Para personalizar e configurar o modelo de envio de e-mails no Domínio Processos, seja para concluir tarefas, cobrança de documentos ou conclusão de tarefa via WhatsApp, siga as etapas abaixo:
Pré-requisitos para envio de e-mails
Para garantir o envio correto dos e-mails, verifique as seguintes configurações:
No cadastro do cliente
1. Acesse Configure > Clientes > Gerenciar;
2. Localize e selecione o cliente desejado;
3. Na guia Detalhes, marque as opções 'Ativo' e 'Notificar Cliente';
4. Clique em [Salvar] para confirmar.
Na tarefa
1. Ao criar ou editar uma tarefa, marque a opção 'Notificar cliente via e-mail';
2. Caso queira, marque também 'Notificar via WhatsApp'.
3. Na guia Clientes, inclua o cliente verificado anteriormente.
Criação e configuração do template de e-mail
1. Acesse Configure > E-mail e WhatsApp > Templates de Envio e clique em [+Novo];
2. Informe um nome para o template;
3. Defina o tipo do template: 'Conclusão de tarefa', 'Cobrança de Documentos' ou 'Conclusão de tarefa via WhatsApp';
4. No campo Assunto (exceto via WhatsApp), insira a descrição que aparecerá na caixa de entrada do cliente;
5. No campo Conteúdo, digite a mensagem e utilize as variáveis disponíveis, digitando $ e selecionando a desejada;
6. Clique em [Salvar] para concluir.
Vinculação do template às tarefas
1. Clique na guia Tarefas;
2. Selecione as tarefas que devem utilizar o template criado;
3. Clique em [Adicionar] para vincular.
Aplicação das Configurações em Tarefas Existentes
Alterações no cadastro do cliente não afetam tarefas já criadas ou concluídas.
• Tarefas abertas: exclua e crie novamente para aplicar as novas configurações, ou aguarde a próxima competência.
• Tarefas concluídas: não é possível reenviar e-mails ou alterar configurações.
• Novas tarefas: as configurações serão aplicadas automaticamente.
Informações Complementares
• O envio do e-mail utiliza o template vinculado ao cliente sempre que uma tarefa for concluída ou houver cobrança de documento configurada;
• Para visualizar as variáveis disponíveis, passe o mouse sobre o ícone de interrogação;
• Se não houver um template de e-mail específico para a tarefa, será utilizado o template padrão do Domínio Processos;
• Não é possível inserir imagens diretamente no template de e-mail, sendo utilizada a imagem do perfil do usuário configurada no Domínio Processos;
• Se um cliente estiver vinculado a mais de um template do mesmo tipo, receberá múltiplos e-mails;
• Para que o e-mail seja enviado, é necessário que a notificação esteja habilitada tanto no cadastro do cliente quanto na tarefa;
• O template de e-mail serve para notificações de conclusão de tarefas ou cobrança de documentos, enquanto o template de documentos (Configure > Template de Documentos) é utilizado para anexar arquivos específicos às tarefas. Para solicitar anexos do cliente, utilize atividade com anexo vinculada a um template de documentos.
Clique aqui e saiba mais.
• Recomenda-se criar um cliente de teste com seu próprio e-mail, criar uma tarefa de teste vinculada ao template, concluir a tarefa e verificar o recebimento do e-mail antes de utilizar com clientes reais.
