A configuração de cobrança de documentos permite enviar e-mails automáticos ao cliente solicitando documentos necessários. O cliente pode responder diretamente pelo e-mail, e o documento será anexado automaticamente à tarefa; Para isso, siga os passos;
Como configurar
1. Acesse Configure > Tarefas > Recorrentes ou Ordem de serviço;
2. Selecione a tarefa desejada e acesse a guia Cobrança de documentos;
3. Defina o Dia de início e término da cobrança;
4. Ative a opção Notificar cobrança por e-mail;
5. No campo Nome do documento necessário, informe o documento que o cliente deve enviar e clique no [+] para incluir;
6. Clique em [Salvar].
Funcionamento das datas
As cobranças são agendadas com base na data-meta das tarefas (prazo para finalização pelo escritório).
As cobranças são agendadas com base na data-meta das tarefas (prazo para finalização pelo escritório).
Exemplo:
• Data legal: 16/10/20XX;
• Data meta: 11/10/20XX;
• Dia de início da cobrança: 5 dias antes (campo a ser preenchido);
• Dia de término da cobrança: 0 dias antes (campo a ser preenchido).
Resultado: O cliente será cobrado do dia 06/10/20XX até 11/10/20XX.
Como localizar documentos enviados pelo cliente
1. Acesse Tarefas no Domínio Processos;
2. Localize a tarefa correspondente;
3. Os documentos enviados ficarão disponíveis no campo Documentos Solicitados;
4. Para reenviar a cobrança, clique em Recobrar;
5. Verifique no histórico da tarefa se o documento foi recebido (com data e hora);
6. Em caso de erro no envio, a tarefa aparecerá no Dashboard na seção Falhas no envio de e-mails.
Informações complementares
• O cliente receberá cobranças diárias durante todo o período configurado, incluindo finais de semana.
• A cobrança para quando: o cliente envia o documento, um usuário anexa o arquivo manualmente na tarefa, ou a tarefa é descartada/concluída.
• É possível personalizar o modelo de e-mail enviado ao cliente.
Clique aqui e saiba mais.
• Se um cliente estiver associado a múltiplos modelos de e-mail do mesmo tipo, receberá várias mensagens.
• Atualmente, a cobrança funciona apenas por e-mail; O WhatsApp é usado somente para notificar a conclusão da tarefa.
