
O Kolossus Auditor é capaz de gerar um controle de estoque fiscal, baseado nas obrigações acessórias, como SPED Fiscal e documentos eletrônicos emitidos. Este controle de estoque é o mesmo reconhecido pela Receita Federal. Esta informação é crucial para comparar com o controle de estoque interno da empresa e verificar se o estoque real está de acordo com o estoque fiscal. Para saber como emitir e demais detalhes dessa funcionalidade, acesse a solução a seguir:
Como gerar controle de estoque no Kolossus Auditor?