A seguir, avalie as configurações necessárias para gerar o SPED ECF sem erros:
O plano de contas referencial é um padrão disponibilizado pela Receita Federal para que os contribuintes possam realizar a entrega do SPED ECF.
OBS: Esta informação pode ser transmitida já na ECD, pois será recuperada junto com o informativo na validação do SPED ECF.
O vínculo das contas contábeis no plano de contas referencial é obrigatório para gerar o SPED ECF. Devemos realizar o processo considerando as seguintes situações:
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Devemos vincular todas as contas analíticas com movimento;
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Não é necessário vincular contas sintéticas ou contas sem movimento;
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Cada conta contábil deve ser vinculada somente em uma conta do plano referencial;
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Devemos vincular somente contas de mesma natureza (Ativo, Passivo, PL e Contas de Resultado);
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Após vincular todas as contas contábeis, os lançamentos referenciais devem ser regerados.
1 - Acesse o menu Utilitários > Vincular Plano Referencial as Contas Contábeis;
2 - Selecione as opções '[x] Ocultar contas contábeis vinculadas ao plano de contas referencial' e '[x] Ocultar contas contábeis sem movimento';
3 - Selecione a Instituição Responsável (Ex: 'SPED ECF/SPED Contábil - PJ em Geral');
4 - No quadro Contas contábeis selecione a conta do seu plano de contas e selecione a conta correspondente no quadro Plano Referencial;
5 - Após selecionar as contas, clique em [Gravar vínculo].
Preparamos algumas soluções para auxiliar o processo:
Após todas as contas analíticas estarem vinculadas no plano de contas referencial, devemos gerar os lançamentos referenciais.
O SPED ECF teve início de obrigatoriedade a partir do ano-calendário de 2014, desta forma, os lançamentos referenciais são gerados de 01/01/2014 até hoje. Para períodos anteriores a 2014, o módulo Contabilidade possui uma tela específica a ser preenchida. Avalie o passo a passo a seguir:
1 - Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
2 - Marque a opção '[x] Data inicial' para definir o período, não marque a opção para considerar todos os lançamentos;
3 - Clique em [Listar], [Todos] para selecionar os lançamentos;
4 - Clique em [Gerar], e em [Sim] para completar o processo.
OBS: Esta tela não gera lançamentos referenciais anteriores à 2014. Devemos gerar todos os lançamentos de 2014 até hoje, para que o SPED ECF seja gerado corretamente.
Após realizar os lançamentos referenciais, no lançamento contábil, a guia Referencial será preenchida:
Empresas com movimento anterior à 2014
Este processo deve ser realizado por todas as empresas que possuem movimentação anterior à 2014.
1 - Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Inicialização de saldo das Contas Referenciais;
2 - No campo Data de início da validade das contas referenciais, informe '01/01/2014';
3 - Selecione a opção '[x] Listar as contas contábeis com saldo referencial anterior já informado';
4 - Clique no botão [Listar] e depois em [Importar] e [Gravar].
Para mais detalhes sobre como gerar os lançamentos referenciais, acesse a solução abaixo:
Após gerar todos os lançamentos referenciais, devemos gerar o Balanço Patrimonial com o plano de contas referencial e verificar se os saldos entre o balanço contábil e referencial conferem.
1 - Acesse o menu Relatórios > Balanço;
2 - Informe a Data e no quadro Opções, marque as opções '[X] Destacar contas sintéticas' e '[X] Destacar linhas';
3 - Clique no botão [OK] para emitir;
4 - No relatório, o Ativo e Passivo devem totalizar o mesmo valor, caso contrário será emitida a mensagem
'Ativo diferente do Passivo'. Esta mensagem não pode ser emitida,
clique aqui e ajuste a diferença caso esteja ocorrendo.
5 - Feche o relatório, e emita mais uma vez, marcando a opção '[x] Emitir com plano referencial' e selecione o plano referencial da empresa;
6 - Clique no botão [OK] para emitir;
5 - Os valores de Ativo e Passivo deverão totalizar o mesmo valor que foi gerado na emissão do Balanço contábil.
Caso os relatórios demonstrem valores diferentes, realize a análise a seguir.
1 - Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento de Contas;
2 - No campo Instituição Responsável, selecione o plano referencial da empresa;
3 - Para esta análise, este relatório será emitido duas vezes;
4 - No quadro Opções, marque a opção '[x] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada' e clique em [OK] para emitir;
5 - Anote o código das contas, caso seja emitida alguma e feche o relatório;
6 - No quadro Opções, marque a opção '[x] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta' e clique em [OK] para emitir;
7 - Anote o código das contas, caso seja emitida alguma e feche o relatório;
8 - Acesse o menu Utilitários > Exclusão > Contas Referenciais e Lançamentos Referenciais do SPED ECF;
9 - Selecione a opção '[x] Definir contas contábeis que terão suas contas referenciais e lançamentos referenciais excluídos';
10 - Informe as contas anotadas no quadro Contas e clique em [OK] e [Sim] na mensagem emitida;
Caso não seja emitida nenhuma conta e a diferença ainda persiste, avalie se a empresa possui saldo anterior a 2014 realize a inclusão do saldo inicial.
Após gerar todos os lançamentos referenciais, devemos gerar o 'DRE - Demonstrativo do Resultado do Exercício' com o plano de contas referencial e verificar se os saldos entre o DRE contábil e referencial conferem.
As contas de resultado vinculadas ao plano referencial irão gerar os registros 'P150' para o Lucro Presumido, 'L300' para o Lucro Real e 'U150' para Imunes e Isentas.
1 - Acesse o menu Relatórios > Demonstrativo > DRE;
2 - Informe a Data, na mesma periodicidade do Balanço Patrimonial;
3 - No quadro Modelo, selecione a opção 'Modelo III';
4 - No quadro Opções, marque a opção '[X] Destacar linhas';
5 - Clique em [OK] para emitir o DRE;
6 - O resultado final demonstrado neste relatório deve ser o mesmo valor de resultado do exercício demonstrado no Balanço Patrimonial;
7 - Feche o relatório, e emita mais uma vez, marcando a opção '[x] Emitir com o Plano Referencial' no quadro Opções;
8 - Clique em [OK] para emitir o DRE;
9 - O resultado demonstrado final deste relatório deve ser o mesmo demonstrado no DRE Normal.
Caso os valores fiquem diferentes, é necessário verificar se todas as contas de resultado com movimento estão vinculadas ao plano referencial.
1 - Acesse o menu Relatórios > Demonstrativo > DRE;
2 - Clique no botão [Estrutura DRE] e [Relação...];
3 - Será emitido um relatório que demonstra as contas vinculadas à DRE;
4 - Todas as contas emitidas no relatório, deverão estar vinculadas ao plano referencial;
No SPED ECF são obrigatórias duas assinaturas: uma do contador e outra do Responsável pela ECF.
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Signatários > SPED ECF;
3 - Clique em [Incluir] para configurar as assinaturas;
4 - Informe o CPF do contador e na coluna Qualificação do Assinante selecione '900 - Contador';
5 - Ao configurar o Responsável pela ECD, considere as seguintes alternativas:
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O Responsável pela ECD pode ser a própria empresa com e-CNPJ;
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Uma outra empresa, que pode ser o escritório de contabilidade, com e-CNPJ e Procuração cadastrada no e-Cac;
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Uma pessoa física, que pode ser o Contador, com e-CPF e Procuração cadastrada no e-Cac.
Preparamos uma solução para auxiliar o processo de configuração das assinaturas:
As empresas optantes pelo Lucro Presumido deverão conferir se o valor da base de cálculo do IRPJ e CSLL utilizada no módulo Escrita Fiscal confere com o valor da Receita Bruta menos as deduções registradas no módulo Contabilidade.
Este processo é necessário pois é a mesma comparação realizada pelo validador quando realiza a conferência dos registros 'P150 - Contas de Resultado' e 'P200/P400 - Base de cálculo do IRPJ e CSLL'.
1 - No módulo Escrita Fiscal, acesse o menu Relatórios > Impostos > Demonstrativos;
2 - No campo Competência, informe o período trimestral, comece pelo trimestre 01 (Jan - Mar);
3 - Selecione o imposto '7-IRPJ' no quadro Seleção de Impostos;
4 - Clique em [OK] para emitir o relatório;
5 - Exemplo:
6 - O valor gerado na coluna Valor contábil deve ser o mesmo valor da Receita Bruta menos as deduções registradas no módulo Contabilidade
7 - No módulo Contabilidade, acesse o menu Relatórios > Balancete;
8 - Informe na Data o mesmo período utilizado no módulo Escrita;
9 - No quadro Opções, marque a opção '[x] Emitir com plano referencial' e selecione o plano referencial da empresa;
10 - Na guia Imprimir selecione a opção '[x] Classificação';
11 - Clique no botão [OK] para emitir;
12 - O PVA do SPED ECF irá utilizar as seguintes contas para verificar se sua base de cálculo está correta:
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Conta '435 - Receita Bruta', classificação '3.01.01.01.01' (sintética);
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Conta '446 - (-) Vendas Canceladas e Devoluções de Vendas', classificação '3.01.01.01.02.01' (analítica);
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Conta '447 - (-) Descontos Incondicionais e Abatimentos', classificação '3.01.01.01.02.02' (analítica);
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Caso alguma destas contas não tenha movimento, basta desconsiderar.
13 - Exemplo:
14 - O valor gerado na coluna Valor Contábil do relatório do módulo Escrita Fiscal deve ser o mesmo valor do saldo somado das contas (Receita Bruta - (Vendas Canceladas e Devoluções de Vendas + Descontos Incondicionais e Abatimentos)).
Importante!
Avalie todos os trimestres do ano-calendário.
Caso a empresa seja Revenda de veículos, ainda devemos considerar o CMV no cálculo, tanto no módulo Escrita Fiscal, como na Contabilidade.
Caso o valor gerado nesta conferência seja diferente entre os relatórios, ocorrerá erro na validação dos registros P200/P400 e P150.
Preparamos uma solução para auxiliar o processo de análise e conferência do erro emitido pelo validador:
Para gerar o SPED ECF, será necessário configurar o botão [Outros dados...] na geração do informativo. Preparamos uma solução para auxiliar nesta configuração:
As empresas optantes pelo Lucro Real deverão conferir se o valor da base de cálculo do IRPJ e CSLL utilizada no módulo LALUR confere com o valor do resultado contábil registrado no módulo Contabilidade.
Este processo é necessário pois é a mesma comparação realizada pelo validador quando realiza a conferência dos registros 'L300 - Contas de Resultado' e 'M300/M350 - Demonstração da Parte A'.
1 - No módulo Contabilidade, acesse o menu Relatórios > Demonstrativo > DRE;
2 - Informe na Data, o mesmo período de apuração do IRPJ e CSLL, neste exemplo usaremos o primeiro trimestre;
3 - No quadro Modelo, selecione a opção 'Modelo III' e no quadro Opções, marque somente a opção '[X] Destacar linhas';
4 - Clique em [OK] para emitir o DRE;
6 - A linha Resultado antes do IR e CSL deverá possuir o mesmo valor utilizado como Lucro Antes da CSLL e IRPJ no módulo LALUR;
7 - No módulo LALUR, acesse o menu Movimentos > Lucro Antes da CSLL e IRPJ;
8 - Informe o mesmo período no quadro Filtro e clique em [Listar];
9 - O valor do Lucro/Prejuízo preenchido nesta tela deve ser igual ao gerado na linha Resultado antes do IR e CSL do DRE.
Importante!
Esta conferência deverá ser realizada de formas diferentes, de acordo com o cálculo Anual e Trimestral:
Cálculo Anual: A conferência deve ser realizada de forma acumulada, exemplo: para conferir o valor lançado em julho, o DRE deverá ser emitido de janeiro a julho;
Cálculo Trimestral: A conferência ocorrerá sempre no trimestre, tanto no módulo lalur, como na emissão do DRE.
Caso a empresa tenha tido prejuízo no final do período de apuração, ao preencher o botão [Outros dados...] do SPED ECF, será necessário preencher os registros 'M010 - Identificação da Conta na Parte B' e 'Registro M410 - Lançamento na Conta da Parte B sem Reflexo na Parte A'.
Para que este registro ocorra, a empresa deve estar configurada para registrar automaticamente o Prejuízo e Compensação nas contas de Parte B e Base Negativa. Preparamos uma solução para este processo:
Para gerar o SPED ECF, será necessário configurar o botão [Outros dados...] na geração do informativo. Preparamos uma solução para auxiliar nesta configuração:
