Para configurar uma rotina automática que agiliza tarefas manuais como importação de notas, apuração, geração de guias e relatórios em várias empresas simultaneamente, siga os passos abaixo:
Cadastrar Rotina Automática
Nessa etapa você deve cadastrar a rotina, e indicar quais processos serão realizados.
1. Acesse o menu Arquivos > Rotinas Automáticas;
2. Clique no botão [Novo] para iniciar um novo cadastro de rotina automática;
3. Defina se deseja criar uma única rotina para várias funcionalidades ou rotinas separadas, como: Emissão de guias, Relatórios, Importação de notas e/ou Apuração;
4. No campo Nome, informe uma descrição para identificar a rotina que está sendo criada;
5. Na guia Geral, marque as opções desejadas para configurar as funcionalidades da rotina:
• [x] Apuração: Apura automaticamente o período para as empresas selecionadas no agendamento da rotina;
• [x] Integração Contábil: Gera a integração com o módulo Contabilidade de Notas e Impostos;
• [x] Pagamento de Impostos via e-CAC - Por código de acesso ou [x] Pagamento de Impostos via e-CAC - Por Certificado Digital (modelo A1);
• [x] Valores de Despesas e Encargos da Folha - Fator R do Simples Nacional: Define a forma como os valores do módulo folha serão importados para o Fator R;
• [x] Envio Contas a Pagar para Conta Azul: Integra com o Conta Azul se a empresa possuir o Onvio;
6. Na guia Importação, selecione as importações a serem consideradas na rotina, e clique no botão '[...] Reticências';
7. Na janela Dados Importação Padrão, para importadores de XML e TXT, indique como o sistema irá buscar os arquivos:
• [x] Sempre da mesma pasta: busca na pasta com o código da empresa seguido de um traço. Exemplo: C:\\Contabil\1-Exemplo;
• [x] Sempre da pasta da competência da execução da rotina: busca os arquivos nas subpastas. Exemplo: C:\\Contabil\1-Exemplo\012026;
8. Para rotinas que não utilizam arquivos, como a Busca NF-e ou API, a competência de importação é definida em Movimentos > Rotinas Automáticas;
9. No quadro Importar, indique o modelo de notas que será importado (Entradas, Saídas, Serviços...) e clique no botão [OK] para concluir;
10. Nas demais guias, configure conforme necessário:
• Guias: Gere as guias de impostos como DAS, DARF Normal/IRRF/ IRRF-APF/CRF e DARE conforme regime da empresa;
• Relatórios: Emita relatórios para Simples Nacional/MEI (DAS, Extratos e Recibos) e acompanhamento de notas fiscais;
• Informativos: Você pode transmitir a DEFIS ou gerar o arquivo SPED Fiscal pelas rotinas automáticas;
• Utilitários: Configure para regerar lançamentos contábeis automaticamente;
• Portal do Cliente: É possível definir a publicação automática de documento para clientes no Onvio como: DAS, Extratos e guias ARF Normal/IRRF ou CRF;
• Onvio Processos: Conclui tarefas relacionadas apuração, integração contábil, DAS, Extratos e Recibos (Simples Nacional), e SPED Fiscal.
11. Clique no botão [Gravar] para finalizar o cadastro da rotina.
Agendar Rotina Automática
Agora, você deve configurar quando a rotina automática deve ser executada através do menu Movimentos > Rotinas Automáticas. Acesse o conteúdo:
Informações Importantes
Para que a rotina seja executada corretamente, você deve estar atento a alguns pontos:
• Se Apuração e Integração Contábil estiver marcada e a data da apuração for posterior à data de execução da rotina, o sistema apura até o mês indicado, mas a integração contábil ocorre apenas no mês da execução.
• No dia/horário programado, o sistema precisa estar aberto no mesmo módulo em que a rotina foi criada (pode ser por qualquer usuário). Ex.: se foi criada na Escrita Fiscal, o sistema deve estar aberto nesse módulo no momento da execução.
• Para Dominio Web, caso o computador fique sem movimento por mais de 120 minutos, o processo não será realizado.
