Tarefas recorrentes são a base da organização no Domínio Processos, elas automatizam as atividades rotineiras do escritório (mensais, anuais, etc.) e garantem que nenhuma obrigação seja esquecida, repetem-se automaticamente conforme as necessidades do escritório e podem ser configuradas com diferentes frequências, prazos e requisitos específicos, além disso, o sistema também oferece outros tipos de tarefas, como
Ordem de Serviço e
Fluxo de Tarefas.
Antes de criar sua tarefa, entenda três conceitos chave.
• Data Legal: É a data de vencimento oficial da obrigação; Representa o prazo legal para cumprimento. Por exemplo: ICMS que vence no dia 10, então Data Legal = 10;
• Data Meta: É a data interna do escritório para conclusão; Indica quantos dias antes da Data Legal você deseja concluir. Por exemplo: ICMS vence dia 10, mas você quer concluir dia 8, então Data Meta = -2;
• Competência: Indica o período de referência da obrigação, ou seja, a qual mês ela se refere. Por exemplo: folha de pagamento de setembro que vence em outubro, então Competência = -1;
Criação de Tarefa recorrente
Para criar uma tarefa recorrente, primeiro preencha as informações iniciais. Em seguida, você poderá configurar os clientes, as atividades envolvidas, os checklists e a geração manual (se necessário).
1.Configurações iniciais
1. Acesse Configure > Tarefas Recorrentes > Gerenciar > Clique em [+ Novo];
2. Preencha os campos principais:
• Nome da tarefa: Use nomes claros e descritivos. Exemplos: “Folha de Pagamento — 5º dia útil” ou “ICMS — Dia 10”;
• Concluir automaticamente: Marque se a tarefa deve ser concluída automaticamente ao anexar todos os documentos. Se desmarcada, a conclusão será manual;
• Esfera: Selecione o âmbito/regime: Federal, Estadual, Municipal;
• Frequência: Mensal, Anual, Trimestral, etc.;
• Data Legal: Informe apenas o dia do vencimento para tarefas mensais, por exemplo: 10, 20, 31; Para tarefas anuais, informe dia e mês, por exemplo: 31/01;
• Dia útil: Marque se a contagem deve considerar apenas dias úteis; Exemplo: “5º dia útil” para folha de pagamento;
• Postergar: Marque para adiar automaticamente se a data cair em final de semana ou feriado;
• Data Meta: Informe quantos dias antes da Data Legal deseja concluir. Use valores negativos: -1, -2, -3, etc.; Use 0 para concluir no mesmo dia do vencimento;
• Departamento: Selecione o departamento responsável pela execução;
• Competência: -1: obrigações do mês anterior, por exemplo, folha de setembro que vence em outubro; 0: obrigações do mesmo mês, por exemplo, ICMS de outubro que vence em outubro; +1: obrigações do mês seguinte;
• Pontuação: Indique quantos pontos o cliente demanda, uso opcional para controle interno;
•
Notificar o cliente: Via e-mail: envia notificação por e-mail; Via WhatsApp: envia notificação e documento pelo WhatsApp. Para configurar,
clique aqui.
• Gerar multa: Marque se a tarefa pode gerar multa por atraso;
3. Clique em [Salvar].
2.Configurações adicionais
Após salvar a configuração principal, novas guias ficam disponíveis para detalhar a geração e o acompanhamento das tarefas:
Clientes
1. Selecione os clientes para os quais a tarefa será gerada e clique em [Adicionar];
2. Defina o responsável pela execução. Se necessário, configure aprovações;
3. Para aprovação: marque “Aprovação necessária” e selecione quem aprovará após a conclusão. Dúvidas sobre aprovações,
clique aqui.
Atividades com Anexo
1. No campo Adicionar, selecione os documentos que devem ser anexados;
2. Exemplos: Guia de ICMS, DAS, Folha de Pagamento, etc.;
3. Apenas documentos integrados com o Domínio Contábil ficam disponíveis nesta lista.
Atividades sem Anexo
1. Clique em [+ Novo] e informe um número no campo Ordem;
2. Selecione o processo aplicável, por exemplo: “Cálculo da Folha Mensal”, “Apuração de imposto” etc.
Checklist
1. Adicione os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, por exemplo: link de algum site ou dica da central de soluções etc.;
2. Marque [Obrigatório] para itens essenciais;
3. Organize na ordem de execução.
Cobrança de Documentos
1. Defina Data de Início e Data de Término da cobrança e Informe o Nome do Documento a ser solicitado;
2. O cliente receberá notificação para envio.
Clique aqui e saiba mais sobre a Cobrança de Documentos.
Geração
O sistema gera as tarefas automaticamente no dia 20 de cada mês, mas você pode fazer a geração manual:
1. Selecione o mês de VENCIMENTO, não o de competência;
2. Clique em [Gerar Tarefas].
Informações complementares
• O sistema gera automaticamente as tarefas do mês seguinte no dia 20 de cada mês. Exemplo: No dia 20 de setembro, são geradas as tarefas que vencem em outubro. Para alterar a data de geração automática,
clique aqui.
• Sempre use o mês de VENCIMENTO na geração manual, não o mês de competência.
• A opção 'Tarefas Associadas' cria um link visual entre tarefas relacionadas, facilitando a navegação. Não possui função adicional além dessa conexão.
• As 'Atividades com Anexo' só exibem documentos que possuem integração configurada com o Domínio Contábil.
Saiba mais.
• Nomes de tarefas devem ser únicos, evite duplicar nomes para evitar problemas futuros.
• Alterações exigem nova geração, mudanças na configuração só valem para tarefas futuras, ou deve ser removida a tarefa e regerada manualmente.
