Como configurar
1. Acesse Configure > Tarefas > Recorrentes, Solicitações de serviço ou tarefas de fluxo;
2. Abra a tarefa desejada para fazer o envio de cobrança e acesse a guia Cobrança de documentos;
3. Ao acessar a guia, por padrão a opção '[x] Cobrança de documentos' estará ativa, mas a cobrança só será iniciada após incluir os documentos necessários, selecionar as opções e salvar toda configuração;
4. No campo Nome do documento necessário, informe qual documento será solicitado ao seu cliente e clique em Adicionar (+). Inclua a quantidade de documentos que desejar;
5. Na seção Preferência da cobrança, campo Canal de cobrança, será definido automaticamente por e-mail para que a solicitação e o recebimento dos documentos ocorram por esse meio;
6. No campo Formato de cobrança, selecione:
• Dias fixos por mês: com essa opção, você especifica um dia do mês para iniciar a cobrança dos documentos. Por exemplo, iniciar todo dia 02, e define a recorrência de quantos em quantos dias será enviado o e-mail;
• Conforme data meta da tarefa: nesta opção, você configura para que o início da cobrança seja X dias antes da data meta, considerando as configurações conforme a data meta da tarefa gerada;
7. Com o formato definido, você define a Data da primeira cobrança. As opções serão apresentadas conforme a seleção do campo Formato de cobrança:
• Todo dia X, quando selecionado no campo Formato de cobrança 'Dias fixos por mês'. Com isso você define quando iniciará a cobrança do documento ao cliente. Se você selecionar todo dia 31, quando houver meses que não têm 31 dias, será automaticamente cobrado no último dia de cada mês (exemplo: Fevereiro será cobrado dia 28 ou 29);
• X dias antes da data meta, quando selecionado no campo Formato de cobrança 'Conforme data meta da tarefa'. Assim você indica quantos dias antes da data meta será iniciada a cobrança. Por exemplo, se a data meta está para o dia 15, você define quantos dias antes do dia 15 iniciará a cobrança ao cliente;
8. No campo Recorrência, você define qual recorrência para as cobranças. Selecione:
• Todos os dias: a cobrança será efetuada diariamente, a partir da data da primeira cobrança;
• A cada 2 dias: para que seja cobrado de 2 em 2 dias a partir da data da primeira cobrança;
• A cada 5 dias: para que seja cobrado de 5 em 5 dias a partir da data da primeira cobrança;
• Não repetir: apenas será cobrado na data indicada como primeira cobrança;
9. No campo Finalização da cobrança, selecione:
• Na data meta: para que a finalização da cobrança seja até a data meta;
• Na data legal: para que a recorrência seja até a data legal;
• 10 dias após a data meta: para que a recorrência seja 10 dias após a data meta;
10. Se necessário, marque a opção '[x] Enviar cobrança de documentos aos finais de semana e feriados';
11. No campo Mensagem de cobrança, você seleciona o template configurado para a cobrança de documentos. Se você não tem template, pode usar o template padrão já configurado. Se ainda não tem e quer criar um, acesse:
Como configurar template de e-mail e WhatsApp?;
12. No quadro da direita de Cobrança de documentos, será apresentado um preview de como a cobrança será recebida pelo cliente do escritório;
13. Se estiver de acordo, clique em [Salvar] para finalizar;
14. A partir do momento que salvar, se a tarefa ainda não foi gerada no mês, no dia que ela for gerada, a cobrança também será executada. Agora, se a tarefa já foi gerada no mês, a cobrança somente será aplicada na próxima geração da tarefa, na próxima competência;
15. Após a cobrança ser iniciada o cliente receberá o e-mail conforme as definições. Basta ele clicar no nome da tarefa;
16. Será direcionado a tela para anexar os documentos solicitados, clique sobre o botão [Adicionar arquivos] selecione o arquivo;
17. Ao carregar o arquivo, a mensagem Arquivo XXXX adicionado como XXXX será apresentada no canto superior direito e o arquivo será automaticamente vinculado a tarefa e ficará disponível no campo DOCUMENTOS SOLICITADOS da tarefa.
Exemplo prático de cobrança com dias fixos no mês:
Considere uma tarefa com data meta para o dia 10 de julho. Você configurou o formato de cobrança como 'Dias fixos por mês', definindo que a primeira cobrança ocorra todo dia 02, com recorrência 'A cada 2 dias' e finalização 'Na data meta'.
Neste cenário, a cobrança ocorrerá nos seguintes dias:
• Dia 02/07: primeiro e-mail de cobrança enviado ao cliente;
• Dia 04/07: segundo e-mail de cobrança (2 dias após a primeira cobrança);
• Dia 06/07: terceiro e-mail de cobrança (2 dias após a segunda cobrança);
• Dia 08/07: quarto e-mail de cobrança (2 dias após a terceira cobrança);
• Dia 10/07: último e-mail de cobrança (data meta da tarefa).
A cobrança será interrompida automaticamente se o cliente enviar os documentos solicitados antes da data meta ou se a tarefa for concluída ou descartada.
Como localizar documentos enviados pelo cliente
Você pode avaliar os documentos enviados pelos clientes diretamente na tarefa gerada, no quadro Documentos solicitados. Também pode acompanhar o histórico da tarefa para ver o andamento dela, quando o cliente enviou e se houve falhas no envio do e-mail.
1. Acesse Tarefas no Domínio Processos;
2. Localize a tarefa configurada correspondente;
3. Os documentos enviados ficarão disponíveis no quadro Documentos Solicitados;
4. Para reenviar a cobrança, clique em [Recobrar];
5. Verifique no histórico da tarefa se o documento foi recebido (com data e hora);
6. Em caso de erro no envio, a tarefa aparecerá no Dashboard na seção Falhas no envio de e-mails.
Informações complementares
• A cobrança é interrompida quando o cliente envia o documento, um usuário anexa o arquivo manualmente na tarefa, ou a tarefa é descartada ou concluída;
• Se um cliente estiver associado a múltiplos modelos de e-mail do mesmo tipo, receberá várias mensagens;
• Atualmente, a cobrança funciona apenas por e-mail. Para o envio via WhatsApp, atualmente somente é possível notificar a conclusão da tarefa;
• Caso a opção '[x] Enviar cobrança aos finais de semanas e feriados' estiver marcada, se a cobrança foi gerada na quinta-feira (dia 03), então a segunda cobrança, se for de 2 em 2 dias, será no sábado (dia 05). Se a opção estiver desmarcada, a segunda cobrança será na segunda-feira (dia 06), desconsiderando sexta-feira e final de semana.
