O Domínio Processos permite gerenciar as obrigações do escritório de forma integrada com o sistema Domínio. Cada tarefa configurada no Processos pode conter dois tipos de atividades: atividades com anexo, que exigem o envio de um documento (como guias, recibos e relatórios), e atividades sem anexo, que registram a execução de uma ação no sistema como o cálculo da folha de pagamento que conclui sem gerar nenhum arquivo.
Entender essa distinção é fundamental para concluir as tarefas corretamente. A forma mais prática de concluir é configurar a tarefa para que a conclusão ocorra automaticamente quando as atividades forem finalizadas e os documentos forem anexados. Há três formas de realizar esse processo:
Quando você calcular a folha, emitir uma guia ou gerar um balancete o próprio sistema sinaliza ao Domínio Processos que aquela atividade foi concluída. Isso acontece de forma automática, sem que você precise acessar o Processos para confirmar manualmente.
Essa integração funciona de duas formas, dependendo do tipo de atividade configurada na tarefa:
Atividades sem anexo
Essas atividades registram que uma ação foi realizada no sistema, sem gerar um documento para envio ao cliente. O botão [Concluir Atividade] aparece em telas específicas do sistema após a execução da rotina correspondente.
Exemplos de onde o botão aparece:
• Folha de Pagamento: após calcular a folha (Processos > Cálculo), eSocial.
• Pró-labore: após gerar o pró-labore.
• Fiscal: após calcular o período, EFD-Reinf.
Exemplo: Ao acessar o módulo Folha > Processos > Cálculo, informar a competência e o tipo de folha e clicar em [Concluir Atividade], o sistema registra automaticamente no Domínio Processos que o cálculo foi realizado — sem necessidade de gerar ou anexar nenhum relatório.
Atividades com anexo
Essas atividades exigem o envio de um documento ao cliente. A opção 'Concluir Atividade' aparece no ícone da Maleta nos relatórios do sistema após sua emissão.
Exemplos de onde a opção aparece:
• Guias: DAS, DCTFWeb;
• Relatórios Folha: Recibos, Resumos;
• Contabilidade: Balanço, Balancete;
Exemplo: Ao emitir o Balancete no módulo Contabilidade > Relatórios > Balancete, o ícone da Maleta é exibido na barra de ferramentas. Clique nele, configure a pasta de destino no Portal do Cliente e marque a opção 'Concluir Atividade'. O documento é enviado ao cliente e a atividade é encerrada no Domínio Processos automaticamente.
Ao finalizar a ação no sistema Domínio e existir uma atividade no Processos a ser concluída, basta clicar no botão correspondente ou publicar o documento com a opção marcada. O sistema leva a informação ao Domínio Processos e conclui a atividade automaticamente.
Exemplo Completo: Tarefa de Folha de Pagamento
A seguir, veja como funciona o fluxo completo de conclusão de uma tarefa de Folha de Pagamento, que normalmente contém tanto uma atividade sem anexo (o cálculo) quanto uma atividade com anexo (o recibo).
No Domínio Processos
1. Acesse o Processos e gere a tarefa referente à Folha de Pagamento;
2. Confira os tópicos apresentados: 'Atividade com Anexo' (para documentos a serem anexados) e 'Atividade Sem Anexo' (com a opção '[ ] Cálculo da Folha' desmarcada).
No Sistema Domínio
1. Acesse a empresa que contém a tarefa gerada;
2. No módulo Folha, acesse o menu Processos > Cálculo;
3. Realize o cálculo da folha na competência configurada na tarefa;
4. Clique no botão [Concluir Atividade] e confirme a conclusão da atividade sem documento;
O que acontece neste momento: O sistema registra no Domínio Processos que o cálculo da folha foi executado. A atividade sem anexo é marcada como concluída automaticamente.
5. Acesse o menu Relatórios > Folha > Recibo, informe o período;
6. Utilize o ícone de Maleta (para usuários do Portal do Cliente) ou o ícone do Processos (para usuários apenas do Domínio Processos) para publicar o relatório;
7. Indique o local de publicação no Portal do Cliente e selecione a opção '[x] Concluir Atividade';
8. Clique em [Gravar] para concluir.
O que acontece neste momento: O recibo é enviado ao cliente e a atividade com anexo é encerrada no Domínio Processos. Se todas as atividades da tarefa estiverem concluídas, o status da tarefa é alterado automaticamente para 'Concluída'.
Retorno ao Domínio Processos
1. Pesquise pela atividade no Processos e verifique os tópicos 'Atividade com Anexo' e 'Atividade Sem Anexo'. Confirme que o relatório publicado foi incluído e que a opção '[X] Cálculo da Folha' está marcada;
3. Se houver outras atividades pendentes, o status permanecerá não concluído até que todas sejam finalizadas.
OBS: Após enviar o documento por e-mail não é possível verificar o e-mail mas o documento ficará anexado na tarefa para uma análise futura. Caso seja necessário visualizar o layout completo do e-mail encaminhado, é possível criar um usuário de cliente do escritório, realizar uma simulação de envio. A personalização do layout dos e-mails pode ser realizada pelo caminho Configure > Templates de envio.
O Express é uma funcionalidade do Processos que permite o upload de documentos para vinculação às tarefas. Ele analisa os arquivos, identifica as informações relevantes como CNPJ, competência e tipo de documento e os associa automaticamente às tarefas correspondentes.
Exemplo: Você baixou a guia do FGTS Digital diretamente do portal gov.br. Como esse documento não é gerado pelo sistema Domínio, a integração automática não está disponível. Nesse caso, acesse o Express no Domínio Processos, arraste o arquivo PDF da guia para a área de upload e aguarde o sistema identificar a tarefa correspondente. Após a confirmação, a atividade com anexo é concluída automaticamente.
Quando nenhuma das opções anteriores for aplicável, por exemplo, ao anexar um documento que o Express não reconhece automaticamente, é possível realizar o upload diretamente na tarefa.
1. Acesse o módulo Processos e abra a tarefa desejada;
2. Clique no ícone de Upload e anexe o documento necessário à tarefa;
3. Se houver Atividades Sem Anexo, selecione a atividade para concluí-la;
4. Após o upload e a conclusão, o status será alterado automaticamente para 'Concluída', e uma mensagem será gerada na barra lateral direita. Caso a tarefa não tenha configuração automática, altere o status manualmente.
Exemplo: A tarefa de honorários do cliente foi concluída, mas o boleto gerado pelo sistema financeiro não é reconhecido pelo Express. Acesse a tarefa no Processos, clique no ícone de Upload, selecione o arquivo do boleto e confirme o anexo. A atividade com anexo é encerrada e o status da tarefa é atualizado.
Informações Complementares
• A tarefa não foi concluída automaticamente?
Clique aqui e faça o checklist de verificação.
• Tarefas configuradas para exigir documentos não podem ser concluídas sem o upload do arquivo, nem ter o status alterado manualmente.
• Tarefas que necessitam aprovação ficam aguardando ação de outro usuário para serem concluídas. Elas serão exibidas com uma ampulheta na visualização.
• A funcionalidade 'Tarefas Associadas' serve apenas para criar uma conexão visual entre tarefas relacionadas, facilitando a navegação entre elas. Não possui outras funções adicionais.
• O botão ou a opção 'Concluir Atividade' aparece desabilitado ao publicar? Isso significa que o documento ainda não possui integração automática com o Processos. Neste caso, publique o documento normalmente no Portal do Cliente e anexe manualmente na tarefa do Processos ou use o Express.
• Deseja alterar o status de várias tarefas ao mesmo tempo?
Clique aqui e veja como alterar o status em lote.
• Além de Concluída, uma tarefa pode receber os status Desconsiderada, quando não foi realizada e depende de aprovação de um administrador ou gerente, ou Impedimento, quando fatores externos impedem sua conclusão, sendo considerada atrasada caso ultrapasse o prazo previsto.
• Os links enviados pelo Domínio Processos para visualização de guias NÃO expiram.
