O ONVIO Portal do Cliente permite que seus clientes acessem documentos, solicitem serviços, visualizem informações e interajam com o escritório de forma digital e segura. Para que o cliente tenha acesso ao Portal, é necessário cadastrar um usuário vinculado ao e-mail dele. Está solução é para o cadastro individual de usuário de cliente, ideal para cadastrar um ou poucos usuários por vez.
Antes de iniciar o cadastro, certifique-se de que:
1. Seu usuário possui permissão para acessar o ONVIO Portal do Cliente?
Caso o menu Configurações > Usuários de Cliente não apareça, solicite ao administrador do sistema que habilite a permissão Utiliza Portal do Cliente no seu cadastro de usuário (Controle > Permissões > Usuários);
2. A empresa está habilitada no ONVIO?
Acesse o cadastro da empresa no sistema local, vá em Módulos > ONVIO e verifique se a opção Portal do Cliente está marcada. Em caso de dúvidas,
clique aqui.
3. Você possui o e-mail válido do cliente para envio do convite de acesso?
Ter o e-mail do usuário que será cadastrado é de suma importância, visto que ele vai receber um convite neste e-mail, para cadastro da senha de acesso ao ONVIO.
Para cadastrar um usuário para o cliente do escritório no ONVIO Portal do Cliente, siga os passos:
1. Acesse o ONVIO Portal do Cliente através do navegador no endereço:
www.onvio.com.br;
2. No Portal do Cliente, acesse o menu Configurações > Usuários de Cliente e clique no botão [+ Novo Usuário];
3. Na etapa Geral, informe os dados pessoais do usuário:
• Nome completo (obrigatório);
• E-mail de contato (obrigatório) - certifique-se de incluir o e-mail correto para acesso ao Portal do Cliente;
• CPF (opcional);
• Telefone (opcional, mas recomendado para usuários que utilizam o Domínio Messenger);
• Ative ou inative o acesso ao portal nessa mesma janela;
4. No primeiro cadastro, após clicar no botão [Ativar] no quadro Acesso ao Portal do Cliente, será exibido o e-mail informado no cadastro. Nesse momento, clique no botão [ENVIE AGORA] para enviar o e-mail de registro ou no botão [ENVIAR MAIS TARDE] para enviar em outro momento;
5. Na etapa Departamentos, selecione todos os departamentos que o usuário faz parte e defina o nível de acesso às pastas:
• Revisor: Visualiza as informações da pasta, mas não pode alterá-las;
• Contribuinte: Visualiza e cria pastas, adiciona documentos e exclui documentos publicados por ele mesmo;
• Proprietário: Possui total permissão na pasta, podendo visualizar, criar, renomear, adicionar e excluir documentos;
6. Na etapa Clientes, selecione as empresas que o usuário faz parte e terá acesso às informações conforme os departamentos selecionados. É possível vincular múltiplas empresas ao mesmo usuário (ideal quando o cliente é responsável por várias empresas). Desta forma, o usuário poderá alternar entre as empresas no canto superior esquerdo do Portal;
7. Clique em [Avançar];
8. Na etapa Permissões, defina as ações que o usuário poderá realizar e clique no botão [Avançar];
9. Na etapa Notificações, defina os tipos de notificações que o usuário receberá e clique no botão [Concluir] para salvar o cadastro.
Finalização
Após concluir o processo, o usuário receberá um link no e-mail para realizar o registro da conta:
1. O usuário deve clicar em [Registre Agora];
2. Informar uma senha seguindo as diretrizes da Thomson Reuters e clicar em concluir;
3. Será direcionado à página de login do ONVIO. Ao fazer o login, por questões de segurança, ele deve configurar o MFA (Autenticador de Dois Fatores). Indicamos a utilização do número do celular via SMS. Dúvidas clique aqui;
4. Após, será aberto o ONVIO Portal do Cliente.
Como alterar e-mail ou reenviar convite
Se o cliente não recebeu o e-mail de ativação ou informou e-mail incorreto:
1. Acesse Configurações > Usuários de Cliente;
2. No filtro Cliente, selecione Todos e use a pesquisa para localizar o usuário pelo nome, ou selecione uma das empresas vinculadas a ele;
3. Clique no ícone de lápis ao lado do nome do usuário;
4. Altere o e-mail se necessário e clique em [Salvar];
5. Acesse novamente o cadastro do usuário e clique no botão [REENVIAR CONVITE] na aba Geral.
Vinculação de Contas - Cliente já cadastrado em outro escritório
Se o cliente já possui acesso ao ONVIO através de outro escritório:
1. Realize o cadastro normalmente seguindo os passos 1 a 8;
2. O cliente receberá um e-mail informando que já existe uma conta com este e-mail;
3. O cliente deve clicar em [VINCULAR CONTAS] e informar a senha atual que já utiliza;
4. Após vincular, o cliente poderá acessar ambos os escritórios, alternando no canto superior direito do Portal.
Informações Complementares
• Na etapa Departamentos, além dos departamentos cadastrados pelo escritório, os departamentos padrões do sistema serão listados. Esses departamentos foram previamente cadastrados pela Domínio e permitem acesso automático às pastas correspondentes no ONVIO Documentos. Por exemplo, se o Departamento Pessoal for habilitado, a pasta Pessoal será compartilhada automaticamente;
• As pastas criadas manualmente pelo escritório devem ser compartilhadas diretamente na área de documentos. Para mais informações sobre o compartilhamento de pastas, acesse a Solução Relacionada;
• Na etapa Permissões, se a opção ‘Solicita todos os documentos do departamento pessoal’ estiver habilitada, o usuário poderá solicitar qualquer documento desse departamento, incluindo documentos de outros colaboradores. Essa opção é recomendada para usuários como Gerentes ou Proprietários;
• O e-mail para o registro da conta será enviado somente após clicar no botão [Concluir] na etapa Notificações;
• Para usuários que utilizam o Domínio Messenger, é recomendado cadastrar o número de telefone para que o usuário seja listado posteriormente no Messenger;
• É possível criar um usuário de demonstração utilizando um e-mail fictício (ex: demo@seuescritorio.com.br) vinculado a uma empresa de teste para apresentações aos clientes;
• Para materiais de treinamento sobre o ONVIO Portal do Cliente na visão do cliente do escritório,
clique aqui.
• O recebimento do e-mail pode levar alguns minutos, dependendo do provedor. Geralmente o Gmail recebe mais rápido. Oriente o cliente a verificar a caixa de spam/lixo eletrônico.
