No ONVIO Portal do Cliente, o menu Documentos centraliza o armazenamento de todos os arquivos do escritório, incluindo documentos de clientes, do próprio escritório, arquivos pessoais e uma área dedicada à comunicação entre escritório e cliente. Este menu é organizado em cinco guias distintas, cada uma com funcionalidades específicas para organizar documentos e facilitar a interação com os clientes.
Esta guia armazena todos os arquivos que o escritório compartilha com seus clientes. O compartilhamento pode ocorrer através da integração com o Sistema Domínio, upload manual na pasta ou publicação de documentos externos. O escritório pode criar uma estrutura de pastas personalizada para cada cliente, sendo que o ONVIO inclui por padrão as pastas Globais, integradas aos Departamentos e Usuários dos Clientes.
Principais funcionalidades:
Esta guia funciona de forma similar aos documentos do cliente, porém os arquivos organizados e publicados aqui são acessíveis apenas pelos funcionários do escritório. A guia é habilitada somente para funcionários que possuem permissão de acesso aos Documentos e à guia Meus Documentos nas configurações de permissões do ONVIO.
Características importantes:
• Não há integração com o sistema;
• Os clientes não têm acesso aos documentos;
• O escritório pode usar este espaço para armazenar documentos internos sem custos adicionais, já que está incluído no contrato;
• Pode ser utilizado como alternativa caso o escritório opte por não usar o portal para clientes.
Esta guia é similar às anteriores, porém apenas o funcionário pode visualizar sua própria organização de pastas e os arquivos que publicou. Não há integração com o sistema e os clientes não têm acesso aos documentos desta guia.
Todos os arquivos excluídos dos Documentos são armazenados nesta guia, onde é possível restaurá-los quando necessário. As informações sobre a data de exclusão e o responsável pela exclusão do documento ficam disponíveis para verificação.
Esta guia facilita a comunicação específica do escritório com seus clientes, permitindo solicitar documentos, aprovações ou publicar conteúdos exclusivos para um cliente específico.
Principais funcionalidades:
Informações complementares
• As guias ficam acessíveis aos funcionários apenas se eles possuírem as permissões adequadas habilitadas no ONVIO Gestão > Configuração > Grupo de Permissão. Na etapa 2-Funcionalidade, em documentos, deve conter selecionado 'Tudo' ou 'Personalizado' (com pelo menos uma opção habilitada). Em seguida, na etapa 3-Dados, devem ser selecionadas as pastas que o funcionário poderá acessar.
• Caso esteja com a opção 'Nada' selecionada na etapa 2, na etapa 3 não será demonstrada nenhuma informação.
