Os grupos de permissões são fundamentais para organizar e controlar os acessos dos funcionários do escritório dentro do ecossistema ONVIO. Por meio deles, você define quais funcionalidades, documentos e áreas cada colaborador poderá visualizar e gerenciar no ONVIO Gestão, ONVIO Portal do Cliente, Domínio Messenger e Domínio Processos. Para configurar as permissões dos funcionários do escritório, siga os passos:
Criar ou Editar Grupos de Permissões
1. No ONVIO, com um usuário administrador, acesse o menu Configuração > Grupos de Permissões;
2. Para criar um novo grupo, clique no botão [+ Adicionar]. Para editar um grupo existente, clique sobre o nome do grupo desejado e depois em [EDITAR];
3. Na etapa 1 - Nome e Descrição, informe um Nome e uma Descrição para esse grupo de permissão e clique no botão [AVANÇAR];
4. Na etapa 2 - Funcionalidades, defina os níveis de acesso para os funcionários que farão parte deste grupo, determine se irá habilitar ou desabilitar cada função e clique no botão [AVANÇAR];
5. Na etapa 3 - Dados, selecione quais pastas do escritório os funcionários deste grupo terão acesso e clique no botão [AVANÇAR];
6. Na etapa 4 - Membros do grupo, é possível adicionar ou remover os funcionários vinculados;
7. Após informar os dados, clique no botão [CONCLUÍDO] para salvar o cadastro.
8. Após alterações em grupos de permissões, os usuários devem SAIR e ENTRAR novamente no sistema para que as mudanças sejam aplicadas.
Casos Práticos
1) Configurar acesso ao Domínio Messenger para gerente:
• Na etapa 2 - Funcionalidades > Messenger, habilite a opção 'Atendimentos';
• Mantenha habilitada a opção 'Messenger';
• Vincule o usuário do gerente ao grupo e salve.
2) Funcionário não visualiza pastas de documentos:
• Verifique se 'Documentos do Cliente' está habilitado na etapa 2 - Funcionalidades;
• Verifique se as pastas estão selecionadas na etapa 3 - Dados;
• Confirme se o departamento está vinculado ao funcionário.
3) Funcionário vê conversas de outros departamentos no Domínio Messenger:
• Verifique se a opção 'Atendimentos' está habilitada no Messenger;
• Verifique se está vinculado a múltiplos grupos;
• Remova de grupos desnecessários ou ajuste as permissões;
• Ajuste os funcionários nos grupos corretos (ex.: Grupo de Gerente/Grupo de usuários).
4) Funcionário mudou de departamento:
• Acesse Configuração > Funcionários e localize o cadastro;
• Atualize os departamentos vinculados;
• Na aba 'Acesso ao ONVIO', altere o grupo de permissões;
• Solicite que o funcionário saia e entre novamente no sistema.
Informações Complementares
• É possível criar vários grupos de permissões. Caso o funcionário esteja vinculado a mais de um grupo, o sistema dará prioridade ao grupo com a função HABILITADA (a permissão mais ampla prevalece).
• Recomendação: Vincule cada funcionário a APENAS UM grupo de permissões para evitar conflitos de acesso.
• Somente serão demonstradas as pastas na etapa 3 - Dados caso na etapa 2 - Funcionalidades esteja habilitada a opção 'Documentos do Cliente'.
• Alterações em permissões NÃO afetam conversas/documentos já visualizados, apenas acessos futuros.
• Funcionários vinculados a MÚLTIPLOS grupos podem ter acessos indesejados.
• Sempre teste as permissões após configurar.
• Ao excluir grupos de permissões, verifique antes se há funcionários vinculados.
