Para configurar tarefas recorrentes no ONVIO Processos, siga os passos abaixo para criar e personalizar tarefas que se repetem automaticamente, conforme a necessidade do seu escritório. As tarefas podem ser configuradas para se ajustar a diferentes frequências, prazos e requisitos específicos.
Configuração Inicial de Tarefas Recorrentes
1 - Na barra lateral esquerda, acesse Configure > Tarefas Recorrentes > Gerenciar > +Novo;
2 - No campo Nome, informe a descrição da tarefa;
3 - Habilite a opção Concluir Automaticamente a Tarefa ao Encerrar as Atividades, se desejar que a tarefa seja concluída automaticamente ao fazer o upload do documento requerido;
4 - No campo Esféra, selecione o regime ao qual a tarefa se refere;
5 - Escolha a Frequência da tarefa (semanal, mensal, etc.);
6 - Selecione a Data Legal para conclusão da tarefa, ou seja, data em que o cliente deverá pagar um documento (Exemplo: DAS no dia 20);
7 - Habilite a opção Dia Útil, para considerar apenas os dias úteis para a contagem da data legal;
8 - Se desejar que a tarefa seja postergada para o próximo dia útil em caso de finais de semana ou feriado, habilite a opção Postergar;
9 - No campo Data Meta, informe a data prevista de entrega do escritório da tarefa;
10 - No campo Departamento, informe o responsável pela tarefa;
11 - No campo Competência informe o mês referente a essa tarefa. Considere “0” para mês atual e “-1” para o mês anterior;
12 - No campo Pontuação, indique quantos pontos o cliente demanda no total;
13 - Habilite a opção Notificar o Cliente, para enviar um e-mail ao cliente sobre a realização da tarefa;
14 - Habilite a opção Gerar Multa, se a tarefa gerar multa por atraso;
15 - Clique em [Salvar] para concluir a configuração inicial.
Configurações Adicionais
1 - Na Guia Clientes, selecione os clientes aplicáveis e clique em [Adicionar] e informe seus responsáveis;
2 - Ainda nessa guia, você pode indicar as aprovações necessárias e qual status deve ser considerado para elas;
3 - Na Guia Atividades com Anexo, indique os documentos necessários para concluir a tarefa;
4 - Na Guia Atividades sem Anexo, clique em +Novo, insira um número no campo Ordem, e procure o processo que se aplica;
5 - Na Guia Checklist, insira os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, podendo selecionar botão [Obrigatório] ao lado do processo para indicar quais os itens obrigatórios para conclusão;
6 - Na Guia Cobrança de Documentos, selecione as datas de Início e Término da Cobrança e insira o Nome do Documento Necessário;
7 - Na Guia Geração, se desejar antecipar a geração da tarefa, selecione uma Data e clique em Gerar Tarefas.
Informações Complementares
• As tarefas recorrentes são geradas automaticamente próximo ao dia 20 de cada mês;
• As atividades com anexo são tarefas que exigem documentos específicos para serem concluídas;
• As atividades sem anexo são processos que não necessitam de documentos, mas de conclusão de etapas listadas;
• Quando o cliente envia/desconsidera todos os documentos solicitados via 'cobrança de documentos', o responsável da tarefa recebe uma notificação do Processos, informando sobre o recebimento dos arquivos;
• Não é permitido criar tarefas com nomes duplicados;
• Tarefas devem estar associadas a uma empresa e geradas para aparecerem na tela de tarefas;
• Alterações nas configurações de uma tarefa exigem que ela seja gerada novamente;
• A opção 'Tarefas Associadas' em tarefas, é utilizada exclusivamente para criar um link entre diferentes tarefas. Isso facilita o acesso rápido a outras tarefas relacionadas, mas não possui nenhuma função adicional além de estabelecer essa conexão visual. Esta funcionalidade é útil para organizar visualmente tarefas que possuem alguma relação entre si, facilitando a navegação entre elas.
