A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) tem como objetivo informar à Receita Federal as principais movimentações socioeconômicas e fiscais das Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional.
A transmissão é feita por meio do módulo do PGDAS D, até 31 de março do ano calendário subsequente para as entregas regulares, ou seja, 'DEFIS 2026 - Ano calendário 2025', com prazo de 31/03/2026.
• O último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; ou
• O último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.
Este artigo orienta sobre como configurar, conferir e preencher o sistema Domínio para transmitir e validar a DEFIS com sucesso. Nele você compreende os campos disponíveis e como são importadas tais informações.
Certifique-se de que o sistema está atualizado na versão mais recente, pois anualmente a Domínio libera uma atualização com a DEFIS referente ao ano calendário. Com o sistema atualizado, você encontra a opção em Relatórios > Informativos > Federais > DEFIS > Portal e-CAC > 2026.
Se você não é um usuário 'Gerente', provavelmente será necessário solicitar a permissão de uso da opção para o seu usuário:
Na janela inicial do informativo você encontra opções com objetivo de identificar o ano calendário do informativo e a forma de comunicação com PGDAS para transmissão da declaração:
1. Acesse o menu Relatórios > Informativos > Federais > DEFIS > Portal e-CAC > 2026.
2. No quadro Período, informe o Ano Calendário conforme a situação:
• Informe '2025' para declarações periódicas referentes ao ano calendário de 2025;
• Informe '2026' para declarações de situação especial, como cisão, extinção, fusão ou incorporação.
3. No quadro Gerar, selecione a opção:
• 'Relatório', para conferência das informações antes da transmissão
• 'Site Receita', para que o sistema se conecte diretamente ao PGDAS para transmissão da DEFIS;
4. No quadro Forma de gerar, escolha uma das opções para comunicação com portal:
•
Código de Acesso: O código deve estar preenchido na guia Geral > Federal > Simples Nacional > Geral, nos Parâmetros da empresa;
•
Certificado Digital por procuração: O certificado do contador, com procuração, deve estar cadastrado na guia Certificado Digital no cadastro do contador (Controle > Contador).
5. Antes da transmissão, preencha o botão [Outros Dados] com as informações adicionais necessárias para o envio da declaração, informações estas, disponíveis nos tópicos seguintes;
6. Após, clique em [OK] para transmissão.
No botão [Outros Dados], guia Geral, você define o tipo de declaração se 'Original', ou seja, a primeira declaração para este ano calendário, ou se é uma 'Retificadora', usada para corrigir/regularizar uma declaração já enviada.
Nela você encontra também, a opção '[x] Situação especial', que deve ser utilizada quando no mesmo ano da DEFIS (2026), a empresa estiver em cisão (parcial ou total), extinção, fusão ou incorporação. Nesses casos, informe o 'Tipo do evento' e a 'Data do evento' em que ocorreu essa situação.
OBS: Para processos de inclusão administrativa, marque [x] Possui inclusão administrativa e preencha as informações do processo.
Importação de saldos contábeis (Módulo Contabilidade)
Os campos 'Ganhos de Capital', 'Lucro sup. ao limite de que trata o §2º do Art. 145 da Resolução CGSN 40/2018' e 'Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável', podem ser preenchidos manualmente ou importados automaticamente do saldo da conta contábil que corresponde à esta informação do módulo Contabilidade.
Para realizar a importação, basta um duplo clique sobre o campo de valor, então será aberta a tela 'Importa saldo da conta', onde deve ser preenchido a conta contábil. Para importar o saldo de várias contas, basta incluir os códigos separados por vírgula (Ex: 5,8,10). Após preencher as contas, o sistema irá importar o saldo presente no módulo Contabilidade.
OBS: O botão [Importar] serve para atualizar o saldo importado da conta contábil, caso posteriormente você faça alguma alteração.
Ao utilizar contas de resultado na importação dos saldos, a apuração do resultado (zeramento) será desconsiderada automaticamente pelo sistema. É importante que todos os lançamentos contábeis do período tenham sido realizados, para que não ocorra divergências nas informações.
Em relação ao campo 'Lucro superior ao limite do §2º do Art. 145 da Resolução CGSN 40/2018', o sistema importa o saldo das contas de lucros ou prejuízos acumulados da matriz, alocadas no Patrimônio Líquido. Serão considerados apenas os lançamentos originados pelo zeramento do período, conforme definido nos parâmetros do módulo Contabilidade.
De forma simplificada, o sistema importa o valor do lucro contábil gerado no zeramento do módulo Contabilidade.
Para conferir os valores, siga os passos:
1. Acesse o módulo Contabilidade, menu Relatórios > Balancete;
2. Informe a competência que abrange o período da DEFIS, e selecione as opções 'Desconsiderar zeramento' e 'Emitir resumo no final'.
3. Clique em [OK] para emitir o balancete:
No final do relatório, consulte o Resumo do Balancete, verifique os saldos na última coluna, subtraia as Receitas dos Custos e Despesas para encontrar o Resultado do exercício, que será transferido para a conta de Lucros ou Prejuízos acumulados.
OBS: Para importar os valores das contas contábeis quando existe Matriz que processa filiais, é preciso que os parâmetros do módulo Escrita Fiscal estejam devidamente configurados.
Importação de empregados (Módulo Folha)
Ainda na guia Geral, você encontra um quadro destinado à quantidade de empregados no inicio e final do período:
Essa informação poder ser preenchida manualmente ou pelo botão [Importar], trazendo estas informações do módulo Folha. Para consultar as informações trazidas do módulo Folha, utilize o seguinte relatório:
1. Acesse o menu Relatórios > Folha > Extrato;
2. Informe a competência desejada para conferência;
• Para analisar o campo 'Quantidade de empregados no início do período', na DEFIS 2026, informe a competência anterior ao ano calendário, por exemplo: 12/2024;
• Para analisar o campo 'Quantidade de empregados no final do período' na DEFIS 2026, informe a última competência do ano calendário, por exemplo: 12/2025;
3. No quadro Opções, selecione '[x] Emitir resumo das bases' e clique em [OK].
No exemplo abaixo, foi gerado o relatório para o período final (12/2025):
A guia Sócios é preenchida com base no quadro societário da empresa e os rendimentos pagos, pelo módulo Folha.
As colunas CPF/CNPJ, Nome e Participação são importadas a partir do menu Controle > Empresas, guia Quadro Societário:
Se houve alteração no período, clique em [Atualizar Quadro Societário].
Rendimentos e IRRF
Os campos Rendimentos tributáveis, Rendimentos isentos e IRRF são importados a partir dos cálculos do módulo Folha, desde que o módulo esteja configurado e o contribuinte esteja cadastrado.
A rubrica utilizada no cadastro do contribuinte define o critério de importação dos Rendimentos Isentos, Tributáveis e o IRRF. Quando for usada a rubrica '100-Pró-labore', o sistema calcula IRRF sobre o pró-labore, desta forma, os valores serão importadas nas colunas Rendimentos tributáveis e IRRF.
A importação dessas colunas ocorre porque, no cadastro da rubrica '100-Pró-labore', na guia Configurações, no quadro Relatórios, o campo DIRF/Comprovante de Rendimentos foi configurado como 'Rendimentos tributáveis, deduções e imposto retido na fonte', enquanto os demais quadros foram definidos como 'Não informar'.
Para a coluna Rendimentos Isentos, será importado valores quando utilizada uma rubrica a qual a tela DIRF/Comprovante de Rendimentos for configurado o quadro Rendimentos isentos e não tributáveis.
Importante!
A rubrica '100-Pró-labore' é um cadastro padrão do sistema e não deve ser alterado, qualquer alteração necessária nesta rubrica, deve ser realizado o cadastro de uma nova, copiando os dados da rubrica original.
Para a coluna IRRF, será importado o imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP. Para conferência siga os passos:
1. Acesse o menu Relatórios > Encargos > IRRF;
2. Informe a competência inicial e final da declaração;
3. No botão [Seleção], preencha com apenas os contribuintes que deseja conferir e gere o relatório;
Ao final do relatório, compare o valor do campo ‘Total Geral’ com o que foi gerado no informativo.
Confira alguma dicas relacionadas ao assunto:
Na guia Doações eleitorais, deve ser informado os valores remetidos a partidos políticos, comitês financeiros ou candidatos as eleições.
O relatório do sistema não exibe essas informações; elas aparecem apenas após a transmissão para a DEFIS, no site da Receita. Os valores gerados podem ser consultados no campo 10 da guia "ECON. E FISCAIS DE TODA ME/EPP".
Essa guia tem como objetivo informar os saldos contábeis da conta Caixa/Banco e das mercadorias em estoque. No quadro Selecione uma empresa, serão listadas todas as empresas do grupo (Matriz e Filiais), com isso, escolha qual empresa desejar preencher ou importar as informações:
Na parte inferior na guia você encontrar os campos:
• Estoque inicial;
• Estoque final;
• Saldo em baixa/banco inicial;
• Saldo em caixa/banco final;
• Total de despesas no período abrangido pela declaração.
Esses campos podem ser preenchidos manualmente ou ou importados dos saldos das contas contábeis do módulo Contabilidade. Para importar o saldo, clique duas vezes sobre o campo do valor e informe as contas adequadas para cada item.
Os valores dos campos iniciais referem-se ao saldo em 31/12 do ano anterior à declaração, e os campos finais ao saldo em 31/12 do ano correspondente ao informativo.
Neste guia, serão informadas as alterações de município do estabelecimento. Caso tenha ocorrido mudança dentro do ano calendário da DEFIS, siga os passos:
1. Na guia Mudança de Município, selecione qual empresa teve a mudança;
2. Marque a opção '[x] Houve mudança de endereço do estabelecimento para outro município no período abrangido pela declaração';
3. Preencha com o Município de Origem e o Município de Destino, assim como a data da mudança;
4. Clique em [OK] para salvar as informações.
Se você desejar conferir todas as informações preenchidas no botão [Outros Dados] antes de realizar a transmissão, poderá utilizar o relatório que apresenta um leiaute conforme o esperado pelo PGDAS.
1. Acesse o menu Relatórios > Informativos > Federais > DEFIS > Portal e-CAC > 2026.
2. No quadro Período, informe o Ano Calendário conforme a situação:
• Informe '2025' para declarações periódicas referentes ao ano calendário de 2025;
• Informe '2026' para declarações de situação especial, como cisão, extinção, fusão ou incorporação.
3. No quadro Gerar, selecione a opção 'Relatório';
4. Certifique-se que o botão [Outros Dados] está preenchido conforme os tópicos anteriores;
5. Clique em [OK] para gerar o relatório.
Como mencionado, relatório será gerado com as informações preenchidas no botão [Outros dados...] e as movimentações fiscais das telas de Entradas, Saídas e Serviços. Cada campo do relatório possui um comportamento específico, conforme indicado abaixo, nos próximos tópicos, abordaremos os principais.
Este item corresponde às informações cadastrais das empresas, provenientes do menu Controle > Empresa, incluindo:
• Tipo de inscrição: CNPJ da matriz (guia Empresa);
• Razão social: Nome empresarial (guia Empresa);
• Data: Data de abertura da matriz (guia Empresa);
• CPF: CPF do responsável legal (guia Responsável legal).
O 'Período de opção' é definido pelos parâmetros da empresa, considerando a vigência marcada como 'Optante Simples Nacional' na guia Geral > Federal > Opções. O 'Código de acesso' pode ser visualizado ou preenchido na subguia Simples Nacional > Geral, no quadro Informações.
Situações especiais e inclusões administrativas são importadas conforme o tópico '3. Outros Dados - Guia Geral'.
Nesse item serão importadas as informações destacadas na guia Geral do botão [Outros Dados] conforme o preenchimento manual ou da importação dos saldos contábeis do módulo Contabilidade:
Dos campos apresentados neste item, apenas a 'Receita proveniente de exportação direta' não é informada no botão [Outros dados] do informativo.
A receita importada pelo sistema corresponde à soma das vendas ao exterior registradas nas Saídas com CFOP iniciado por 7, e nas notas de serviços com CFPS 9.104, 9.107, 9.204, 9.207 e 9.211, desde que o imposto '44-Simples Nacional' esteja definido no acumulador.
Para conferência desses valores, emita um relatórios com essas notas:
1. Acesse o menu Relatórios > Acompanhamentos > Saídas/Serviços;
2. Informe o período inicial e final que abrange o ano calendário da DEFIS;
3. Você pode filtrar por CFOP, informando-os, e no campo Ordem, selecione CFOP.
Para esse item, o sistema leva em consideração o tópico '4. Outros Dados: Guia Sócios', com as informações do quadro societário (Controle > Empresas) e os Rendimentos e IRRF preenchidos manualmente ou importado do Módulo Folha:
Para esse item, serão demonstrados os saldos contábeis preenchidos conforme tópico '6. Outros Dados: Guia Econômicas e Fiscais' e as movimentações fiscais:
Abaixo você confere como é gerado as informações dos principais campos e como conferir através do menu Relatórios > Acompanhamentos > Entradas/Saídas/Serviços:
• Campo ‘Total de aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração, Aquisições no mercado interno e importações:’
Demonstra a soma dos lançamentos de entradas com os CFOP’s: 1.101, 1.102, 1.111, 1.113, 1.116. 1.117. 1.118, 1.120. 1.121. 1.122,1.124, 1.125, 1.401, 1.403, 1.501, 1.651, 1.652, 2.101, 2.102, 2.111, 2.113, 2.116, 2. 117, 2.118, 2.120, 2. 121, 2.122, 2.124, 2.125, 2.401, 2.403, 2.501, 2.651, 2.652, 3.101, 3.102, 3.127, 3.651 e 3.652;
• Campo ‘Total de entradas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração’:
Busca o valor contábil de todas as notas de entradas com CFOP: 1.151, 1.152, 1.153, 1.154, 1.408, 1.409, 1.658, 1.659, 2.151, 2.152, 2.153, 2.154, 2.408, 2.409, 2.658 e 2.659;
• Campo ‘Total de saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração’:
Busca o valor contábil de todas as notas de saídas com CFOP: 5.151, 5.152, 5.153, 5.155, 5.156, 5.408, 5.409, 5.552, 5.557, 5.658, 5.659, 6.151, 6.152, 6.153, 6.155, 6.156, 6.408, 6.409, 6.552, 6.557, 6.658 e 6.659;
• Campo ‘Total de devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração’:
Busca o valor contábil de todas as notas de entradas com CFOP: 1.201, 1.202, 1.203, 1.204, 1.205, 1.206, 1.207, 1.208, 1.209, 1.410, 1.411, 1.503, 1.504, 1.660, 1.661, 1.662, 2.201, 2.202, 2.203, 2.204, 2.205, 2.206, 2.207, 2.208, 2.209, 2.410, 2.411, 2.503, 2.504, 2.660, 2.661, 2.662, 3.201, 3.202 e 3-211;
• Campo ‘Total de entradas no período abrangido pela declaração’:
Busca o valor contábil de todas as notas de entradas. Exceto os lançamentos cujo as espécies tenham o modelo 03 (Serviços);
• Campo ‘Total de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração’:
Busca o valor contábil de todas as notas de saídas com CFOP: 5.201, 5.202, 5.205, 5.206, 5.207, 5.208, 5.209, 5.210, 5.410, 5.411, 5.412, 5.413, 5.503, 5.553, 5.556, 5.660, 5.661 e 5.662, 6.201 e 6.202, 6.205 a 6.210, 6.410 a 6.413, 6.503, 6.553, 6.556, 6.660, 6.661, 6.662 e 7-201, 7-202 e 7-211.
• O campo ‘Total de Entradas Interestaduais por UF’ segue a mesma regra do campo ‘Total de entradas no período de abrangido pela declaração’, porém importará os valores referentes aos lançamentos dos documentos de entradas interestaduais (compras de outra UF);
Busca o valor contábil das notas de saída com os CFOPs 5.301, 5.302, 5.303, 5.304, 5.305, 5.306, 5.307, 6.301, 6.302, 6.303, 6.304, 6.305, 6.306 e 6.307, discriminados por UF e município;
O município será gerado conforme informado na guia complementar do lançamento; se não houver preenchimento, será considerado o município cadastrado do cliente.
• Transferência de mercadorias entre estabelecimentos do mesmo proprietário:
Busca o valor contábil de todas as notas de saída com CFOP 5.151, 5.152, 5.153, 5.155, 5.156, 5.408, 5.409, 5.552, 5.557, 5.658, 5.659, 6.151, 6.152, 6.153, 6.155, 6.156, 6.408, 6.409, 6.552, 6.557, 6.658 e 6.659.
• Vendas por revendedores ambulantes autônomos em outros municípios dentro do estado do estabelecimento:
Busca o valor contábil de todas as notas de saída com CFOP 5.104, 6.104, 5.103 e 6.103. Se o campo município da guia complementar estiver informada uma cidade diferente do cadastro da empresa, mas da mesma UF, deve acumular o valor contábil das notas por município informado na guia complementar.
• Aquisição de mercadorias de produtores rurais não equiparados a comerciantes ou industriais:
Buscar o valor contábil de todas as notas de entrada com CFOP 1.101, 1.102, 1.111, 1.113, 1.116, 1.117, 1.118, 1.120, 1.121, 1.122, 1.124, 1.125, 1.126, 1.401, 1.403, 1.501, 1.651, 1.652, 1.653, 1.251, 1.252, 1.253, 1.254, 1.255, 1.256, 1.257, 1.301, 1.302, 1.303, 1.304, 1.305, 1.306, 2.101, 2.102, 2.111, 2.113, 2.116, 2.117, 2.118, 2.120, 2.121, 2.122, 2.124, 2.125, 2.126, 2.401, 2.403, 2.501, 2.651, 2.652, 2.653, 2.251, 2.252, 2.253, 2.254, 2.255, 2.256, 2.257, 2.301, 2.302, 2.303, 2.304, 2.305, 2.306. O fornecedor deve estar com "Sim" no campo Agropecuário e "Não" no campo Contribuinte de ICMS.
• Aquisição de mercadorias de contribuintes dispensados de inscrição, exceto produtor rural:
Busca o valor contábil de todas as notas de entrada com CFOP 1.101, 1.102, 1.111, 1.113, 1.116, 1.117, 1.118, 1.120, 1.121, 1.122, 1.124, 1.125, 1.126, 1.401, 1.403, 1.501, 1.651, 1.652, 1.653, 1.251, 1.252, 1.253, 1.254, 1.255, 1.256, 1.257, 1.301, 1.302, 1.303, 1.304, 1.305, 1.306, 2.101, 2.102, 2.111, 2.112, 2.113, 2.116, 2.117, 2.118, 2.120, 2.121, 2.122, 2.124, 2.125, 2.126, 2.401, 2.403, 2.501, 2.651, 2.652, 2.653, 2.251, 2.252, 2.253, 2.254, 2.255, 2.256, 2.257, 2.301, 2.302, 2.303, 2.304, 2.305, 2.306. O fornecedor deve estar com "Não" no campo Agropecuário e sem Inscrição Estadual.
• Prestação de serviços de transporte interestadual e/ou intermunicipal com substituição tributária:
Busca o valor contábil das notas de frete lançadas em tabelas com substituição tributária de ICMS, em que o município do remetente seja diferente do município do destinatário. No campo município, informar o município de origem da guia conhecimento da tela dados do conhecimento.
Todos os campos citado acima devem ser gerados para cada município em caso de mudança de município. Se não houver mudança, devem ser gerados apenas para o município atual do estabelecimento.
Neste item serão apresentados os totais da Receita Bruta auferida, do Simples Nacional apurado e do valor pago do Simples Nacional, segregados por período do ano-calendário a que se refere a declaração.
Abaixo dos totalizadores, as receitas serão discriminadas por estabelecimento, anexo, seção e tabela.
