Para configurar templates de documentos no Domínio Processos e permitir que os arquivos enviados pelo Express sejam reconhecidos automaticamente e vinculados às tarefas corretas, siga os passos abaixo:
Quando criar um template de documento?
• Crie um template quando o documento for gerado fora do sistema Domínio (exemplo: guias do FGTS Digital, DCTFWEB, e-CAC);
• Utilize templates para que o Express reconheça automaticamente o documento e vincule à tarefa correta;
• Adicione novos tipos de documentos às tarefas recorrentes conforme a necessidade.
Crie o template de documento
1. Acesse o menu Configure > Templates de Documentos;
2. Verifique se já existe um template cadastrado para o tipo de documento desejado;
3. Caso não exista, clique no botão [Novo];
4. No campo Nome do Template, insira um nome descritivo (exemplo: FGTS - Guia de Recolhimento, DARF PIS/COFINS Unificado);
5. No campo Atividade no Domínio, deixe em branco se o documento for gerado fora do sistema, ou preencha apenas se houver integração com o Domínio Contábil.
6. Clique no botão [Salvar].
Configure as validações
1. Acesse a guia Templates e clique em [+Novo];
2. Insira um nome para o template;
3. Na opção Validar pela Competência, você tem duas opções:
• Marque a opção quando o documento for mensal recorrente (folha de pagamento, guias tributárias), quando a data representa o período de referência, ou para documentos de competência mensal ou anual;
• Desmarque a opção para documentos sem data específica (Informe de Rendimentos que contém apenas o ano), documentos com data de vencimento diferente da competência, ou documentos avulsos/não recorrentes.
Configure regras de conteúdo
1. Abra o documento PDF que será configurado;
2. Identifique palavras ou frases que aparecem sempre no documento;
3. Adicione essas palavras no campo Regras de Conteúdo do template;
4. Utilize palavras específicas que diferenciem este documento de outros, por exemplo:
• FGTS: FGTS, Guia de Recolhimento;
• DARF: DARF, DCTFWeb;
• Informe de Rendimentos: Informe de Rendimentos, Ano-Calendário.
5. Localize a data e compare com os formatos disponíveis:
6. Configure o template com o formato de data correspondente.
7. Após fazer as configurações, clique em [Salvar].
Teste o template
1. Na tela de configuração do template, clique em [Subir Modelo e Salvar];
2. Selecione um documento real (PDF);
3. Verifique se aparece a mensagem de validação com sucesso;
4. Caso não valide, revise o formato de data, regras de conteúdo e a opção Validar pela Competência.
Vincule o template à tarefa recorrente
1. Acesse Configure > Tarefas Recorrentes;
2. Localize a tarefa desejada e clique em [Editar];
3. Na aba Atividades com Anexo, clique em [Adicionar];
4. Selecione o template criado e salve a configuração;
5. Se estiver substituindo um template antigo, remova-o da lista antes de adicionar o novo, mantendo apenas os templates ativos para evitar conflitos no reconhecimento automático.
Informações Complementares
• Sempre teste o template antes de vincular às tarefas recorrentes para evitar retrabalho;
• Múltiplos templates para a mesma atividade podem causar conflitos no reconhecimento automático;
• Exemplo prático de configuração:
- FGTS Digital: Nome: Guia do FGTS Digital. Validar pela Competência: sim. Formato de Data: MM/AAAA. Regras de Conteúdo: GFD - Guia do FGTS Digital, FGTS Digital, Guia de Recolhimento. Atividade no Domínio: em branco;
- Informe de Rendimentos: Nome: Informe de Rendimentos. Validar pela Competência: não. Formato de Data: AAAA. Regras de Conteúdo: Informe de Rendimentos. Ano-Calendário. Atividade no Domínio: em branco.
