As tarefas recorrentes são configuradas conforme a frequência das atividades rotineiras do escritório, como semanal, mensal etc.
Elas se repetem automaticamente de acordo com as necessidades do escritório e podem ser ajustadas para diferentes frequências, prazos e requisitos específicos. Além dessas, existem outros tipos de tarefas no Processos, como as de
Ordem de Serviço e as de
Fluxo de Tarefas.
Para criar uma tarefa recorrente, siga os passos abaixo:
Configurações Iniciais
1 - Na barra lateral esquerda, acesse Configure > Tarefas Recorrentes > Gerenciar;
2 - Tente localizar uma tarefa já criada ou clique no botão [+Novo];
3 - Informe o Nome de identificação da tarefa;
4 - Habilite a opção Concluir Automaticamente a Tarefa ao Encerrar as Atividades, se desejar que a tarefa seja concluída automaticamente ao fazer o upload do documento requerido;
5 - No campo Esféra, selecione o regime ao qual a tarefa se refere;
6 - Escolha a Frequência da tarefa (semanal, mensal, etc.);
7 - Selecione a Data Legal para conclusão da tarefa, ou seja, data em que o cliente deverá pagar um documento (Exemplo: DAS no dia 20);
8 - Habilite a opção Dia Útil, para considerar apenas os dias úteis para a contagem da data legal;
9 - Se desejar que a tarefa seja postergada para o próximo dia útil em caso de finais de semana ou feriado, habilite a opção Postergar;
10 - Selecione a Data Meta, esta que é a data que o escritório deve concluir a tarefa;
11 - Selecione o Departamento responsável pela tarefa;
12 - No campo Competência, informe o mês referente a essa tarefa. Considere “0” para mês atual e “-1” para o mês anterior;
13 - No campo Pontuação, indique quantos pontos o cliente demanda no total;
14 - No quadro Notificar o Cliente, selecione:
• Via email: para enviar um e-mail ao cliente sobre a realização da tarefa;
•
Via WhastApp: Envia uma notificação e o documento (se houver) no WhatsApp do usuário vinculado a tarefa. Para saber mais,
clique aqui.
14 - Habilite a opção Gerar Multa, se a tarefa possuir por exemplo um documento que pode gerar multa por atraso;
15 - Clique em [Salvar] para concluir a configuração inicial.
Configurações Adicionais
1 - Após salvar, outras guias para configuração serão habilitadas, são elas:
2 - Clientes, selecione os clientes que o escritório fara a atividade e clique em [Adicionar] e selecione seus responsáveis;
2 - Nessa guia, é possível indicar as aprovações necessárias, o status a ser considerado e quem irá aprovar a tarefa após sua conclusão pelo responsável.
3 - Atividades com Anexo, indique os documentos necessários para concluir a tarefa;
4 - Atividades sem Anexo, clique em +Novo, insira um número no campo Ordem, e procure o processo que se aplica;
5 - Checklist, insira os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, podendo selecionar botão [Obrigatório] ao lado do processo para indicar quais os itens obrigatórios para conclusão;
6 - Cobrança de Documentos, selecione as datas de
Início e
Término da Cobrança e insira o
Nome do Documento Necessário.
Clique aqui e saiba mais;
7 - Na Guia Geração, se desejar antecipar a geração da tarefa, selecione uma Data e clique em Gerar Tarefas.
Informações Complementares
• As tarefas recorrentes são automaticamente geradas por volta do dia 20 de cada mês, mas é possível alterar a data de geração.
Clique aqui para saber mais.
• As atividades com anexo são tarefas que exigem documentos específicos para serem concluídas;
• As atividades sem anexo são processos que não necessitam de documentos, mas de conclusão de etapas listadas;
• Quando o cliente envia/desconsidera todos os documentos solicitados via 'cobrança de documentos', o responsável da tarefa recebe uma notificação do Processos, informando sobre o recebimento dos arquivos;
• Não é permitido criar tarefas com nomes duplicados;
• Tarefas devem estar associadas a uma empresa e geradas para aparecerem na tela de tarefas;
• Alterações nas configurações de uma tarefa exigem que ela seja gerada novamente para que as novas configurações sejam setadas;
• A opção 'Tarefas Associadas' em tarefas, é utilizada exclusivamente para criar um link entre diferentes tarefas. Isso facilita o acesso rápido a outras tarefas relacionadas, mas não possui nenhuma função adicional além de estabelecer essa conexão visual. Esta funcionalidade é útil para organizar visualmente tarefas que possuem alguma relação entre si, facilitando a navegação entre elas.
