A Escrituração Contábil Digital (ECD), prevista na Instrução Normativa RFB Nº 2.003/2021, é a versão digital dos livros Diário, Razão, Balanço, Balancetes e outras declarações contábeis, ou seja, a contabilidade da empresa em formato digital.
Todas as empresas devem aderir ao SPED ECD, exceto as optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações, empresas inativas, imunes e isentas com receita abaixo de R$ 4,8 milhões, empresas do lucro presumido que optaram pelo livro caixa e a Itaipu Binacional. As empresas que não são obrigadas podem optar pela Escrituração Contábil Digital (ECD), substituindo os livros contábeis físicos de forma facultativa.
Este artigo orienta sobre como configurar e verificar o sistema Domínio para emitir e validar o SPED ECD com sucesso. Se ocorrer algum erro durante a validação, também abordaremos como resolver os principais problemas desta obrigação acessória.
1. Configuração Inicial
Na configuração inicial, são realizadas as principais definições para a correta geração do informativo, como o identificador do plano de contas, que pode exigir um DE-PARA dependendo da ECD anterior, a forma de escrituração contábil, o plano referencial e os signatários do informativo. Confira as etapas detalhadas abaixo para evitar erros em futuras validações:
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Geral > Informativos > Gera, marque a opção '[x] SPED Contábil';
3. No quadro Identificador do plano de contas, escolha se as contas contábeis serão geradas por 'Código', 'Classificação' ou 'Classificação sem pontos'. Para evitar erros na validação dos informativos, utilize o mesmo identificador do plano de contas no SPED ECD e SPED ECF. Se foi utilizado 'Código' anteriormente, continue utilizando 'Código', e a mesma orientação vale para 'Classificação' e 'Classificação sem pontos';
4. Na guia Geral > Informativos > SPED Contábil, no quadro Forma de escrituração contábil, selecione uma das opções:
• '[x] Livro Diário Completo (Tipo G)': Utilizado quando a escrituração contábil é completa, sem lançamentos agrupados, detalhando e individualizando cada lançamento conforme o Art. 1.184 da Lei nº 10.406/2002. Nesse caso, todos os registros estão no próprio Livro Diário, dispensando Livros Auxiliares;
• '[x] Livro Diário com escrituração resumida (Tipo R)': Utilizado quando a escrituração contábil é resumida, com lançamentos agrupados por período, como pelo mês (30 dias), conforme Art. 1.184, § 1º da Lei Nº 10.406/2002. Nesse caso, a escrituração não é totalmente individualizada no Livro Diário, sendo necessários Livros Auxiliares;
• '[x] Livro Balancetes Diários e Balanços (Tipo B)': Quando feito a opção por não enviar o Livro Diário (I200 e I250), mas sim Balancetes Diários (I300 e I310) em substituição. Esses Balancetes Diários vão mostrar a variação de saldo de todas as contas contábeis do plano diariamente, substituindo então o Livro Diário, conforme Art. 1.185º e 1.186º da Lei Nº 10.406/2002. Nessa modalidade a inclusão de Livros Auxiliares é opcional;
Plano Referencial
1. Na guia Informativos > Dados SPED > Configurações > Plano Referencial, selecione o plano referencial da empresa no campo correspondente;
2. As empresas do Simples Nacional não possuem plano referencial específico, pois não exigem mapeamento. Para entrega facultativa, utilize o plano 'Pessoa Jurídica em Geral - Lucro Presumido' apenas para registrar os parâmetros;
3. Ao selecionar 'PJ em Geral - Lucro Presumido' ou 'Imune e Isentas em Geral', configure o campo Tipo de Escrituração;
4. No quadro Tipo de Atividade, escolha entre 'Atividade Geral', 'Atividade Rural' ou 'Ambas'. Selecione 'Ambas' somente se a empresa possuir atividades geral e rural. Caso tenha apenas atividade geral, não selecione 'Ambas' para evitar problemas futuros no mapeamento do plano referencial.
Assinaturas
É obrigatório a inclusão de no mínimo duas assinaturas no SPED Contábil, sendo uma com qualificação '900 - Contador/Contabilista', e outra com a opção 'Sim' na coluna 'Responsável Assinatura - ECD'.
1. Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Signatários > SPED Contábil;
2. Clique em [Incluir] para adicionar a primeira assinatura;
3. Preencha os dados do assinante, como CPF ou CNPJ, nome, qualificação, dados do contador, telefone e e-mail;
4. Clique novamente em [Incluir] para adicionar a segunda assinatura e repita o preenchimento;
5. Na coluna 'Responsável Assinatura - ECD', selecione 'Sim' para apenas um responsável. As demais assinaturas devem ficar como 'Não';
6. Clique em [Gravar] para finalizar.
2. Contas e Mapeamento
Um plano de contas estruturado e corretamente mapeado é essencial para o sucesso do SPED ECD e ECF. Veja abaixo orientações para criação/importação, definição de naturezas e mapeamento referencial.
Plano de Contas
Se a empresa não possui plano de contas, é possível cadastrá-lo manualmente ou importar de outra empresa, planilha Excel ou SPED ECD. Opções disponíveis:
Como cadastrar uma conta contábil?
Como importar plano de contas de outra empresa?
Como importar plano de contas de uma planilha Excel?
Como importar plano de contas do SPED ECD ou ECF?
Após o cadastro, confira se a estrutura está correta, seguindo as regras:
• Os grupos devem respeitar o nível sequencial do plano de contas;
• Toda conta analítica deve estar vinculada a uma conta sintética;
• Evite caracteres especiais nas descrições das contas.
Para conferir a estrutura, emita o relatório cadastral:
1. Acesse o menu Relatórios > Cadastrais > Contas;
2. Na guia Geral, em Ordem, selecione 'Classificação';
3. No quadro Opções, marque '[x] Destacar contas sintéticas' e '[x] Destacar linhas';
4. Clique em [OK] para emitir o relatório;
5. No relatório, verifique os itens acima. No exemplo, o plano está correto até o grau 5, sendo graus 1 a 4 sintéticos e grau 5 analítico;
6. Perceba também que não existe quebra na sequência da classificação das contas:
Natureza das Contas
Não há uma configuração padrão para a natureza das contas, pois esta deve ser feita com base na estrutura do plano de contas da empresa, conforme segue:
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Natureza das contas, clique em [Incluir] e preencha as contas sintéticas de nível 1 correspondentes ao Ativo, Passivo, Contas de Resultado, Contas de Apuração (outros) e o Patrimônio Líquido;
3. Devemos realizar a seguinte configuração:
• Ativo: Natureza Devedora | Grupo Ativo
• Passivo: Natureza Credora | Grupo Passivo
• Patrimônio Líquido: Natureza Credora | Grupo Patrimônio Líquido
• Contas de Resultado - Receita: Natureza Credora | Grupo Contas de Resultado
• Contas de Resultado - Despesa: Natureza Devedora | Grupo Contas de Resultado
• Contas de Apuração do Resultado: Natureza Devedora | Grupo Outros
4. Veja o exemplo abaixo:
5. Clique no botão [Gravar] para registrar a configuração.
Mapeamento Referencial
O plano de contas referencial, fornecido pela Receita Federal, facilita a entrega do SPED ECF. Embora sua inclusão na ECD seja opcional, a ausência pode gerar erros na validação do SPED ECF. Por isso, recomendamos incluir o plano de contas referencial na ECD para evitar problemas na validação.
1. Acesse o menu Utilitários > Vincular Plano Referencial às Contas Contábeis;
2. No quadro Opções, marque '[x] Ocultar contas contábeis vinculadas ao plano de contas referencial' e '[x] Ocultar contas contábeis sem movimento' para facilitar o mapeamento;
3. No quadro Plano de Contas Referencial, selecione o plano referencial desejado;
4. O plano contábil aparecerá à esquerda e o referencial à direita. Selecione as contas que deseja vincular. A conta de Resultado do Exercício (ARE) não precisa ser mapeada, pois não há contas referenciais para ela;
5. No vínculo, todas as contas analíticas com movimento devem ser vinculadas; as contas sintéticas não precisam. Cada conta contábil analítica deve ser vinculada a apenas uma conta referencial analítica para evitar problemas na geração de lançamentos referenciais em lote;
6. Clique em [Gravar vínculo] para finalizar.
5. Para visualizar as contas já vinculadas, clique em [Contas vinculadas...].
Seguem algumas dicas que podem auxiliar no mapeamento e na eventual desvinculação das contas:
• Como replicar vínculo do plano referencial para outras empresas?
• Como desvincular as contas do Plano Referencial?
Relatório Vínculo Referencial
Após vincular o plano referencial às contas contábeis analíticas com movimento, gere o relatório de relacionamento de contas para confirmar o mapeamento:
1. Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento de Contas;
2. No quadro Plano de contas referencial, selecione o plano referencial da empresa;
3. No quadro Ordem, selecione '[x] Classificação';
4. No quadro Plano de contas, marque a opção '[x] Contábil';
5. No quadro Opções, escolha uma das opções:
• '[x] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada' para visualizar apenas contas contábeis com múltiplos vínculos referenciais;
• '[x] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta' para visualizar apenas contas contábeis vinculadas a contas referenciais de natureza diferente (Ativo, Passivo, Resultado, PL);
6. Clique em [OK] para emitir o relatório.
Gerar Lançamentos Referencial
Após conferir os relatórios e confirmar que os mapeamentos estão corretos, gere os lançamentos referenciais nos lançamentos contábeis:
1. Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
2. No quadro Filtro, informe a Data inicial e Data final, utilizando o mesmo período da geração da ECD;
3. Clique em [Listar], depois em [Todos] e, por fim, em [Gerar];
4. O sistema gerará todos os lançamentos referenciais;
5. Para mais informações sobre a geração dos lançamentos referenciais, consulte:
• Como gerar lançamento referencial em lote?
3. Zeramento
O processo de zeramento consiste no encerramento do saldo das contas de resultado para realizar a Apuração do Resultado do Exercício. Atualmente o sistema faz o zeramento desde que sejam configuradas as contas de resultados, as contas de transição do resultado para o Patrimônio Líquido, Lucro ou Prejuízo, e a conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE). Para configurar, avalie os passos a seguir:
Contas que serão Zeradas
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros
2. Na guia Zeramento > Contas zeradas, clique em [Incluir] e insira as contas sintéticas com o grupo 'Contas de Resultado' na guia Natureza das contas;
3. Ao configurar uma conta sintética, todas as contas analíticas do mesmo grupo também serão zeradas. Realize a configuração conforme o seu plano de contas:
Destino dos Lançamentos de Zeramento
Esta configuração será realizada para que o valor da Apuração do Resultado seja transferida para o Patrimônio Líquido, em conta de Lucros ou Prejuízos.
1. Acesse a guia Zeramento > Destino dos lançamentos;
2. No campo Conta destino, informe uma conta contábil que será a conta de Apuração do Resultado do Exercício, essa conta servirá como contrapartida nos lançamentos para zerar as contas de resultado;
3. Marque a opção '[x] Transferir automaticamente o resultado para o Patrimônio Líquido' e preencha as contas de Lucro/Prejuízo do Período,
4. O quadro '[x] Transferir automaticamente o resultado para a conta de Lucro ou Prejuízo Acumulado' é opcional e deve ser preenchido apenas se a empresa utilizar contas específicas de Lucros e Prejuízos Acumulados, controlando em quatro contas contábeis. Se o controle for em duas contas, utilize apenas a opção do primeiro quadro;
5. Marque a opção '[x] Gerar lançamento de compensação entre as contas de Lucro e Prejuízo' para que o sistema compense Lucros e Prejuízos quando o resultado apurado for inverso ao registrado no balanço;
6. Acesse o menu Utilitários > Zeramento e realize o zeramento do período conforme a periodicidade de apuração do IRPJ e CSLL. Isso é necessário porque, na validação do SPED ECF, o validador compara os saldos do DRE na mesma periodicidade dos impostos. Exemplos:
• Lucro Presumido e Lucro Real Trimestral: Empresas que apuram IRPJ e CSLL trimestralmente devem realizar o zeramento contábil do SPED ECD de forma trimestral.
• Lucro Real Anual: Empresas que apuram IRPJ e CSLL anualmente devem realizar o zeramento contábil do SPED ECD de forma anual ou mensal.
• Simples Nacional: Empresas optantes pelo Simples Nacional não são obrigadas a entregar o SPED ECF e não precisam seguir as regras de zeramento.
Caso haja alterações nas configurações de zeramento ou nos lançamentos das contas de resultado, será necessário excluir e refazer o zeramento. Para mais detalhes, consulte as soluções:
• Como fazer o zeramento?
• Como excluir o zeramento?
4. Conferência
No Domínio Contabilidade, você pode gerar relatórios como Balanço Patrimonial, DRE, DLPA e DMPL para conferir os dados do arquivo SPED ECD. Esses relatórios permitem verificar se o total do ativo corresponde ao passivo, a consistência dos saldos de resultados, entre outras verificações, cada um com uma finalidade específica. Veja abaixo:
Balanço Patrimonial
Ao conferir o Balanço Patrimonial, é necessário garantir que os saldos das contas estejam corretos e que o total do ativo corresponda ao total do passivo mais o patrimônio líquido. Verifique também se não há saldos negativos de estoque, pois isso pode indicar inconsistências na contabilização de entradas e saídas. Consulte a dica abaixo:
• Como emitir Balanço Patrimonial?
DRE
A conferência da DRE consiste em verificar o saldo final de lucro ou prejuízo, assegurando que esteja em conformidade com o Balanço Patrimonial. No sistema Domínio, pressione F5 para verificar o saldo final da conta de lucro ou prejuízo e compare com os valores do Balanço. Consulte a dica abaixo:
• Como configurar o DRE?
DMPL e DLPA
A conferência da DMPL consiste em verificar se os saldos gerados no ECD estão de acordo com o valor do Patrimônio Líquido do Balanço Patrimonial após o zeramento, garantindo a consistência das informações. Na DLPA, verifique se os valores do demonstrativo estão de acordo com o Lucro/Prejuízo apurado. Consulte as dicas abaixo:
• Como emitir a DLPA?
• Como emitir a DMPL?
5. Outros Dados
Para gerar o SPED ECD, é necessário configurar o botão [Outros dados...] durante a geração do informativo, pois este contém opções importantes para a correta emissão do informativo. Veja abaixo:
Guia Geral
1. Acesse Relatórios > Informativos > SPED Contábil;
2. Clique em [Outros Dados...];
3. No campo Indicador de início de período, informe a situação da empresa no primeiro dia de entrega do SPED ECD. Esse campo impacta a validação da ECD recuperada. Dependendo da opção selecionada, a recuperação pode ser dispensada. Por exemplo, se a empresa foi aberta durante o ano-calendário, selecione '1-Abertura' para dispensar a recuperação da ECD anterior;
4. Configure os campos 'Indicador de existência do NIRE' e 'Finalidade da escrituração', informando se o arquivo é 'Substituto' ou 'Original';
5. No campo 'Data de encerramento do exercício social', verifique se a data final da ECD foi informada. Se não, altere para evitar erros na validação;
6. Para empresas do Simples Nacional, marque '[x] Não gerar o registro I051 com o Plano de Contas Referencial', pois não são obrigadas ao SPED ECF e não precisam gerar esse registro;
7. Se necessário, marque a opção '[x] Gerar somente contas com movimento';
8. No campo Plano de Contas Referencial, selecione o mesmo plano referencial configurado no tópico 01;
Guia Dados
A guia Dados contém a sequência numérica dos códigos dos livros, identificando e continuando a partir do último livro autenticado, a auditoria independente e os signatários adicionais, geralmente usados em caso de SPED ECD substituto. Para configurar, siga os passos abaixo:
1. No quadro Livro, no campo Número do Livro, informe o número sequencial do livro digital a ser transmitido;
2. Em caso de SPED ECD retificador, no quadro Signatários adicionais, clique em [Incluir] e insira uma assinatura com a qualificação '910 - Contador Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD'.
Guia Demonstrativos
O arquivo do SPED ECD deve incluir os registros dos demonstrativos obrigatórios, conforme orientações abaixo:
1. Na subguia Gerar, marque '[x] Balanço Patrimonial' e '[x] Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE)' para gerar os demonstrativos obrigatórios no SPED ECD;
2. Caso haja movimentação em contas de ARE, Lucros ou Prejuízos acumulados no período, marque também '[x] DLPA' ou '[x] DMPL';
3. Informe o Grau máximo das contas do plano de contas a considerar. Não informe '1' para evitar erros na validação.
Guia Alteração plano de contas (DE-PARA)
No SPED ECD, considera-se alteração no plano de contas quando, entre a transmissão da ECD anterior e da ECD atual, há mudança no identificador das contas contábeis. O identificador pode ser gerado por 'Código', 'Classificação' ou 'Classificação sem pontos'. Alterar o método de geração do identificador entre uma ECD e outra também exige a criação do registro 'I157'.
Exemplo:
1. Em 2023, o 'Contador A' transmitiu o SPED ECD (2022) com a conta '5 - Caixa';
2. Em 2023, houve troca de contador e o 'Contador B' assumiu a empresa;
3. Em 2024, o 'Contador B' transmitirá o SPED ECD (2023) com a conta '7 - Caixa';
4. Nesse caso, a conta 'Caixa' mudou de código '5' para '7';
5. Com a alteração no plano de contas, é necessário gerar o registro 'I157 - Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior'.
Para gerar o registro 'I157', é preciso realizar o DE/PARA no botão Outros dados do SPED ECD. O DE/PARA pode ser feito importando o arquivo TXT da ECD anterior, importando uma planilha em Excel ou incluindo manualmente as contas. Confira as soluções abaixo:
• Como importar alterações plano de contas SPED ECD (I157)?
• Como incluir alterações plano de contas SPED ECD (I157)?
• Como importar alteração plano de contas SPED ECD de planilha Excel (I157)?
• Como preencher os Outros Dados do SPED ECD?
6. Validador e Recuperação ECD Anterior
No validador do SPED ECD, os arquivos gerados pelo sistema Domínio são verificados, identificando os erros e advertências para correção. Além disso, a Recuperação da ECD anterior deve ser feita diretamente no validador, conforme segue:
Validador
1. No validador do SPED Contábil, clique no ícone para importar o arquivo gerado pelo sistema Domínio;
2. Localize o arquivo, selecione-o e clique em [Abrir];
3. Se necessário, configure os blocos que deseja inserir ou sobrescrever e clique no botão [OK];
4. Na mensagem de importação concluída com êxito, clique no botão [Sim];
5. Confira o resultado da validação, verificando se existem erros ou advertências no arquivo. Selecione as opções '[x] Erros' e '[x] Advertências' para melhor visualizar o relatório de pendências;
6. Caso possua erros, faça as devidas correções para que o arquivo seja validado com sucesso. No tópico 9, você pode ver os principais erros ocorridos no validador.
Recuperação ECD Anterior
A recuperação da ECD Anterior confere se o saldo final das contas ou centros de custos do período anterior corresponde ao saldo inicial do período atual, além de checar por alterações no plano de contas, utilizando o registro I157. Para recuperar o SPED ECD do ano anterior, siga os passos:
1. No validador do SPED ECD, importe o arquivo ECD do ano atual;
2. Valide o arquivo e, na tela inicial, clique em 'Editar Escrituração';
3. Na mensagem exibida, clique em [Sim];
4. Acesse o menu Escrituração > Recuperar ECD Anterior;
5. Na tela apresentada, verifique se há arquivo listado em Recuperar via Banco de Dados. Se não houver, recupere via Arquivo; caso haja, recupere via Banco de Dados conforme orientações abaixo.
Recuperar via Arquivo
Para recuperar via arquivo, é necessário ter o arquivo da ECD anterior assinado em sua máquina. Siga os passos abaixo:
1. Clique em [Localizar], selecione o arquivo assinado e transmitido na última entrega e clique em [Abrir];
2. Na mensagem exibida, clique em [OK];
3. Selecione a ECD anterior e clique em [Recuperar];
4. Após a recuperação, valide o arquivo do SPED ECD novamente e verifique os resultados.
OBS: Se não tiver o arquivo, ele pode ser obtido no programa Receitanet. Para mais informações, Manual de Orientação, item 1.14.
Recuperar via Banco de Dados
Se a última ECD foi transmitida ou importada nesta máquina, ela aparecerá no quadro Recuperar via Banco de Dados. Para recuperar, siga as instruções:
1. Se o arquivo SPED ECD do ano anterior estiver listado, selecione-o e clique em [Recuperar];
2. Após a recuperação, valide o arquivo e analise os resultados.
7. Balanço de Abertura
O lançamento do balanço de abertura pode se tornar necessário quando houver uma troca de contador ou de sistema contábil entre a entrega da ECD anterior e a ECD atual.
Para empresas obrigadas a utilizar o SPED ECD e que precisam recuperar dados da ECD anterior, é essencial incluir os saldos das contas patrimoniais e de resultado, repetindo o último zeramento feito pelo contador anterior. Não inclua os saldos das contas de apuração, como a conta de Apuração do Resultado do Exercício (ARE).
Esse lançamento deve ser efetuado no último dia de responsabilidade do contador anterior, garantindo a continuidade e integridade das informações contábeis.
Se houve mudança de contador durante o ano, é preciso verificar se ocorreu zeramento no período do contador anterior. Se houve, replique este zeramento. Se não houve zeramento, inclua as Contas Patrimoniais e de Resultado, que terão saldo final maior que zero devido à ausência de zeramento. Faça os zeramentos no sistema Domínio, e nos Outros Dados do SPED ECD, selecione as opções '[x] Gerar os registros anuais quando houver mais de um zeramento no período de geração do arquivo', '[x] Considerar o saldo anterior lançado no próprio exercício para o Balanço e DRE (J100 e J150)' e '[x] Informar período do saldo anterior para o Balanço e DRE (J100 e J150)', informando como data do saldo, o último zeramento realizado pelo contador anterior, que no caso foi no ano anterior;
Para mais detalhes e especificações sobre como fazer o lançamento do balanço de abertura, acesse a dica abaixo:
Como fazer Balanço de Abertura?
8. Principais Erros
Durante a validação do arquivo SPED ECD, vários erros podem surgir devido a configurações incorretas, mapeamentos não realizados, entre outros problemas. Clique no link abaixo para conferir os principais erros ocorridos no SPED ECD:
Principais erros SPED ECD
