Tarefas recorrentes automatizam atividades rotineiras do escritório que se repetem periodicamente (mensais, anuais, trimestrais etc.) e garantem que nenhuma obrigação seja esquecida. Elas podem ser configuradas com diferentes frequências, prazos e requisitos específicos.
Quando usar Tarefas Recorrentes?
Utilize tarefas recorrentes para atividades que se repetem regularmente, como apurações mensais de impostos, folha de pagamento, declarações anuais e demais obrigações periódicas.
Quando NÃO usar Tarefas Recorrentes?
Para atividades pontuais ou solicitações únicas do cliente (que ocorrem apenas uma vez), utilize
Solicitação de Serviço ao invés de tarefa recorrente.
Quando cadastrar?
Cadastre uma nova tarefa recorrente quando a obrigação ainda não existir na listagem de tarefas do sistema e houver necessidade de criá-la do zero. Antes de cadastrar, certifique-se de que a atividade realmente possui caráter recorrente.
Antes de criar sua tarefa, entenda três conceitos chave.
• Data Legal: É a data de vencimento oficial da obrigação; Representa o prazo legal para cumprimento. Por exemplo: ICMS que vence no dia 10, então Data Legal = 10;
• Data Meta: É a data interna do escritório para conclusão; Indica quantos dias antes da Data Legal você deseja concluir. Por exemplo: ICMS vence dia 10, mas você quer concluir dia 8, então Data Meta = -2;
• Competência: Indica o período de referência da obrigação, ou seja, a qual mês ela se refere. Por exemplo: folha de pagamento de setembro que vence em outubro, então Competência = -1;
Criação de Tarefa recorrente
Para criar uma tarefa recorrente, primeiro preencha as informações iniciais. Em seguida, você poderá configurar os clientes, as atividades envolvidas, os checklists e a geração manual (se necessário).
1.Configurações iniciais
1. Acesse Configure > Tarefas Recorrentes > Gerenciar > Clique em [+ Novo];
2. Preencha os campos principais:
• Nome da tarefa: Use nomes claros e descritivos. Exemplos: “Folha de Pagamento — 5º dia útil” ou “ICMS — Dia 10”;
• Concluir automaticamente: Marque se a tarefa deve ser concluída automaticamente ao anexar todos os documentos. Se desmarcada, a conclusão será manual;
• Esfera: Selecione o âmbito/regime: Federal, Estadual, Municipal;
• Frequência: Mensal, Anual, Trimestral, etc.;
• Data Legal: Informe apenas o dia do vencimento para tarefas mensais, por exemplo: 10, 20, 31; Para tarefas anuais, informe dia e mês, por exemplo: 31/01;
• Dia útil: Marque se a contagem deve considerar apenas dias úteis; Exemplo: “5º dia útil” para folha de pagamento;
• Postergar: Marque para adiar automaticamente se a data cair em final de semana ou feriado;
• Data Meta: Informe quantos dias antes da Data Legal deseja concluir. Use valores negativos: -1, -2, -3, etc.; Use 0 para concluir no mesmo dia do vencimento;
• Departamento: Selecione o departamento responsável pela execução;
• Competência: -1: obrigações do mês anterior, por exemplo, folha de setembro que vence em outubro; 0: obrigações do mesmo mês, por exemplo, ICMS de outubro que vence em outubro; +1: obrigações do mês seguinte;
• Pontuação: Indique quantos pontos o cliente demanda, uso opcional para controle interno;
•
Notificar o cliente: Via e-mail: envia notificação por e-mail; Via WhatsApp: envia notificação e documento pelo WhatsApp. Para configurar,
clique aqui.
• Gerar multa: Marque se a tarefa pode gerar multa por atraso;
3. Clique em [Salvar].
2.Configurações adicionais
Após salvar a configuração principal, novas guias ficam disponíveis para detalhar a geração e o acompanhamento das tarefas:
Clientes
1. Selecione os clientes para os quais a tarefa será gerada e clique em [Adicionar];
2. Defina o responsável pela execução. Se necessário, configure aprovações;
3. Para aprovação: marque “Aprovação necessária” e selecione quem aprovará após a conclusão. Dúvidas sobre aprovações,
clique aqui.
Atividades com Anexo
1. No campo Adicionar, selecione os documentos que devem ser anexados;
2. Exemplos: Guia de ICMS, DAS, Folha de Pagamento, etc.;
3. Apenas documentos integrados com o Domínio Contábil ficam disponíveis nesta lista.
Atividades sem Anexo
1. Clique em [+ Novo] e informe um número no campo Ordem;
2. Selecione o processo aplicável, por exemplo: “Cálculo da Folha Mensal”, “Apuração de imposto” etc.
Checklist
1. Adicione os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, por exemplo: link de algum site ou dica da central de soluções etc.;
2. Marque [Obrigatório] para itens essenciais;
3. Organize na ordem de execução.
Cobrança de Documentos
1. Defina Data de Início e Data de Término da cobrança e Informe o Nome do Documento a ser solicitado;
2. O cliente receberá notificação para envio.
Clique aqui e saiba mais sobre a Cobrança de Documentos.
Geração
O sistema gera as tarefas automaticamente no dia 20 de cada mês, mas você pode fazer a geração manual:
1. Selecione o mês de VENCIMENTO, não o de competência;
2. Clique em [Gerar Tarefas].
Informações complementares
• O sistema gera automaticamente as tarefas do mês seguinte no dia 20 de cada mês. Exemplo: No dia 20 de setembro, são geradas as tarefas que vencem em outubro. Para alterar a data de geração automática,
clique aqui.
• Sempre use o mês de VENCIMENTO na geração manual, não o mês de competência.
• A opção 'Tarefas Associadas' cria um link visual entre tarefas relacionadas, facilitando a navegação. Não possui função adicional além dessa conexão.
• As 'Atividades com Anexo' só exibem documentos que possuem integração configurada com o Domínio Contábil.
Saiba mais.
• Nomes de tarefas devem ser únicos, evite duplicar nomes para evitar problemas futuros.
• Alterações exigem nova geração, mudanças na configuração só valem para tarefas futuras, ou deve ser removida a tarefa e regerada manualmente.
• Ao alterar uma tarefa com várias empresas vinculadas, a alteração será para todas as empresas, se preciso cadastre uma nova tarefa.
