Os departamentos no ONVIO Gestão organizam os setores do escritório e servem como base para configurar Grupos de Permissões, vincular funcionários no ONVIO Gestão e usuários no Portal do Cliente. Os Departamentos do Sistema são departamentos padrão criados pela Domínio (como Contábil, Pessoal, Fiscal) e devem ser utilizados prioritariamente para evitar duplicações e facilitar a gestão. Departamentos personalizados (como DP01, DP06) são criados pelo escritório e devem ser usados apenas quando os padrões não atendem às necessidades específicas.

 

Adicionar Departamento

1. No ONVIO Gestão, acesse o menu Configuração > Departamentos;

2. Avalie os departamentos já cadastrados com a tag Departamentos do Sistema (recomenda-se utilizar esses departamentos previamente cadastrados pela Domínio);

3. Caso seja necessário incluir um novo departamento, clique no botão [Adicionar];

4. Informe o ID do departamento, que é um código usado para identificação (exemplo: 1, 2, 3...);

5. No campo Nome, insira o nome do departamento;

6. Clique no botão [Salvar] para concluir o cadastro.

 

Excluir Departamento

1. Localize o departamento que não será mais utilizado e, na coluna Ações, clique em [Excluir];

2. Caso o departamento esteja vinculado a solicitações de serviços, será exibida uma mensagem informando que é necessário migrar essas informações antes da exclusão;

3. Selecione um Departamento Padrão do sistema correspondente e clique em [Migrar e Excluir];

4. Na migração, todas as solicitações, documentos e vínculos de usuários do departamento antigo são transferidos para o departamento padrão selecionado. Por exemplo, se você migrar o departamento DP01 Contábil para Contábil (padrão), todas as solicitações que estavam em DP01 Contábil passarão a aparecer em Contábil;

5. Leia a mensagem de confirmação da migração e clique em [Confirmar];

6. Após confirmar, aguarde alguns minutos antes de realizar outras ações no ONVIO, pois a migração pode levar mais tempo caso o departamento possua muitas informações.

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Após criar ou configurar departamentos, é essencial vincular os usuários para que tenham acesso às solicitações e documentos:

 

Para funcionários do escritório

1. Acesse Configuração > Funcionários;

2. Localize o usuário e clique no ícone Editar na coluna Ações;

3. No cadastro do usuário, localize o campo Departamentos e clique no botão [Editar];

4. Selecione os departamentos desejados e clique no botão [Concluído];

5. Clique no botão [Salvar] para salvar as alterações.

 

Para usuários de clientes

1. Acesse Portal do Cliente > Configurações > Usuários de Clientes;

2. Selecione o Cliente e localize o usuário e clique no ícone Editar na coluna Ações;

3. No cadastro do usuário, no passo 2 – Departamentos, selecione os departamentos desejados;

4. Avance até salvar as alterações.

 

Informações Complementares

• Funcionários do escritório e usuários de clientes precisam estar vinculados aos mesmos departamentos para visualizarem as mesmas solicitações e documentos;

• Se houver departamentos duplicados, é recomendável migrar as informações para os departamentos padrões do sistema antes de realizar a exclusão;

• Recomenda-se realizar a migração fora do horário de expediente para evitar interferências no trabalho;

• Ao vincular um departamento do sistema a um usuário do cliente, este usuário é automaticamente vinculado à pasta correspondente na área de Documentos;

• Ter departamentos duplicados (ex: Contábil padrão e DP01 Contábil personalizado) pode causar confusão para usuários de clientes e problemas de visualização de solicitações. Recomenda-se migrar departamentos personalizados para os padrões do sistema;

• Funcionários do escritório só receberão notificações de solicitações e documentos dos departamentos aos quais estão vinculados. Se um cliente postar em um departamento ao qual nenhum funcionário está vinculado, a solicitação não será visualizada pelo escritório. Revise periodicamente os departamentos vinculados aos usuários para garantir que todos os setores relevantes estejam cobertos.