Nessa solução temos uma lista de perguntas e respostas com as principais dúvidas relacionadas ao informativo SPED ECF.
1. Quem está obrigado ao SPED ECF?
A ECF dever ser transmitida por todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, de forma centralizada pela matriz. Não estão obrigadas a entrega da ECF as empresas optantes pelo Simples Nacional e Pessoas Jurídicas consideradas Inativas durante todo o ano-calendário, conforme definido na IN 2004/2021, Artigo 1°.
O conceito de inatividade é anual, ou seja, não existe inatividade mensal. Portanto, a entrega de uma DCTF inativa em janeiro, por exemplo, e depois de uma DCTF normal em julho, obriga a entrega da ECF para todo o período.
2. Empresa era Lucro Presumido em 2025, mas passou ao Simples Nacional em 2026, precisa enviar SPED ECF em 2026?
Sim, pois o SPED ECF enviado em 2026 é referente ao ano-base 2025, e como a empresa era Lucro Presumido nesse período, precisa enviar o SPED ECF.
3. Empresa era Simples Nacional, mas passou ao Lucro Presumido durante o ano de 2025, como enviar?
Nesse caso, o SPED ECF deve ser enviado apenas para o período em que a empresa passou a ser Lucro Presumido. Por exemplo, se de 01/2025 a 09/2025 era Simples Nacional e, a partir de 10/2025, passou para Lucro Presumido, o SPED ECF será referente ao período de 10/2025 a 12/2025. O indicador de início do período, nesses casos, deve ser '4 - Início de obrigatoriedade da entrega no curso do ano'.
4. Qual indicador de início de período devo utilizar?
O indicador de início de período deve ser preenchido conforme as situações abaixo:
• '1 - Abertura': Quando a empresa foi aberta durante o ano-base do SPED ECF, por exemplo, em 2026, ao preencher o SPED ECF com informações de 2025 (ano-base) e a empresa foi constituída em 2025, estando obrigada ao SPED ECF desde sua constituição, a situação é considerada 'Abertura';
• '2 - Resultante de fusão ou cisão total': Quando a empresa é resultante de um processo de fusão ou cisão que aconteceu durante o ano-base;
• '3 - Mudança de qualificação da pessoa jurídica': Quando a empresa passou por uma mudança na qualificação da pessoa jurídica durante o ano-base, por exemplo, era uma 'LTDA' e passou para 'SA';
• '4 - Início de obrigatoriedade da entrega no curso do ano': Quando a empresa já existia e passou a ser obrigada ao SPED ECF no ano-base, por exemplo, foi criada em 2010, permaneceu no Simples Nacional até 2024 e não estava obrigada ao SPED ECF. Em 2025, mudou para Lucro Presumido e passou a ser obrigada ao SPED ECF no ano-base 2025. Nesse caso, trata-se de 'Início de obrigatoriedade da entrega no curso do ano';
• '5 - Resultante de desenquadramento como imune ou isenta do IRPJ': Quando a entidade perdeu a condição de imune ou isenta no ano-base e passou a ser tributada;
• '6 - Realizou incorporação ou remanescente de cisão parcial': Quando a empresa incorporou outra empresa ou é uma remanescente de uma cisão parcial que tenha acontecido durante o ano-base;
• '7 - Retorno às atividades de empresas inativas': Quando a empresa não enviou o SPED ECF do ano anterior devido estar inativa, e voltou a ter atividade no ano-base;
Por fim, caso a empresa não tenha nenhum das situações específicas acima, deve ser utilizado o indicador '0 - Regular'.
5. Por que o plano referencial é obrigatório?
O plano de contas referencial é uma medida da RFB para padronizar os planos de contas contábeis das empresas. Esse plano referencial comum facilita a fiscalização pela RFB, permitindo que cada empresa mantenha seu próprio plano de contas, desde que este esteja vinculado com o referencial da RFB de acordo com seu regime tributário. A entrega do SPED ECF exige que as empresas adotem um plano referencial, que será utilizado pelo validador para o preenchimento do Balanço Patrimonial e DRE e validação das demais tabelas.
6. É obrigatório vincular o plano de contas referencial?
Sim. De acordo com o manual de orientação, o registro ‘J051- Plano de Contas Referencial’ é obrigatório e será gerado pelo Sistema Domínio quando ocorrer o vínculo do plano de contas referencial nas contas contábeis.
7. Como vincular o Plano Referencial às Contas Contábeis?
8. Preciso vincular contas sintéticas?
Não. É necessário que sejam realizados somente vínculos entre contas analíticas.
9. Devo vincular o plano referencial somente às contas contábeis com movimento ou todas as contas?
Para transmitir o SPED ECF, é obrigatório vincular o plano de contas referencial em todas as contas que tiveram movimento e, ao gerar o SPED ECF, a opção ‘[X] Gerar somente contas com movimento’ deve estar selecionada. Não é necessário vincular nas contas sem movimento, ainda que este processo possa ser realizado. Caso necessário, poderá vincular todas as contas contábeis e não selecionar a opção indicada anteriormente, assim todas as contas serão geradas no arquivo com o referencial configurado no sistema.
10. Como conferir as contas referenciais já vinculadas?
11. Quais contas devem ser vinculadas na classificação ‘3.11’ do plano de contas referencial?
O plano de contas referencial é separado pela atividade ‘Geral’ e ‘Rural’, o grupo ‘3.11’ do plano de contas referencial corresponde às contas de resultado Rural e abrange contas que registram receitas e despesas da atividade ‘Rural’. Desta forma, somente empresas com atividade rural devem utilizar o grupo. Empresas com atividade geral não devem usar este grupo de contas referenciais.
12. Como configurar o plano de contas referencial para empresas Imunes e Isentas em Geral e Partidos Políticos?
13. Não tenho acesso à ECD ou ECF anterior, pois foi transmitida por outro contador. Como baixar o arquivo?
As declarações transmitidas ao SPED podem ser recuperadas pelo programa ReceitaBX. Caso você não possua o arquivo da ECD anterior, baixe e instale o
ReceitaBX para fazer o download do arquivo TXT da escrituração transmitida anteriormente.
14. Como gerar os registros K915 e K935 pelo Sistema Domínio?
Os registros K915 e K935 não são gerados pelo sistema, são registros gerados pelo próprio validador. Ambos ocorrem pela divergência de informações do Balanço/DRE da ECF em comparação ao Balanço/DRE da ECD recuperada.
15. Ao importar o arquivo, o validador emite a seguinte mensagem: 'Campos de transporte devem ser atualizados automaticamente?'. O que significa?
O validador do SPED ECF possui tabelas de validação próprias para identificar erros na escrituração. Esta mensagem questiona o usuário se o validador poderá alterar os valores do arquivo que está sendo importado, com base nas validações, caso necessário.
Sugerimos que nesta mensagem seja selecionada a opção 'Não', assim os valores que foram preenchidos no Sistema Domínio não sofrerão alterações. Poderá selecionar a opção 'Sim', mas neste caso, será necessário conferir os valores calculados pelo validador.
16. Empresas do Lucro Presumido são obrigadas a recuperar a ECF do ano anterior?
Não. A recuperação do ECF do ano anterior é obrigatória apenas para empresas do Lucro Real. Porém essa recuperação ficará habilitada para empresas do Lucro Presumido, e isso poderá ser feito de forma voluntária.
17. Como recuperar a ECD que foi transmitida sem vínculo com o Plano Referencial?
Para que não seja necessário digitar todo mapeamento do plano referencial na ECF, no caso de recuperação de dados da ECD que foi transmitida sem o vínculo com o plano referencial, siga os passos a seguir no validador da ECF:
1. Importe o SPED ECF do ano calendário;
2. Recupere o SPED ECD anterior e marque a opção ‘Utilizar os dados recuperados da ECD para preenchimento do balanço e/ou DRE’ na tela de recuperação;
3. Importe novamente o SPED ECF e, na tela ‘Importação por blocos’, selecione a opção '[ ] Sobrescrever' nos blocos 'J - Plano de Contas e Mapeamento' e 'K - Saldos das Contas Contábeis e Referenciais' e clique em [OK] para finalizar o processo.
18. Empresas optantes pelo Lucro Presumido que não são obrigadas à ECD, conseguem entregar a ECF sem recuperar o SPED ECD?
Sim. Empresas optantes do Lucro Presumido que não possuem obrigatoriedade à ECD, deverão gerar o tipo de escrituração 'L - Não obrigada a entregar a ECD/Livro Caixa'. Com isso o validador do SPED ECF não requere a recuperação do SPED ECD.
19. Como recuperar uma ECD com zeramento do exercício diferente dos encerramentos da ECF?
20. Quantas assinaturas são obrigatórias no SPED ECF?
21. Qual certificado deve ser utilizado para a assinatura do contabilista?
Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-CPF., do tipo A1 ou A3.
22. Como deverá ser realizada a assinatura de empresas enquadradas como imunes e isentas?
No caso de imunes ou isentas, sem obrigatoriedade de entrega da ECD, o validador somente exigirá a assinatura do representante legal ou procurador. Não será obrigatória a assinatura de um contador.
23. Não utilizei o módulo LALUR para fazer o cálculo do IRPJ e CSLL, posso preencher a apuração de forma manual?
Sim. Na tela de emissão do SPED ECF, clique no botão [Outros Dados...], e na guia referente a apuração do Lucro Real, informe manualmente os valores em cada registro.
24. Empresa que não é obrigada a transmitir a ECD, mas realizou a transmissão de forma espontânea, deve gerar o arquivo com qual Tipo de Escrituração?
Se a empresa não é obrigada a ECD, mas entregou de forma facultativa, deverá selecionar a opção 'C - Obrigado a entregar a ECD ou entrega facultativa' no momento de fazer a ECF e terá de recuperar a ECD que foi entregue de forma voluntária.
Caso a pessoa jurídica entregou a ECD facultativamente e não queira recuperar os dados da ECD, deve utilizar a opção 'L - Não obrigada a entregar a ECD/Livro Caixa'.
25. Como configurar o botão Outros dados do SPED ECF de uma empresa Imune/Isenta?
26. Como gerar a Declaração DEREX?
29. Como gerar o registro 'Y720 - Informações de Períodos Anteriores'?
Este registro é obrigatório para todas as pessoas jurídicas, no caso de transmissão de arquivos da ECF originais em atraso. A sua obrigatoriedade será verificada na hora da validação para a transmissão.
