No ONVIO Portal do Cliente, o menu Documentos centraliza o armazenamento de arquivos do escritório, incluindo documentos de clientes, documentos internos, arquivos pessoais e uma área de comunicação entre escritório e cliente. A organização é feita por meio de cinco guias, cada uma com funções específicas para facilitar o gerenciamento dos documentos e a interação com os clientes.

 

O módulo não possui limite de armazenamento, permitindo guardar quantos documentos forem necessários. Cada arquivo pode ter até 500 MB, e os documentos armazenados não são excluídos automaticamente.

 

O módulo suporta os seguintes tipos de arquivo: (visualizados diretamente no navegador): doc, docx, dotm, dotx, wp, wpd, pdf, txt, rtf, msg, htm, html, eml, xml, csv.

Documentos do Cliente

Esta guia armazena todos os arquivos que o escritório compartilha com seus clientes. O compartilhamento pode ocorrer por meio da integração com o Sistema Domínio, upload manual na pasta ou publicação de documentos externos. O escritório pode criar uma estrutura de pastas personalizada para cada cliente, sendo que o ONVIO inclui por padrão as pastas Globais, integradas aos Departamentos e Usuários dos Clientes.

Principais funcionalidades:

 

Documentos do Escritório

Esta guia funciona de forma similar aos Documentos do Cliente, porém os arquivos organizados e publicados aqui são acessíveis apenas pelos funcionários do escritório. A guia é habilitada somente para funcionários que possuem permissão de acesso aos Documentos e à guia Meus Documentos nas configurações de permissões do ONVIO.

 

Características importantes:

 

• Não há integração com o sistema;

• Os clientes não têm acesso aos documentos;

• O escritório pode usar este espaço para armazenar documentos internos sem custos adicionais, pois está incluído no contrato;

• Pode ser utilizado como alternativa caso o escritório opte por não usar o portal para clientes.

Meus Documentos

Esta guia é similar às anteriores, porém apenas o funcionário pode visualizar sua própria organização de pastas e os arquivos que publicou. Não há integração com o sistema e os clientes não têm acesso aos documentos desta guia.

Lixeira

Todos os arquivos excluídos dos Documentos são armazenados nesta guia, onde é possível restaurá-los quando necessário. As informações sobre a data de exclusão e o responsável pela exclusão do documento ficam disponíveis para verificação.

Comunicações

Esta guia facilita a comunicação específica do escritório com seus clientes, permitindo solicitar documentos, aprovações ou publicar conteúdos exclusivos para um cliente específico.

 

Principais funcionalidades:

 

Informação Complementar

As guias ficam acessíveis aos funcionários apenas se possuírem as permissões adequadas habilitadas no ONVIO Gestão > Configuração > Grupo de Permissão. Na etapa 2-Funcionalidade, em Documentos, deve conter selecionado 'Tudo' ou 'Personalizado' (com pelo menos uma opção habilitada). Em seguida, na etapa 3-Dados, devem ser selecionadas as pastas que o funcionário poderá acessar. Caso esteja com a opção 'Nada' selecionada na etapa 2, na etapa 3 não será demonstrada nenhuma informação.

 

Tipos de arquivos não convertidos (disponíveis apenas para download): xhtml, xls, xlsx, xlsm, xlt, xltx, xlsb, ppt, pptx, tif, tiff, bmp, jpe, jpg, jpeg, gif, png, svg, jfx, accdb, docm, dot, emf, ico, jfif, mdb, mht, odp, ods, odt, pbm, pcx, pgm, ppm, pptm, rar, ras, vsd, wmf, xps, zip, gz, key, numbers, pages, wma, wmv, avi, wav, mov, mpg, mp3, m4a, mp4, aac, 3gp, m2v, 3g2, mp2, qbb, qba, qbm, qbw, qbx, qbY, qdf, jif, pcd, db, dbf, ddb, tga, evtx, pub, vcb, vtr, 001, ptb, qbj, pmb, json, bpuk15, bpuk16, bpuk17, puk18, bpuk19, bpuk20, bpuk21, bpuk22, bpuk23, bpuk24, bpuk25, ofx.