O Domínio Processos foi criado para ajudar no controle das rotinas do escritório contábil, organizando todas as demandas por meio de tarefas. O grande diferencial desse módulo é a integração: ao concluir uma rotina pelo Sistema Domínio, a tarefa correspondente no Processos é finalizada automaticamente.
Como Administrador ou Gerente, você tem acesso completo para configurar e personalizar o módulo de acordo com as necessidades do seu escritório. A seguir, vamos detalhar os conceitos essenciais para você começar.
Como funciona o controle de tarefas?
O sistema gerencia as tarefas que precisam ser executadas e/ou entregues ao cliente, sempre levando em conta dois tipos de datas:
• Data Legal: É o prazo máximo para entrega da tarefa. Se ultrapassar, pode haver multa.
• Data Meta: É o prazo ideal para finalizar a atividade, antes da data legal.
Tipos de Tarefas
Existem três tipos principais de tarefas:
• Tarefas Recorrentes: São as rotinas que se repetem periodicamente (diária, mensal, trimestral, etc.). Elas são geradas automaticamente pela plataforma. Por padrão, as tarefas de um mês são criadas no dia 20 do mês anterior (ex: tarefas de fevereiro são geradas em 20 de janeiro), mas o Administrador pode alterar essa data.
• Solicitações de Serviço: São tarefas pontuais e não recorrentes, criadas manualmente sempre que surge uma demanda esporádica, como a emissão de um novo certificado digital ou uma alteração contratual.
• Fluxo de Tarefas: É um conjunto de tarefas conectadas e organizadas em etapas. Ao concluir todas as tarefas de uma etapa, a próxima é liberada automaticamente. É ideal para processos mais complexos que envolvem diferentes responsáveis ou fases, como a abertura de uma empresa.
Você pode Administrar todas elas no menu Configure:
Saiba mais:
Acompanhando as Tarefas
Você pode acompanhar o andamento das tarefas de diferentes formas:
• Dashboard: Uma visão geral e gráfica do andamento dos departamentos.
• Tarefas: A tela principal para execução e controle das suas atividades.
• Calendário: Uma visão cronológica das entregas.
• Lista Detalhada: Um relatório completo com filtros.
Importante: A visualização das tarefas é organizada por departamento. Para ver ou interagir com uma tarefa, o usuário precisa pertencer ao mesmo departamento que ela. Toda a administração geral das tarefas e configurações é feita no menu Configure.
Administração de Tarefas
Gerar uma tarefa significa torná-la visível e pronta para ser executada pelo responsável. Se você configurar uma nova tarefa recorrente hoje, ela não aparecerá imediatamente. É preciso gerá-la manualmente ou aguardar a próxima geração automática (padrão: dia 20).
• Geração Individual: Ideal para uma tarefa específica. Vá em Configure > Tarefas Recorrentes, localize a tarefa desejada e, na guia Geração, clique em Gerar Tarefas.
• Geração em Lote: Para gerar ou remover várias tarefas de uma vez.
1. Acesse Configure > Geração de Tarefas.
2. Utilize as guias para definir o período e as tarefas que deseja gerar ou remover.
Atenção:
• A geração e a remoção de tarefas em lote sempre utilizam a data de vencimento como referência.
• Somente administrador principal pode acessar a tela de Geração de Tarefas.
Gerenciamento de Usuários: Funcionários e Clientes
A plataforma possui dois tipos de usuários:
Usuários Funcionários
São os colaboradores do escritório, responsáveis por executar as tarefas. Cada funcionário possui um papel que define seu nível de acesso:
• Administrador: Acesso total, incluindo o menu Configure para parametrizar a plataforma.
• Gerente: Visualiza e gerencia todas as tarefas do seu departamento, além de aprovar pendências.
• Usuário: Executa e acompanha as tarefas que estão sob sua responsabilidade.
Além dos papéis, é possível refinar o que cada um pode fazer através das Permissões, garantindo ainda mais controle sobre os acessos.
Usuários de Cliente
São os contatos do seu cliente que receberão as notificações por e-mail quando as tarefas forem concluídas. Para cadastrá-los:
1. Acesse o Portal do Cliente e vá em Configurações > Usuários de Cliente.
Importante: Para escritórios sem integração Domínio (Gestta Legado), o cadastro é feito diretamente pelo menu Configure > Usuários > Usuários de Cliente.
Cada usuário de cliente é vinculado a um Cliente + Departamento. Isso garante que ele receba apenas as notificações das tarefas que são relevantes para ele.
Saiba mais:
O usuário de cliente deve estar vinculado a um cliente e departamento, para receber os e-mails corretos.
Express: Automação no Upload de Documentos
O Express é uma funcionalidade inteligente que automatiza o anexo de documentos às tarefas. Você faz o upload dos arquivos, e o Express os analisa, identifica as informações e os vincula automaticamente às tarefas correspondentes. Ele consegue ler tanto textos em arquivos quanto informações em PDFs de imagem.
Para que aconteça, o Express segue algumas regras de validação:
• CNPJ: O documento deve conter o CNPJ do cliente vinculado à tarefa.
• Template: O sistema busca por textos e palavras-chave que você configura previamente em um modelo (template), garantindo que aquele é o documento correto.
• Data: O documento precisa ter uma data (competência ou vencimento) que corresponda à da tarefa.
Exemplo Prático: Configurando um Template de Documento
Os templates servem para validar documentos anexados às tarefas. Para configurar:
1. Acesse Configure > Templates de Documentos > Gerenciar.
2. Clique em [Novo] para criar um template.
3. Abra o documento que servirá de modelo (ex: uma guia de imposto). Identifique textos que são únicos desse tipo de documento (ex: “Prestador de Serviços", "Código de Pagamento", “Data”).
4. Insira esses textos no campo de regras do template.
5. Indique o formato da data que aparece no documento (ex: DD/MM/AAAA) para que o sistema possa compará-lo com a data da tarefa.
6. Salve e faça um teste de validação para garantir que a configuração está correta.
Saiba mais:
Responsabilidades pelas Tarefas
A responsabilidade define qual funcionário irá executar qual tarefa. O sistema segue uma ordem de prioridade para fazer essa atribuição:
1ª Prioridade - Responsável Específico: A configuração mais forte é definir um responsável para uma tarefa específica de um cliente. Isso é feito em Configure > Clientes > Gerenciar > (Selecione o cliente) > guia Tarefas. Essa regra sempre prevalecerá.
2ª Prioridade - Responsável por Departamento: Se não houver uma regra específica (item 1), o sistema atribuirá a tarefa ao responsável pelo departamento daquele cliente. A configuração é feita em Configure > Clientes > Gerenciar > (Selecione o cliente) > guia Responsáveis
3ª Prioridade - Responsável Geral da Tarefa: Se nenhuma das regras acima for atendida, o sistema busca o responsável padrão definido na própria tarefa, em Configure > Tarefas Recorrentes > Gerenciar > (Selecione a tarefa) > guia Clientes.
Nota: É possível transferir a responsabilidade de uma tarefa manualmente. Contudo, essa é uma alteração temporária para aquela tarefa específica. Na próxima geração automática, o sistema seguirá a hierarquia de prioridades novamente.
Conclusão de Tarefas pelo Sistema Domínio
A maneira mais prática de concluir tarefas é através da integração com o Sistema Domínio. Ao configurar corretamente, a conclusão da rotina no sistema contábil finaliza a tarefa no Processos.
Existem duas formas de fazer isso no Sistema Domínio:
• Para atividades sem anexo: Utilize o botão [Concluir Atividade] disponível em algumas telas do sistema.
• Para atividades com anexo (guias, relatórios): Ao gerar e publicar o documento, marque a opção ‘[x] Concluir Atividade’.
Quando a Tarefa é concluída, o usuário de cliente que está vinculado a ela, vai receber uma notificação via e-mail e/ou WhatsApp (Se configurado) com a informação da conclusão da tarefa e documentos, se houver.
Configuração para Conclusão Automática
Para configurar uma atividade para conclusão automática:
1. Acesse ONVIO Processos > Configure > Tarefas > Recorrentes.
2. Busque a atividade desejada.
3. Escolha entre atividades com ou sem anexo.
4. No quadro de integração, selecione a atividade do Domínio que vai concluir automaticamente.
5. Salve as alterações.
Saiba mais:
Assista aos treinamento sobre o Domínio Processos e aprenda ainda mais como a ferramenta otimiza a gestão de tarefas e processos em escritórios contábeis.
