Contabilidade

Checklist SPED ECF

O SPED ECF (Escrituração Contábil Fiscal) trata da apuração do IRPJ e CSLL das empresas, entre outras informações. Todas as empresas são obrigadas ao SPED ECF, exceto as do Simples Nacional, órgãos públicos e empresas inativas. Antes de gerar essa obrigação acessória, é necessário conferir várias informações no Domínio para garantir que o informativo seja validado sem erros no validador. Por isso, elaboramos o checklist abaixo, que, quando seguido completamente, aumenta as chances de sucesso na validação.
 
1. Configuração Inicial
O primeiro passo para emitir o SPED ECF é configurar os parâmetros da empresa para o informativo, conforme abaixo:
 
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Geral > Informativos > Gera, marque a opção '[x] SPED ECF';
3. Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Configurações, confira se está na vigência desejada, se não estiver, clique em [Nova Vigência] e crie uma vigência na data que deseja iniciar a validade dessa configuração;
4. Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Configurações > Plano Referencial, no quadro SPED ECF/SPED Contábil - a partir de 2014, no campo Plano Referencial, selecione o plano de contas referencial ideal para o tipo de empresa que está configurando;
5. O quadro Lucro Presumido ou Imune/Isenta somente será habilitado caso no campo Plano Referencial seja selecionada a opção 'Pessoa Jurídica em Geral - Lucro Presumido' ou 'Imune e Isentas em Geral', então;
6. Quando habilitado, selecione no campo Lucro Presumido ou Imune/Isenta uma das opções abaixo:
 
• Obrigada a entregar a ECD ou entrega facultativa: para empresas que, além do SPED ECF, também entregarão o SPED ECD, seja de forma obrigatória ou facultativa;
• Não obrigada a entregar a ECD ou Livro Caixa: para empresas que não entregarão o SPED ECD, seja por não estarem obrigadas ou por utilizarem contabilidade pelo Livro Caixa.
 
7. No quadro Tipo de Atividade, selecione se a empresa possuí atividade Geral, Rural ou Ambas;
 
Atenção!
Selecione a opção Rural ou Ambas apenas se a empresa realmente possuir atividade rural. Caso contrário, escolha 'Atividade Geral' para evitar erros posteriores na vinculação do plano referencial.
 
8. Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Configurações > Parâmetros de Tributação SPED ECF, no quadro Dados, campo Forma de tributação do lucro, selecione o regime de apuração da empresa, se Lucro Real, Presumido, Arbitrado, entre outros;
9. No campo Período de apuração do IRPJ e CSLL, selecione a periodicidade de apuração, sendo: Trimestral ou Anual;
 
Atenção!
Dependendo da forma de tributação do lucro, o campo Período de apuração do IRPJ e CSLL pode ficar desabilitado. Por exemplo, para empresas com tributação pelo Lucro Presumido, a legislação prevê apenas a periodicidade trimestral, então o campo ficará desabilitado com a opção trimestral selecionada automaticamente.
 
10. O quadro Forma de Tributação dos Trimestres será habilitado apenas quando a forma de tributação do IRPJ e CSLL for 'Lucro Real/Arbitrado', 'Lucro Presumido/Real' ou 'Lucro Presumido/Arbitrado', então;
11. Quando habilitado, defina a forma de tributação de cada trimestre. Por exemplo, se a opção selecionada for 'Lucro Presumido/Real', informe quais trimestres foram 'Presumido' e quais foram 'Real';
12. Na guia Geral > Informativos > Dados SPED > Signatários > SPED ECF, faça a configuração de no mínimo duas assinaturas, uma do Contador e outra do responsável pelo SPED ECF;
13. Para mais detalhes sobre a configuração das assinaturas, acesse a dica abaixo:
 
 
14. Clique em [Gravar] para concluir a configuração dos parâmetros.
 
2. Plano de Contas e Naturezas
Após configurar os parâmetros para o SPED ECF, confira o plano de contas e a natureza das contas (Ativo, Passivo, PL, Receitas, Despesas...) conforme indicado abaixo:
 
Plano de Contas
1. Acesse o menu Relatórios > Cadastrais > Contas;
2. Na guia Geral, no quadro Ordem, selecione a opção 'Classificação';
3. Marque as opções '[x] Destacar contas sintéticas' e '[x] Destacar linhas';
4. Clique em [OK] para emitir, e faça as seguintes conferências:
 
• Verifique se há contas contábeis sem classificação na coluna 'Classificação'. Se encontrar alguma, acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis, localize a conta e inclua a classificação faltante;
• Verifique se existe quebra na sequência da coluna 'Grau', por exemplo, pular do Grau 3 para o 5, sem passar pelo Grau 4. Se isso acontecer, acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis, e cadastre novas contas dentro desses 'buracos' do plano de contas, nesse caso, tenha atenção a classificação e tipo da conta, que geralmente será 'Sintética' nesses casos.
 
Exemplo
Grau 1 | 1. Ativo
Grau 2 | 1.1 Ativo Circulante
Grau 3 | 1.1.1 Disponível
Grau 5 | 1.1.1.01.001 Caixa
 
• Verifique a estrutura de forma completa do seu plano de contas, se identificar algum problema que não siga as boas práticas contábeis, faça o ajuste.
 
Natureza das Contas
1. Com o relatório do plano de contas emitido anteriormente em mãos, acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Natureza das contas, confira se todos os grupos de contas estão informados corretamente, conforme segue:
 
• ATIVO = Natureza Devedora e Grupo Ativo
• PASSIVO = Natureza Credora e Grupo Passivo
• PATRIMÔNIO LÍQUIDO = Natureza Credora e Grupo Patrimônio Líquido
• RECEITAS = Natureza Credora e Grupo Contas de Resultado
• DESPESAS = Natureza Devedora e Grupo Contas de Resultado
• ARE = Natureza Devedora e Grupo Outros
 
3. Se necessário, clique no botão [Incluir] e inclua todos os grupos primários do seu plano de contas, de forma que todo o seu plano de contas tenha a natureza informada;
4. Lembrando que ao informar a natureza para uma conta sintética, todo o grupo abaixo dela irá respeitar essa natureza, por exemplo, se informar a conta sintética '1 - ATIVO', todas as contas dentro desse grupo vão respeitar essa mesma natureza, conforme imagem abaixo:
 
 
Atenção!
• Se você utiliza o plano de contas padrão do sistema Domínio, observe que o grupo '5. CONTAS DE APURAÇÃO' inclui as contas CMV, CPV, CSV e ARE. Então, configure a conta sintética '5. CONTAS DE APURAÇÃO' como natureza 'Devedora' e grupo 'Contas de Resultado', e a conta '5.1.4. APURAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO' como natureza 'Devedora' e grupo 'Outros';
• O grupo de patrimônio líquido também deve ser definido. Por exemplo, se você possui a conta sintética '2. PASSIVO' e '2.3. PATRIMÔNIO LÍQUIDO', configure '2. PASSIVO' como natureza 'Credora' e grupo 'Passivo', e a conta '2.3. PATRIMÔNIO LÍQUIDO' como natureza 'Credora' e grupo 'Patrimônio Líquido';
 
5. Clique em [Gravar] para salvar as configurações.
 
3. Mapeamento e Lançamentos Referenciais
O terceiro passo é garantir que todas as contas contábeis estejam vinculadas a uma referencial de mesma natureza e que todos os lançamentos referenciais foram gerados. Para isso, siga o processo abaixo:
 
Mapeamento referencial
Primeiro, faça o mapeamento referencial de todas as contas contábeis com movimento, exceto a conta de ARE (Apuração do Resultado do Exercício), pois ela já possui o grupo 'Outros' na guia Natureza das Contas dos Parâmetros, e essas contas não precisam ser mapeadas.
 
1. Acesse o menu Utilitários > Vincular Plano Referencial às Contas Contábeis;
2. No quadro Opções, marque as opções '[x] Ocultar contas contábeis vinculadas ao plano de contas referencial' e '[x] Ocultar contas contábeis sem movimento';
3. No quadro Plano de Contas Referencial, campo Instituição Responsável, selecione o plano de contas referencial da empresa;
4. No quadro Contas Contábeis, selecione a conta contábil e, no quadro Plano Referencial, escolha a conta referencial para vinculação;
5. Clique no botão [Gravar vínculo] para concluir o mapeamento da conta;
 
Atenção!
• As contas contábeis de devolução de vendas e descontos incondicionais devem estar vinculadas às contas referenciais '3.01.01.01.02.01 - (-) Vendas Canceladas e Devoluções de Vendas' e/ou '3.01.01.01.02.02 - (-) Descontos Incondicionais e Abatimentos';
• As contas contábeis de custo das mercadorias, produtos ou serviços vendidos devem estar vinculadas às contas referenciais '3.01.01.03.01.01 - (-) Custo dos Produtos de Fabricação Própria Vendidos', '3.01.01.03.01.02 - (-) Custo das Mercadorias Revendidas' ou '3.01.01.03.01.03 - (-) Custo dos Serviços Prestados';
• Para empresas de revenda de veículos, o custo de aquisição do veículo deve ser contabilizado na conta contábil de CMV no mesmo período da venda, e a conta de CMV deve estar vinculada à referencial '3.01.01.03.01.01 - (-) Custo dos Produtos de Fabricação Própria Vendidos';
 
6. Repita esse procedimento para todas as contas contábeis com movimento e sem vínculo referencial;
 
Conferência conta contábil com mais de uma referencial
Cada conta contábil deve estar vinculada a apenas uma conta referencial. Uma conta contábil não pode ter mais de uma conta referencial vinculada. O sistema possui um relatório que identifica as contas com esse problema, permitindo que você as corrija. Se não houver contas com esse erro, o relatório exibirá a mensagem 'sem dados para emitir', indicando que não há pendências.
 
1. Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento das Contas;
2. No quadro Plano de contas referencial, selecione o plano de contas referencial da empresa;
3. No quadro Opções, marque: '[x] Destacar linhas', '[x] Destacar contas sintéticas', '[x] Imprimir traço entre as contas' e '[x] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada';
4. Clique em [OK] para emitir o relatório;
5. O relatório mostrará as contas com mais de uma conta referencial vinculada;
6. Se o relatório acima demonstrar contas com mais de uma referencial vinculada, então:
7. Acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis;
8. Clique no botão [Editar] e no campo Código, informe o código da conta contábil com problema, encontrada no relatório emitido anteriormente, e pressione a tecla [Enter];
9. Na guia Planos referenciais > SPED ECF/SPED Contábil, selecione a conta referencial indevida e clique em [Excluir]. Apenas uma conta referencial deve permanecer no cadastro;
10. Ao clicar em [Excluir], pode aparecer a mensagem:
 
'Esta conta possui lançamento(s) na(s) empresa(s): XX. Para desvincular esta conta referencial, primeiro transfira todos os lançamentos desta conta para outra conta referencial. Para isso, acesse Utilitários > Ajustes de lançamentos SPED ECF > Transferir lançamentos entre contas referenciais.';
 
11. Nessa situação, transfira os saldos das contas referenciais antes de realizar a exclusão. Para mais detalhes, clique aqui;
12. Clique em [Gravar] para salvar a alteração;
13. Repita esse procedimento para todas as contas com problemas que foram encontradas no relatório.
 
Conferência conta contábil vinculada a referencial de natureza distinta
As contas contábeis devem ser vinculadas a contas referenciais da mesma natureza. Por exemplo, uma conta contábil de Ativo não pode ser vinculada a uma conta referencial de Resultado. O sistema possui um relatório que identifica esse problema para que você possa corrigi-lo. Se o relatório exibir a mensagem "Sem dados para emitir", significa que não há contas com esse erro.
 
1. Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento das Contas;
2. No campo Instituição Responsável, selecione o plano de contas referencial utilizado pela empresa;
3. No quadro Opções, desmarque a opção '[ ] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada' e marque: '[x] Destacar linhas', '[x] Destacar contas sintéticas', '[x] Imprimir traço entre as contas', '[x] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta';
4. Clique em [OK] para emitir o relatório;
5. O relatório exibirá as contas com conta referencial de natureza distinta;
6. Se o relatório acima demonstrar contas contábeis vinculadas em referenciais de natureza distinta, então:
7. Acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis;
8. Localize a conta contábil com problema e, na guia Planos referenciais > SPED ECF/SPED Contábil, inclua a nova conta referencial correta, e fique com as duas contas temporariamente;
9. Clique em [Gravar] e, na mensagem exibida, clique em [Sim], pois a duplicidade de contas referenciais será temporária;
10. Após, acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Transferir Lançamentos Entre Contas Referenciais;
11. No campo Conta Contábil, informe a conta contábil para transferência dos lançamentos referenciais;
12. No quadro Filtro, no campo Conta referencial, informe a conta referencial de origem e defina a data inicial e final;
13. Clique em [Listar] e depois em [Todos];
14. No campo Conta referencial destino, informe a nova conta referencial que receberá os lançamentos;
15. Clique em [Transferir] para concluir a transferência e, em seguida, exclua a conta referencial antiga do cadastro da conta contábil;
16. Repita o procedimento para todas as contas com problemas identificadas no relatório.
 
Lançamentos referenciais
Após realizar os procedimentos acima, garantindo que todas as contas contábeis com movimento estejam mapeadas, que nenhuma conta contábil tenha mais de uma referencial mapeada e que não haja conta contábil vinculada a referencial de natureza distinta, você pode excluir os lançamentos referenciais e gerar novamente, para garantir que os lançamentos estejam corretos.
 
1. Acesse o menu Utilitários > Exclusão > Contas Referenciais e Lançamentos Referenciais do SPED ECF;
2. No quadro Forma de Exclusão, selecione a opção '[x] Excluir somente lançamentos referenciais';
3. No quadro Período para Exclusão dos Lançamentos Referencias, informe a Data inicial e Data Final do período que você está trabalhando;
4. Clique no botão [OK] e, em seguida, em [Sim] na mensagem exibida para concluir.
5. Após a exclusão, acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
6. No quadro Filtro, marque a opção '[x] Data inicial' e defina uma data inicial e final para gerar os lançamentos referenciais, ou deixe desmarcado para considerar todo o período;
7. Clique em [Listar], após em [Todos] e por fim em [Gerar];
8. Será apresentada uma mensagem, clique em [Sim] para concluir;
 
4. Inicialização dos saldos referenciais (somente se houver lançamentos anteriores a 01/01/2014)
Esse procedimento se aplica apenas para as empresas que possuem lançamentos no Domínio anteriores a 01/01/2014. Se for o seu caso, siga conforme abaixo:
 
1. Acesse Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Inicialização de Saldo das Contas Referenciais;
2. No quadro Filtro, mantenha a data 01/01/2014 no campo Data de início da validade das contas referenciais;
3. Clique em [Listar], após em [Importar] e depois em [Gravar] para concluir.
 
5. Conferência Balanço e DRE Referencial
Como o SPED ECF é gerado com base no plano de contas referencial, é necessário conferir se o Balanço Referencial e a DRE Referencial estão corretos e sem diferenças antes da emissão, para evitar erros na validação do arquivo.
 
Balanço Referencial
1. Acesse o menu Relatórios > Balanço;
2. No quadro Data, informe as datas Inicial e Final, e no quadro Opções, marque as opções '[x] Destacar contas sintéticas', '[x] Destacar linhas' e '[x] Emitir com plano referencial', e selecione o plano referencial que a empresa utiliza;
3. Clique no botão [OK] para emitir;
4. No relatório, o Ativo e Passivo devem totalizar o mesmo valor, caso contrário será emitida a mensagem 'Ativo diferente do Passivo no Balanço Referencial';
5. Se a mensagem for emitida, você deve resolver essa diferença antes da emissão do SPED ECF, para mais detalhes, clique aqui!
6. Se a mensagem não for emitida, significa que não há diferenças no balanço referencial, então, siga para a próxima verificação.
 
DRE Referencial
A conferência da DRE consiste em comparar a DRE Contábil com o saldo das contas de Lucro ou Prejuízo e também em comparar o DRE Contábil com o DRE Referencial, conforme orientações abaixo:
 
1. Acesse o menu Relatórios > Demonstrativo > DRE;
2. No campo Data, informe a data Inicial e Final igual à utilizada na emissão do balanço referencial;
3. No quadro Modelo, selecione a opção 'Modelo III';
4. No quadro Opções, marque a opção '[X] Destacar linhas';
5. Clique em [OK] para emitir o DRE e confirme qual o valor do Lucro ou Prejuízo gerado na última linha do demonstrativo;
6. Após, acesse o menu Utilitários > Consultas > Saldos, informe novamente a mesma Data Inicial e Final;
7. No campo Conta, pressione a tecla F2 e selecione a conta de Lucros ou Prejuízos do seu plano, conforme o caso;
8. Clique em [OK] para consultar o saldo da conta, e confirme se o saldo da conta do utilitários fecha com o resultado do DRE;
 
Exemplo 01
• O DRE Contábil apresentou lucro de R$ 55.000,00;
• Ao consultar o saldo da conta contábil de Lucro no mesmo período, o valor deve ser R$ 55.000,00 a crédito;
 
Exemplo 02
• O DRE Contábil apresentou prejuízo de R$ 100.000,00;
• Ao consultar o saldo da conta contábil de Prejuízo no mesmo período, o valor deve ser R$ 100.000,00 a débito;
 
9. Se encontrar alguma diferença, então confira se todas as contas de resultado estão vinculadas a DRE. Para mais detalhes sobre a configuração do DRE, clique aqui!
10. Após concluir a análise do DRE Contábil, emita novamente o DRE, porém, marque a opção '[x] Emitir com o Plano Referencial', e selecione ao lado o plano referencial utilizado pela empresa;
11. Compare o DRE Contábil, gerado anteriormente, com o DRE Referencial, gerado agora, e confirme se as informações estão fechando o mesmo resultado final de Lucro ou Prejuízo;
12. Se não estiver fechando, confira mais uma vez o mapeamento do plano referencial, ou seja, retorne para o item '3. Mapeamento e Lançamentos Referenciais' dessa solução;
13. Se o DRE Contábil e Referencial estiverem fechando, então, siga para as próximas verificações.
 
6. Conferência IRPJ e CSLL Escrita Fiscal (somente Lucro Presumido)
Para empresas de Lucro Presumido, as informações para apuração do IRPJ e CSLL são provenientes dos impostos 6-CSLL e 7-IRPJ da Escrita Fiscal. Por isso, é importante conferir esse módulo para garantir que os dados serão importados corretamente para o SPED ECF, conforme orientações abaixo:
 
1. No módulo Escrita Fiscal, acesse o menu Relatórios > Impostos > Demonstrativos;
2. No quadro Competência, informe a data Inicial e Final;
3. No quadro Seleção de impostos, selecioen os impostos 6-CSLL e 7-IRPJ;
4. No quadro Opções, selecione '[x] Detalhar por acumulador', '[x] Detalhar por nota' e '[x] Destacar linhas';
5. Clique em [OK] para emitir o relatório;
6. Nesse relatório, olhe para a coluna '% Base cálculo', e confirme se os percentuais de presunção utilizados estão dentro dos previstos pela legislação, que são os seguintes:
 
• CSLL: 12%, 32% ou 38,4%
• IRPJ: 1,6%, 8%, 16%, 32% ou 38,4%
 
7. Por exemplo, se algum documento possuir presunção de 8% para a CSLL, está errada a configuração, pois não existe presunção de 8% para CSLL, apenas para o IRPJ;
8. Se identificar algum problema nesse sentido, identifique o acumulador com problema, acesse o menu Arquivos > Acumuladores, localize o acumulador com o problema, e na guia Impostos, ajuste a presunção dos impostos;
9. Após o ajuste, faça novamente a apuração da Escrita Fiscal.
 
Atenção!
• Caso a empresa possua saldo credor de IRPJ decorrente de créditos de exercícios anteriores, como IR sobre aplicações financeiras ou demais retenções que resultaram em valor superior ao débito apurado no trimestre, confira se a apuração e a parametrização estão corretas antes da geração do SPED ECF. Para mais informações, acesse a solução Como não considerar saldo credor de períodos anteriores no cálculo da CSLL e IRPJ?
 
7. Conferência LALUR (somente Lucro Real ou Imune/Isenta)
Para empresas do Lucro Real, as informações para apuração do IRPJ e CSLL são provenientes do módulo LALUR. Por isso, é importante conferir esse módulo para garantir que os dados serão importados corretamente para o SPED ECF.
 
Disponibilizamos soluções específicas com todas as formas e periodicidades de cálculo pelo Lucro Real, oferecendo um passo a passo completo para configurar o LALUR. Acesse o link abaixo para consultar sua situação específica.
 
 
8. Emissão SPED ECF
Ao emitir o SPED ECF, importe as informações da Escrita Fiscal (Lucro Presumido) ou do LALUR (Lucro Real) pelo botão 'Outros Dados' do SPED ECF, para que as fichas de apuração do imposto e demais informações sejam preenchidas, conforme segue:
 
1. Acesse o menu Relatórios > Informativos > SPED ECF;
2. No quadro Período, informe o período Inicial e Final de emissão;
3. No quadro Arquivo, no campo Caminho, clique no botão '[...] Reticências' e selecione uma pasta onde o arquivo será salvo;
4. Clique no botão [Outros Dados...] e faça a importação ou preenchimento de todas as fichas disponíveis. Para mais detalhes sobre o preenchimento dos Outros Dados, clique aqui!
5. Clique em [Gravar] para salvar os outros dados, e após em [OK] para emitir.
 

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