Tarefas recorrentes automatizam atividades rotineiras do escritório que se repetem periodicamente, como apurações mensais de impostos, folha de pagamento e declarações anuais. Elas garantem que nenhuma obrigação seja esquecida e podem ser configuradas com diferentes frequências, prazos e requisitos específicos.
Utilize tarefas recorrentes para atividades que se repetem regularmente em intervalos mensais, anuais, trimestrais ou outras periodicidades. Cadastre uma nova tarefa recorrente quando a obrigação ainda não existir na listagem de tarefas do sistema e houver necessidade de criá-la do zero. Para atividades pontuais ou solicitações únicas do cliente que ocorrem apenas uma vez, utilize a
Solicitação de Serviço.
Antes de criar sua tarefa, entenda três conceitos chave.
• Data Legal: É a data de vencimento oficial da obrigação; Representa o prazo legal para cumprimento. Por exemplo: ICMS que vence no dia 10, então Data Legal = 10;
• Data Meta: É a data interna do escritório para conclusão; Indica quantos dias antes da Data Legal você deseja concluir. Por exemplo: ICMS vence dia 10, mas você quer concluir dia 8, então Data Meta = -2;
• Competência: Indica o período de referência da obrigação, ou seja, a qual mês ela se refere. Por exemplo: folha de pagamento de setembro que vence em outubro, então Competência = -1;
Criação de Tarefa recorrente
Para criar uma tarefa recorrente, primeiro preencha as informações iniciais. Em seguida, você poderá configurar os clientes, as atividades envolvidas, os checklists e a geração manual (se necessário).
1.Configurações iniciais
1. Acesse Configure > Tarefas Recorrentes > Gerenciar > Clique em [+ Novo];
2. Preencha os campos principais:
• Nome da tarefa: Use nomes claros e descritivos. Exemplos: “Folha de Pagamento — 5º dia útil” ou “ICMS — Dia 10”;
• Concluir automaticamente: Marque se a tarefa deve ser concluída automaticamente ao anexar todos os documentos. Se desmarcada, a conclusão será manual;
• Esfera: Selecione o âmbito/regime: Federal, Estadual, Municipal;
• Frequência: Diária, semanal, decendial, mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual;
• Data Legal: Informe apenas o dia do vencimento para tarefas mensais, por exemplo: 10, 20, 31; Para tarefas anuais, informe dia e mês, por exemplo: 31/01;
• Dia útil: Marque se a contagem deve considerar apenas dias úteis; Exemplo: “5º dia útil” para folha de pagamento;
• Postergar: Marque para adiar automaticamente se a data cair em final de semana ou feriado;
• Data Meta: Informe quantos dias antes da Data Legal deve concluir. Use valores negativos: -1, -2, -3, etc.; Use 0 para concluir no mesmo dia do vencimento (Exemplo: Data Legal dia 10, data meta -1, ou seja, deve ser concluído até o dia 09 pelo escri.);
• Dia útil: Marque se a contagem deve considerar apenas dias úteis; Exemplo: “5º dia útil” para folha de pagamento;
• Departamento: Selecione o departamento responsável pela execução;
• Competência: -1: obrigações do mês anterior, por exemplo, folha de setembro que vence em outubro; 0: obrigações do mesmo mês, por exemplo, ICMS de outubro que vence em outubro; +1: obrigações do mês seguinte;
• Pontuação: Indique quantos pontos o cliente demanda, uso opcional para controle interno;
• Notificar o cliente: Via e-mail: envia notificação por e-mail; Via WhatsApp: envia notificação e documento pelo WhatsApp. O envio pelo WhatsApp apenas é possível quando a opção de envio por e-mail está ativa. Para dúvida de como fazer o envio pelo WhatsApp, acesse:
'Como enviar notificação e documentos pelo WhatsApp?'.
• Gerar multa: Marque se a tarefa pode gerar multa por atraso;
3. Clique em [Salvar].
Dica Extra: Imagine que o ICMS vence todo mês no dia 10 (Data Legal = 10) e o escritório quer concluir a tarefa dois dias antes (Data Meta = -2), ou seja, no dia 8. Nos meses em que o dia 10 cai em um dia útil, tudo funciona como esperado (Data Meta = 08). Porém, quando o dia 10 cai em um sábado e o sistema posterga a Data Legal para o próximo dia útil, dia 12, a Data Meta passa a ser calculada a partir do dia 12, resultando no dia 10. Isso ocorre porque o sistema sempre calcula a Data Meta com base na Data Legal já postergada.
2.Configurações adicionais
Após salvar a configuração principal, novas guias ficam disponíveis para detalhar a geração e o acompanhamento das tarefas:
Clientes
Adicione os clientes que devem constar na tarefa, você pode adicionar vários clientes e no momento da geração da tarefa, será gerada uma tarefa para cada cliente.
1. Selecione os clientes para os quais a tarefa será gerada e clique em [Adicionar];
2. O campo Responsável não é obrigatório. Preencha-o apenas quando o responsável pela tarefa for diferente do responsável pelo departamento;
Exemplo: Joana é responsável pelo departamento Fiscal da Empresa ABC, porém uma tarefa específica do Fiscal da Empresa ABC ficará com Carla, enquanto as demais tarefas do Fiscal permanecem com Joana. Nesse caso, informe Carla como responsável apenas nessa tarefa específica de ICMS, e a tarefa será atribuída a ela.
3. Se necessário, marque “Aprovação necessária” e selecione quem aprovará após a conclusão. Dúvidas sobre aprovações,
clique aqui.
Atividades com Anexo
É utilizada para anexar documentos para a conclusão da tarefa, todos os documentos disponíveis para seleção possuem integração diretamente do Domínio Contábil. Para saber mais acesse
'Como concluir tarefa Domínio Processos?'.
Exemplo: Na tarefa de Folha de pagamento é obrigatório que seja anexado o resumo da folha e o recibo de pagamento.
1. No campo Adicionar, selecione os documentos que devem ser anexados;
2. Exemplos: Guia de ICMS, DAS, Folha de Pagamento, etc.;
3. Apenas documentos integrados com o Domínio Contábil ficam disponíveis nesta lista.
Atividades sem Anexo
São atividades que não possuem anexo mas que possuem integração com o Domínio Processos.
Exemplo: O cálculo da folha de pagamento não possui documento por isso uma atividade sem anexo.
1. Clique em [+ Novo] e informe um número no campo Ordem;
2. Selecione o processo aplicável, por exemplo: “Cálculo da Folha Mensal”, “Apuração de imposto” etc.
Checklist
São itens considerados como um lembrete ou uma instrução de algo a ser feito na tarefa. Vincule um link ou uma observação para que não passe despercebido no momento da finalização da tarefa.
1. Adicione os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, por exemplo: link de algum site ou dica da central de soluções etc.;
2. Marque [Obrigatório] para itens essenciais;
3. Organize na ordem de execução.
Cobrança de Documentos
Esta etapa permite configurar a solicitação automática de documentos aos clientes vinculados à tarefa. Quando você precisa que o cliente envie documentos para concluir a tarefa, utilize esta guia. Ao gerar a tarefa, o sistema inicia automaticamente a cobrança dos documentos configurados via e-mail. Quando o cliente responde ao e-mail com os arquivos solicitados, o sistema vincula os documentos automaticamente à tarefa correspondente.
1. No campo Nome do documento necessário, informe qual documento será solicitado ao seu cliente e clique em Adicionar (+). Inclua a quantidade de documentos que desejar;
2. Na seção Preferência da cobrança, campo Canal de cobrança, será definido automaticamente por e-mail para que a solicitação e o recebimento dos documentos ocorram por esse meio;
3. No campo Formato de cobrança, selecione:
• Dias fixos por mês: com essa opção, você especifica um dia do mês para iniciar a cobrança dos documentos. Por exemplo, iniciar todo dia 02, e define a recorrência de quantos em quantos dias será enviado o e-mail;
• Conforme data meta da tarefa: nesta opção, você configura para que o início da cobrança seja X dias antes da data meta, considerando as configurações conforme a data meta da tarefa gerada;
4. Com o formato definido, você define a Data da primeira cobrança. As opções serão apresentadas conforme a seleção do campo Formato de cobrança:
• Todo dia X, quando selecionado no campo Formato de cobrança 'Dias fixos por mês'. Com isso você define quando iniciará a cobrança do documento ao cliente. Se você selecionar todo dia 31, quando houver meses que não têm 31 dias, será automaticamente cobrado no último dia de cada mês (exemplo: Fevereiro será cobrado dia 28 ou 29);
• X dias antes da data meta, quando selecionado no campo Formato de cobrança 'Conforme data meta da tarefa'. Assim você indica quantos dias antes da data meta será iniciada a cobrança. Por exemplo, se a data meta está para o dia 15, você define quantos dias antes do dia 15 iniciará a cobrança ao cliente;
5. No campo Recorrência, você define qual recorrência para as cobranças. Selecione:
• Todos os dias: a cobrança será efetuada diariamente, a partir da data da primeira cobrança;
• A cada 2 dias: para que seja cobrado de 2 em 2 dias a partir da data da primeira cobrança;
• A cada 5 dias: para que seja cobrado de 5 em 5 dias a partir da data da primeira cobrança;
• Não repetir: apenas será cobrado na data indicada como primeira cobrança;
6. No campo Finalização da cobrança, selecione:
• Na data meta: para que a finalização da cobrança seja até a data meta;
• Na data legal: para que a recorrência seja até a data legal;
• 10 dias após a data meta: para que a recorrência seja 10 dias após a data meta;
7. Se necessário, marque a opção '[x] Enviar cobrança de documentos aos finais de semana e feriados';
8. No campo Mensagem de cobrança, você seleciona o template configurado para a cobrança de documentos. Se você não tem template, pode usar o template padrão já configurado. Se ainda não tem e quer criar um, acesse:
Como configurar template de e-mail e WhatsApp?;
9. No quadro da direita de Cobrança de documentos, será apresentado um preview de como a cobrança será recebida pelo cliente do escritório;
10. Se estiver de acordo, clique em [Salvar] para finalizar.
Geração
O sistema gera as tarefas automaticamente no dia 20 de cada mês. Porém, se você identificar que uma tarefa não foi gerada ou está sendo cadastrada após essa data, é possível utilizar essa guia para realizar a geração manual da tarefa. Também é útil em casos nos quais você fez algum ajuste de configuração na tarefa e precisa gerá-la novamente.
1. Selecione o mês de VENCIMENTO, não o de competência;
2. Clique em [Gerar Tarefas].
3. O botão [Remover tarefa] remove as tarefas em aberto que ainda não tiveram nenhuma interação, ou seja, sem etapas concluídas ou documentos anexados.
Atenção! O botão [Remover tarefas abertas ignorando suas interações] na área de risco, remove as tarefas mesmo se elas já estiverem com movimentações, ou seja, se houver documentos atrelados a ela, ao removê-la, esses documentos também serão removidos. Portanto, tenha absoluta certeza antes de remover e gerar uma nova tarefa com novas configurações.
Informações complementares
• O sistema gera automaticamente as tarefas do mês seguinte no dia 20 de cada mês. Exemplo: No dia 20 de setembro, são geradas as tarefas que vencem em outubro. Para alterar a data de geração automática,
clique aqui.
• Sempre use o mês de VENCIMENTO na geração manual, não o mês de competência.
• A opção 'Tarefas Associadas' deve ser utilizada exclusivamente para vincular uma tarefa a outra quando necessário (Ex: Foi finalizada uma tarefa de cálculo de DAS e enviado ao clientes, mas ele precisa que seja recalculada por algum motivo, nesse caso, você abriu uma tarefa de recalculo de DAS e associou a tarefa já concluída para identificar a qual guia é referente o recalculo).
• Nomes de tarefas devem ser únicos, evite duplicar nomes para evitar problemas futuros.
• Alterações exigem nova geração, mudanças na configuração só valem para tarefas futuras, ou deve ser removida a tarefa e regerada manualmente.
• Ao alterar uma tarefa com várias empresas vinculadas, a alteração será para todas as empresas, se preciso cadastre uma nova tarefa.
