Primeiro, verifique se a opção '[x] Desconsiderar zeramento' está marcada na tela de emissão do Balanço. Caso esteja, desmarque e emita novamente o Balanço.
Se o problema continuar, verifique toda a configuração e o fechamento contábil seguindo os passos abaixo para garantir que a contabilidade seja concluída corretamente.
1. Confira o plano de contas
Primeiro, confira o plano de contas para identificar contas sem classificação, falhas na estrutura ou qualquer item que possa causar problemas no fechamento do balanço, conforme segue:
1. Acesse o menu Relatórios > Cadastrais > Contas;
2. Na guia Geral, no quadro Ordem, selecione a opção 'Classificação';
3. Marque as opções '[x] Destacar contas sintéticas' e '[x] Destacar linhas';
4. Clique em [OK] para emitir, e faça as seguintes conferências:
• Verifique se há contas contábeis sem classificação na coluna 'Classificação'. Se encontrar alguma, acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis, localize a conta e inclua a classificação faltante;
• Verifique se existe quebra na sequência da coluna 'Grau', por exemplo, pular do Grau 3 para o 5, sem passar pelo Grau 4. Se isso acontecer, acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis, e cadastre novas contas dentro desses 'buracos' do plano de contas, nesse caso, tenha atenção a classificação e tipo da conta, que geralmente será 'Sintética' nesses casos.
Exemplo
Grau 1 | 1. Ativo
Grau 2 | 1.1 Ativo Circulante
Grau 3 | 1.1.1 Disponível
Grau 5 | 1.1.1.01.001 Caixa
• Verifique a estrutura de forma completa do seu plano de contas, se identificar algum problema que não siga as boas práticas contábeis, faça o ajuste.
Após conferir o plano de contas, siga para a próxima etapa para garantir o fechamento do balanço. Analise o relatório do plano de contas emitido anteriormente e defina a natureza de cada grupo nos parâmetros, como Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Despesas, entre outros, conforme segue:
1. Com o relatório do plano de contas emitido anteriormente em mãos, acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Natureza das contas, confira se todos os grupos estão informados corretamente, conforme segue:
• ATIVO = Natureza Devedora e Grupo Ativo
• PASSIVO = Natureza Credora e Grupo Passivo
• PATRIMÔNIO LÍQUIDO = Natureza Credora e Grupo Patrimônio Líquido
• RECEITAS = Natureza Credora e Grupo Contas de Resultado
• DESPESAS = Natureza Devedora e Grupo Contas de Resultado
3. Se necessário, clique no botão [Incluir] e inclua todos os grupos primários do seu plano de contas, de forma que todo o seu plano de contas tenha a natureza informada;
4. Lembrando que ao informar a natureza para uma conta sintética, todo o grupo abaixo dela irá respeitar essa natureza, por exemplo, se informar a conta sintética '1 - ATIVO', todas as contas dentro desse grupo vão respeitar essa mesma natureza;
5. Clique em [Gravar] para salvar as configurações.
3. Confira a configuração do zeramento
Após conferir o plano de contas e a natureza das contas, verifique a configuração do zeramento para garantir que o sistema está ajustado para zerar todas as contas de resultado, conforme abaixo:
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Zeramento > Contas zeradas, inclua todos os grupos de contas de resultado, que precisam ser zeradas durante a execução do zeramento (Receitas, Despesas, Custos e demais contas de resultado);
3. Na guia Zeramento > Destino dos lançamentos, no campo Conta destino, informe a conta de ARE (Apuração do Resultado do Exercício), que será a conta transitória utilizada como contrapartida para o zeramento das contas de resultado;
4. Ainda nessa guia, marque a opção '[x] Transferir automaticamente o resultado para o Patrimônio Líquido', e informe as contas de Lucro e Presumido do período;
5. No quadro Opções, marque a opção '[x] Gerar lançamento de compensação entre as contas de Lucro e Prejuízo';
6. Clique em [Gravar] para concluir as configurações do zeramento.
4. Confira se existem lançamentos com diferença de Débito e Crédito
O quarto passo é confirmar se não existe algum lançamento com diferença de débito e crédito, então, faça o processo abaixo:
1. Acesse o menu Utilitários > Consulta Lotes com Diferença de Débito e Crédito;
2. No quadro Filtros, no campo Período Inicial e Final, informe o período contábil completo, ou seja, do começo ao final do ano;
3. Clique em [Listar] para ver os lançamentos do período que possuem diferenças;
4. Caso tenha encontrado lançamentos com problemas, selecione o mesmo na tela e clique em [Editar];
5. Faça o ajuste dos lançamentos, de forma que o total de débito feche com o total de crédito;
Se não encontrar nenhum lançamento com diferença entre débito e crédito, siga para a próxima conferência.
5. Confira os lançamentos sem usuário ou com contas sintéticas ou excluídas
O quinto passo é identificar outros problemas em lançamentos que podem gerar a diferença de ativo e passivo, então, siga os passos abaixo:
Identificar os Lançamentos
1. Acesse o menu Relatórios > Acompanhamentos > Conferência;
2. No campo Relatórios, selecione a opção 'Lançamentos sem usuário';
3. Clique no botão [OK] e verifique se existem lançamentos nesta condição;
4. Repita esse processo com as opções 'Lançamentos em contas sintéticas' e 'Lançamentos em contas excluídas'.
Corrigir os Lançamentos Identificados
Após identificar os lançamentos com problemas, acesse eles e faça a correção, conforme abaixo:
1. Acesse o menu Movimentos > Lançamentos;
2. Localize o lote e anote as informações do lançamento (Contas, Valor e Data);
3. Clique com o botão direito do mouse sobre a tela e clique em 'Excluir registro';
4. Refaça o lançamento contábil e clique em [Gravar].
Se não encontrar nenhum lançamento com esses problemas, siga para a próxima conferência.
6. Outras Conferências (somente se possuir essas situações)
Para finalizar as conferências, se a empresa possui matriz e filiais ou utiliza contabilização por centro de custos, verifique as situações abaixo. Caso contrário, pule essas verificações.
Matriz e Filial
Se houver matriz e filiais, consolide as informações para evitar diferenças entre ativo e passivo, conforme abaixo:
1. Acesse o menu Controle > Filial Ativa;
2. Clique no botão [Consolidado] e depois em [OK];
Centro de Custo
Ao emitir o balanço sem centro de custos, verifique se a mensagem 'Ativo diferente do Passivo' é exibida. Se não aparecer, identifique os lançamentos com centro de custos que apresentam diferença e ajuste conforme as instruções abaixo:
1. Clique aqui para baixar o relatório personalizado e salve-o em uma pasta de fácil acesso;
2. Clique aqui e importe o relatório personalizado para o sistema;
3. Acesse o menu Relatórios > Gerenciador de relatórios;
4. Na pasta DIVERSOS_CT, faça a geração do relatório e identifique os lançamentos com diferenças;
5. Acesse o menu Movimentos > Lançamentos e localize os lançamentos apresentados no relatório e faça a correção.
Saldo anterior
Emita o balancete do ano atual e verifique se há valores na coluna Saldo Anterior das contas de resultado. Caso haja, isso indica que o zeramento de algum período anterior não foi realizado. Confira conforme abaixo:
1. Acesse o menu Relatórios > Balancete;
2. Informe a Data inicial e final do período atual e emita o balancete;
3. Verifique se há valores na coluna Saldo Anterior das contas de resultado;
4. Se houver, emita os balancetes dos períodos anteriores para identificar em qual competência o zeramento não foi realizado;
5. Após localizar o período sem zeramento, realize o zeramento, exclua o zeramento atual e refaça o zeramento conforme o item 7.
7. Exclusão do Zeramento e novo Zeramento
Após todas as conferências e possíveis ajustes realizados, exclua o zeramento para realizar um novo zeramento, conforme abaixo:
Excluir Zeramento Anterior
1. Acesse o menu Utilitários > Exclusão > Lançamentos;
2. No quadro Seleção, marque a opção '[x] Data' e informe nos campos Inicial e Final as datas de início e fim do período contábil com problema, ou seja, o início e o fim do ano;
3. Marque também a opção '[x] Apenas com origem' e selecione a opção 'Zeramento';
4. Clique no botão [OK] para excluir os lançamentos de zeramento;
5. Após, repita o mesmo procedimento mais duas vezes, porém selecionando as origens 'Transferência Lucro/Prejuízo' e 'Compensação Lucro/Prejuízo'.
Fazer Novo Zeramento
1. Acesse o menu Utilitários > Zeramento;
2. No campo Data, informe a data final do zeramento. Para zeramento anual, utilize o último dia do ano. Para zeramento trimestral, faça quatro zeramentos separando um de cada vez: em 31/03, 30/06, 30/09 e 31/12;
3. No campo Histórico, informe um histórico para o zeramento;
4. Clique em [OK] para concluir o zeramento;
5. Após, emita novamente o Balanço e confirme se o ativo e passivo estão iguais.
Relatórios e Telas Auxiliares
Abaixo está uma lista de relatórios e telas importantes para analisar esses problemas:
• Balanço Patrimonial do período, emitido no menu Relatórios > Balanço;
• Balancete do período, emitido no menu Relatórios > Balancete;
• Acompanhamento dos lançamentos do período, emitido no menu Relatórios > Acompanhamentos > Lançamentos;
• Razão do período, emitido no menu Relatórios > Razão;
• Print da guia Natureza das contas dos parâmetros;
• Print da guia Zeramento > Contas zeradas e Zeramento > Destino dos lançamentos dos parâmetros.
