Confira as principais dúvidas e respostas sobre o uso do Portal do Cliente, funcionalidades do sistema e configurações essenciais para otimizar a gestão de documentos e comunicação com seus clientes.
1. Para que serve Documentos?
O módulo Documentos deve ser utilizado por funcionários do escritório para realizar o gerenciamento dos documentos. Nele você organiza a estrutura de pastas dos seus clientes, faz upload dos arquivos para que tenham acesso com mais facilidade. Além disso, o escritório pode ter sua própria estrutura, assim como o funcionário, e uma área onde você pode se comunicar diretamente com usuários específicos, quando necessário.
2. A foto no perfil do usuário já vem do cadastro de funcionários do Contábil caso o mesmo seja um funcionário da empresa cliente do escritório?
Não, a foto deve ser inserida no Perfil de usuário, clicando em [Alterar Foto] e selecionando a imagem no botão [Procurar Imagem] ou clicando e arrastando o arquivo da foto na área de seleção de imagens. Então é só clicar no botão [Definir como Imagem Selecionada].
3. O cliente receberá notificação por e-mail sobre solicitações ou envio de documentos?
Todas as notificações para usuários de clientes e do escritório são personalizadas. É possível selecionar se o usuário não será notificado, se será notificado via e-mail, sistema ou ambos.
4. Em quanto tempo é recebido o e-mail de notificação de publicação?
Por trabalhar em tempo real, a notificação é enviada imediatamente.
5. No sistema, o cliente conseguirá informar as rubricas para o Contábil?
Sim, você define as rubricas que serão demonstradas para o seu cliente e ele conseguirá informar de forma mensal os valores dessa rubrica.
6. Existe algum manual do sistema a ser disponibilizado aos nossos clientes?
Sim, você pode acessar o
Ebook para clientes do escritório disponível na Central de Soluções.
7. Os funcionários cadastrados no Contábil vão para o portal automaticamente?
Não, os funcionários cadastrados no Sistema Domínio não serão enviados ao portal. Será necessário realizar o cadastro dos usuários e, após, fazer o vínculo deste usuário com o usuário do sistema Domínio.
8. Na publicação de notícias, é possível selecionar os clientes que poderão ter acesso ou não a elas?
Sim, as notícias podem ser publicadas para usuários específicos ou para todos, sendo usuários ou clientes do escritório. É possível também criar as categorias de notícias conforme sua necessidade. Além disso, pode ser publicado para os funcionários do escritório.
9. Existe alguma maneira de visualizar quais clientes e funcionários estão utilizando o sistema?
Sim, existe uma opção que demonstra aos usuários administradores as informações de acesso dos usuários ao sistema, sendo possível ver, por exemplo, as sessões ativas, o histórico de login e status do registro.
10. Pode ser anexado mais de um arquivo em uma solicitação?
Sim, podem ser anexados quantos arquivos necessários.
11. Há alguma opção para monitoramento do recebimento dos documentos enviados ao cliente?
Sim, a visualização dos documentos poderá ser monitorada por meio do relatório de documentos publicados, que registra todos os documentos enviados pelo sistema, inclusive o usuário que visualizou, assim como o horário e data.
12. Quais os tipos de arquivo suportados pelo módulo Documentos?
Tipos Convertidos: doc, docx, dotm, dotx, wp, wpd, pdf, txt, rtf, msg, htm, html, eml, xml, csv;
Tipos Não Convertidos: xhtml, xls, xlsx, xlsm, xlt, xltx, xlsb, ppt, pptx, tif, tiff, bmp, jpe, jpg, jpeg, gif, png, svg, jfx, accdb, docm, dot, emf, ico, jfif, mdb, mht, odp, ods, odt, pbm, pcx, pgm, ppm, pptm, rar, ras, vsd, wmf, xps, zip, gz, key, numbers, pages, wma, wmv, avi, wav, mov, mpg, mp3, m4a, mp4, aac, 3gp, m2v, 3g2, mp2, qbb, qba, qbm, qbw, qbx, qbY, qdf, jif, pcd, db, dbf, ddb, tga, evtx, pub, vcb, vtr, 001, ptb, qbj, pmb, json, bpuk15, bpuk16, bpuk17, puk18, bpuk19, bpuk20, bpuk21, bpuk22, bpuk23, bpuk24, bpuk25, vcb, vtr, ofx.
13. Qual o tamanho máximo que um arquivo pode ter?
Atualmente o tamanho máximo é de 500MB.
14. Qual o limite de armazenamento no módulo Documentos?
Não há limite de armazenamento, poderá armazenar quantos documentos desejar.
15. Os documentos são excluídos após um determinado tempo?
Não, os documentos armazenados não serão excluídos, onde somente o escritório poderá excluí-los.
16. Como funciona o uso de documentos em nuvem?
Você pode gerenciar os arquivos existentes pela sua conta no Google Drive, Dropbox ou Box de forma que seja possível realizar a publicação através da nuvem.
17. Para responder uma solicitação, é necessário responder pelo sistema, certo?
Você tem a opção de responder à solicitação tanto pelo Portal quanto pelo Contábil. Porém, pelo Portal você poderá dar uma resposta sobre a situação dessa solicitação, já pelo Contábil, você poderá realizar os cálculos da solicitação, executar solicitações no sistema.
18. Quando o escritório solicita um documento, para onde vai este documento quando o cliente o envia?
O documento irá direto para a pasta de destino selecionada por você no momento da solicitação do documento.
19. Ao enviar um imposto para o cliente através do sistema, existe a possibilidade de dar baixa automática, assim que o cliente visualizar a respectiva guia?
Não, o processo deve ser feito manualmente.
20. Se o escritório tiver a opção do NF-e, meus clientes também a terão?
Sim, desde que a habilite na opção [habilitação de Clientes].
21. Como proceder caso o funcionário já possua um cadastro prévio no sistema?
É necessário criar o cadastro dele novamente para o seu escritório. Isto deve acontecer porque o cadastro realizado fica vinculado ao contrato/escritório que realizou o cadastro, de modo que ele terá acesso aos dados deste determinado escritório.
22. É possível realizar um lançamento de rubrica no sistema para uma competência já lançada?
Não, não é possível realizar mais de um lançamento de rubrica para a mesma competência, porém é possível reabrir a solicitação para uma eventual alteração.
23. Realizei o cadastro de um usuário de cliente, porém, aparece para ele que não está vinculado a nenhuma empresa. Como proceder?
Neste caso, você pode não tê-lo associado a nenhuma empresa no momento da criação do usuário no sistema. É necessário acessar o Portal do Cliente e selecionar a empresa que o mesmo faz parte.
24. Como resolver o erro "certificado com cadeia incompleta" ao tentar incluir certificado digital no Onvio?
É necessário reinstalar o certificado marcando a opção "Marcar esta chave como exportável" durante a instalação. Acesse Opções de Internet > Conteúdo > Certificados, exporte o certificado selecionando as opções "Sim, exportar a chave privada" e "Incluir todos os certificados", depois reimporte-o.
25. Preciso excluir o certificado antes de reinstalá-lo para corrigir problemas?
Sim, você deve remover o certificado das Opções de Internet primeiro, depois fazer uma nova instalação marcando as opções corretas de exportação de chave privada.
26. O que fazer quando o Agente de Comunicação está vermelho com erro de usuário/senha inválidos?
Acesse com usuário Gerente: Controle > Permissões > Usuários > cadastro do Gerente > campo "Usuário para acessar Onvio/Suporte" > informe novamente a senha do Onvio e grave. O farol deve ficar verde.
27. Como criar grupos de permissão diferentes por departamento no Onvio?
Acesse Onvio Gestão > Configuração > Grupos de Permissões. Crie grupos específicos (ex: Fiscal, Pessoal, Contábil) e configure as funcionalidades e pastas que cada grupo pode acessar. Depois vincule os usuários aos respectivos grupos.
28. Por que um funcionário do escritório não consegue ver as pastas de documentos no Portal do Cliente?
As guias ficam acessíveis aos funcionários apenas se eles possuírem as permissões adequadas habilitadas no ONVIO Gestão > Configuração > Grupo de Permissão. Na etapa 2-Funcionalidade, em documentos, deve conter selecionado 'Tudo' ou 'Personalizado' (com pelo menos uma opção habilitada). Em seguida, na etapa 3-Dados, devem ser selecionadas as pastas que o funcionário poderá acessar. Caso esteja com a opção 'Nada' selecionada na etapa 2, na etapa 3 não será demonstrada nenhuma informação.
29. Como limitar o acesso de um funcionário apenas às empresas do seu departamento?
Ative a opção "Editar o acesso dos usuários do escritório por empresa" em Configurações > Parâmetros. Depois, em Configurações > Empresas do Escritório, selecione o funcionário e habilite apenas as empresas que ele deve acessar.
30. O que significa a opção "Permitir visualizar o Portal do Cliente" no grupo de permissões?
Essa opção permite que os membros do grupo tenham acesso para visualizar o Portal do Cliente. Sem ela habilitada, o menu do Portal não ficará disponível para o usuário.
31. Como alterar o e-mail do administrador do Onvio?
Acesse o Onvio com o usuário administrador > clique na foto > Ver perfil > Gerenciar Conta Thomson Reuters > Editar e-mail > informe o novo e-mail e confirme. Será enviado um e-mail para registro.
32. Posso cadastrar um usuário de cliente que já está em uso em outra contabilidade?
Não. É necessário criar um novo cadastro para o seu escritório, pois o cadastro fica vinculado ao contrato/escritório que o realizou.
33. Como cadastrar um funcionário do escritório no Onvio?
Acesse Onvio Gestão > Configuração > Funcionários > Adicionar. Preencha os dados, vincule ao grupo de permissão adequado e aos departamentos necessários. O funcionário receberá e-mail para criar a senha.
34. Como vincular um usuário do sistema Domínio ao Onvio?
No sistema Domínio, com usuário Gerente, acesse Controle > Permissões > Usuários > localize o usuário > campo "Usuário para acessar Onvio/Suporte" > informe e-mail e senha do Onvio > Gravar.
35. Um funcionário não está recebendo notificações apenas das empresas que ele atende. Como configurar?
Acesse o cadastro do funcionário no Onvio > aba Notificações > configure para "Somente desse usuário". Também verifique se ele está vinculado aos departamentos corretos.
36. As pastas padrão não foram criadas automaticamente para uma empresa nova. O que fazer?
Publique qualquer documento do sistema Domínio (via maleta) para essa empresa. Isso forçará o Onvio a criar as pastas padrão. Depois você pode excluir o documento de teste.
37. Como criar pastas personalizadas no Portal do Cliente?
Acesse Onvio Portal do Cliente > Documentos > selecione a empresa > clique em "Nova Pasta" > nomeie e configure as permissões de compartilhamento.
38. Qual a diferença entre departamentos do sistema e departamentos criados manualmente?
Departamentos do sistema (em azul) liberam automaticamente as pastas padrão para os usuários. Departamentos criados manualmente exigem compartilhamento manual das pastas. Recomenda-se sempre vincular também o departamento do sistema.
39. Como verificar se o cliente visualizou um documento publicado?
Acesse Onvio Portal do Cliente > Relatórios > Documentos Publicados. O relatório mostra quais documentos foram visualizados, por quem e quando.
40. Como desativar notificações do Portal do Cliente sem afetar outros sistemas (ex: Gestta)?
Acesse Onvio Gestão > Configuração > Notificações > guia Texto > Português (Brasil) > Documentos > Funcionário Adiciona Novo Arquivo > desative as opções de notificações no Onvio, via push e por e-mail > Salvar.
41. Como reabrir uma solicitação de lançamento de rubricas já concluída?
Não é possível excluir lançamentos já gravados, mas você pode editar a solicitação. Acesse a solicitação > clique em "Rascunho" e informe a competência para reabrir e fazer alterações.
42. É possível fazer mais de um lançamento de rubrica para a mesma competência?
Não. O sistema permite apenas um lançamento por competência. Para alterar, é necessário reabrir a solicitação existente.
43. Como habilitar um cliente para fazer manifestação de NF-e?
Acesse Onvio Portal do Cliente > Manifestação de NF-e > Habilitação de Clientes > localize o cliente > habilite > informe a data inicial de importação e inclua o certificado digital (.pfx) com a senha.
44. A manifestação de NF-e no Onvio afeta a importação automática de notas via webservice no sistema?
Não. A manifestação no Onvio é independente da importação via SEFAZ no sistema Domínio. As duas podem funcionar simultaneamente sem conflitos.
45. Até quantos dias retroativos posso manifestar notas fiscais no Onvio?
O sistema permite manifestação de notas com data retroativa de até 15 dias.
46. Como dar permissão para um funcionário acessar o Onvio?
Vá em Configurações > Funcionários, edite o cadastro desejado e na aba "Acesso ao Onvio" selecione o grupo de permissões adequado.
47.Como delegar acesso ao Domínio Messenger para um funcionário?
No grupo de permissões do funcionário, certifique-se de que a funcionalidade Messenger está habilitada nas configurações do grupo.
48. Como tirar o acesso de um funcionário ao Messenger?
Crie um grupo sem a permissão do Messenger, retire o funcionário do grupo atual e vincule ao novo grupo sem essa funcionalidade.
49. Como liberar acesso apenas a documentos específicos para um funcionário?
No grupo de permissões, vá até a etapa "Dados", selecione "Pastas Selecionadas" e escolha apenas as pastas que ele deve visualizar.
50. Como passar as mesmas permissões de um funcionário para outro?
No cadastro do funcionário, aba Permissões, clique em "Copiar de outro funcionário" e selecione o usuário que possui as permissões desejadas.
51. Como dar permissão para funcionários verem solicitações de departamentos específicos?
Acesse Configuração > Funcionários no Onvio, edite o usuário, localize o campo Departamentos, clique em SELECIONAR, escolha os departamentos e salve.
52. Preciso ser administrador para delegar permissões de departamentos no Onvio?
Sim, é necessário acessar o Onvio com login de administrador para efetuar as permissões de departamentos dos funcionários.
53. Como liberar para o cliente cadastrar empregados no Portal do Cliente?
No módulo Folha, acesse Arquivo > Filiais, na guia ONVIO selecione '[x] Permitir cadastrar colaboradores no Onvio' e grave as alterações.
54. Por que o cliente não consegue ver documentos ou solicitações no Onvio?
Verifique se o usuário do cliente está vinculado aos mesmos departamentos que o escritório. Ambos precisam estar configurados nos mesmos departamentos.
55. Como garantir que funcionários e clientes acessem as mesmas pastas?
Configure tanto o funcionário do escritório quanto o usuário do cliente nos mesmos departamentos em seus respectivos cadastros.
56. Como dar acesso ao cliente para anexar documentos em solicitações?
Acesse o cadastro do usuário do cliente no Onvio e na aba de departamentos marque os departamentos necessários para ele ter acesso.
57. Preciso marcar departamentos padrões do sistema e os criados pelo escritório?
Sim, se existir um departamento criado pelo escritório e um departamento padrão do sistema com o mesmo nome, habilite ambos para o usuário.
58. Como delegar permissões para departamentos que os clientes podem acessar?
No cadastro do usuário do cliente no Onvio, na aba de departamentos, marque os departamentos desejados. Verifique se há mais de uma página de opções.
59. Onde libero quais departamentos um funcionário pode acessar?
Marque apenas os departamentos que o funcionário precisa acessar em seu cadastro. Os "Departamentos do Sistema" são recomendados para evitar problemas.
60. Após alterar as permissões, o funcionário precisa fazer algo?
Sim, o funcionário deve sair do Onvio e entrar novamente para que as novas permissões sejam aplicadas.
61. Como delegar permissões para cadastrar clientes no Onvio?
Acesse o grupo de permissões e na guia Portal do Cliente, faça as devidas habilitações desejadas para liberar o cadastro de clientes.
62. O ícone do Onvio está vermelho, o que fazer?
Clique no ícone vermelho do ONVIO na barra inferior do sistema, informe seu e-mail e senha do Onvio e clique em Conectar. Se continuar vermelho, verifique se consegue acessar onvio.com.br com as mesmas credenciais. Pode ser instabilidade temporária do sistema.
63. Consigo acessar o Onvio pelo site mas não consigo conectar no sistema
Verifique se o usuário Gerente está vinculado ao ONVIO (o Gerente deve ser o primeiro a vincular). Se você alterou a senha no site do Onvio, atualize também no sistema em Controle > Permissões > Usuários. Aguarde 2 a 3 minutos após alterar a senha antes de tentar conectar.
64. A maleta de pendências ficou vermelha
A maleta vermelha indica pendências de sincronização. Verifique se o ícone do ONVIO está verde. Se estiver vermelho, clique nele para reconectar. Durante instabilidades do sistema, as pendências ficam acumuladas e serão sincronizadas automaticamente quando normalizar.
65. Como saber se o problema é no meu computador ou é geral?
Pergunte a outros colegas do escritório se estão com o mesmo problema. Tente acessar onvio.com.br pelo navegador. Se conseguir acessar normalmente, o problema é na conexão do Agente. Se múltiplos usuários tiverem o mesmo erro, provavelmente é instabilidade sistêmica.
66. Recebi mensagem "Usuário ou senha incorreta" mas tenho certeza que estão corretos
Pode ser instabilidade sistêmica temporária. Confirme que consegue acessar onvio.com.br com as mesmas credenciais, aguarde alguns minutos e tente novamente. Se você alterou a senha ou e-mail no ONVIO, atualize em Controle > Permissões > Usuários.
67. O Agente de Comunicação afeta o envio de eventos ao eSocial?
Não. O Agente de Comunicação do ONVIO é independente do envio ao eSocial. Ele conecta apenas o Portal do Cliente para importar solicitações e sincronizar documentos. O eSocial possui seu próprio Agente de Comunicação.
68. Por que não aparecem solicitações do Portal do Cliente no sistema?
Verifique se o Agente de Comunicação está ativo (ícone verde). Sem o Agente conectado, as solicitações não são sincronizadas. Verifique também se o usuário está corretamente vinculado ao ONVIO.
69. Qual o tamanho máximo de arquivo que pode ser enviado?
O tamanho máximo é de 500MB por arquivo.
70. Há limite de armazenamento no módulo Documentos?
Não há limite de armazenamento. Você pode armazenar quantos documentos desejar.
71. Os documentos são excluídos automaticamente após um tempo?
Não. Os documentos armazenados não são excluídos automaticamente. Somente o escritório pode excluí-los manualmente.
72. O usuário está sem acesso as solicitações dentro do sistema, o que fazer?
O usuário deve estar vinculado corretamente as Permissões, Departamento e Documentos dentro do Onvio, avalie os grupos de permissões que ele se encontra e no cadastro do funcionário, vincule o departamento correto.
