Para automatizar o processo de importação de Notas Fiscais, siga os passos:
Configuração de Importação
Antes de criar e programar as rotinas de importação, certifique-se que o importador utilizado na empresa está configurado, por padrão, o sistema busca as configurações de importação em cada importador, não as encontrando, retorna com os erros na rotina automática, semelhante ao modo tradicional de importação.
Caso tenha dúvidas sobre as configurações de importação,
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Cadastro da Rotina Automática
Crie a rotina automática e selecione o tipo de nota a ser importada. Se houver notas de entrada e saída para o mesmo importador, crie uma rotina para cada tipo. Caso prefira, é possível selecionar mais de um tipo de importação na mesma rotina, como NF-e e NFC-e, a configuração de cada tipo é feita nas opções ao lado.
1. Acesse o menu Arquivos > Rotinas Automáticas;
2. Clique sobre o botão [Novo], e crie as rotinas conforme modelo e tipo de importador. Exemplo: NF-e Saídas Arquivo XML;
3. Na guia Importação, escolha se a opção '[x] Importar registros com advertências' deve ser marcada, caso sim, havendo advertências, o sistema irá ignorá-las e dar sequência na rotina;
4. No quadro Importação, você encontra todos os importadores do Domínio, selecione o importador utilizado na empresa e clique no botão '[...]';
5. Se o importador selecionado não for via Web Service, API ou Busca NF-e, é necessário informar o caminho da sua máquina onde ficarão salvos os arquivos XML ou TXT;
6. No campo Caminho, a pasta criada deve seguir o seguinte padrão: 'Código da empresa-Apelido'. Exemplo: '55-Empresa A'. Crie uma pasta com esse mesmo padrão para todas as empresas incluídas na rotina.
OBS.: No campo Caminho, selecione a pasta principal. Exemplo: se as pastas de cada empresa foram criadas dentro de 'Importação de Notas', informe 'Importação de Notas' no campo Caminho.
7. No quadro Arquivo, marque a opção '[x] Salvar relatório em' e informe o caminho para salvar os relatórios gerados ao final da importação, como os relatórios de erros e advertências;
8. No quadro Buscar arquivos, selecione:
• '[x] Sempre da mesma pasta': Busca a pasta com o código da empresa conforme o padrão. Exemplo: 'C:\Contabil\1-Exemplo'. Com essa opção, é necessário excluir os XMLs do mês anterior e incluir os arquivos atuais todo mês.
• '[x] Sempre da pasta da competência da execução da rotina': Busca os arquivos das subpastas. Exemplo: 'C:\Contabil\1-Exemplo\012025'. Com essa opção, podem ser criadas pastas de competências dentro da pasta de cada empresa.
9. Caso importador utilize API, WebService ou Busca NF, não será preciso informar o caminho, visto que o sistema busca a integração direta com esse meios;
10.No quadro Importar, selecione os modelos de notas que serão importados, como NF-e Saídas, NF-e Entradas, entre outros. Em alguns importadores, como o NFS-e Padrão Nacional, é necessário criar uma rotina para cada tipo de nota, uma para serviço prestado e outra para serviço tomado, por exemplo.
11. Clique em [OK] para salvar as informações e em [Gravar] para concluir o cadastro.
Execução da Rotina Automática
Cadastre a execução da rotina criada anteriormente, informe o período desejado e selecione as empresas que executarão a rotina.
1. Acesse o menu Movimentos > Rotinas Automáticas e clique em [Novo];
2. Na guia Executar, no quadro Agendamento, informe o período que será iniciado a importação das notas. Exemplo: 'Mensalmente';
3. No quadro Competência do Cálculo, no campo Mês, selecione a opção:
• 'Competência anterior à execução', assim o sistema avalia a competência atual do computador e executa no mês anterior.
• 'Competência da execução', assim o sistema executa a rotina na competência da data do computador.
4. No quadro opção, selecione conforme necessidade:
• '[x] Gerar relatórios individualizados por empresa': Ao selecionar essa opção, na guia Empresas é possível criar uma pasta para cada empresa e salvar os relatórios de erros e advertências separadamente. Se a opção estiver desmarcada, todos os relatórios serão salvos no caminho definido em Arquivos > Rotinas Automáticas, no campo '[x] Salvar relatório em', com o código e nome da empresa;
• '[x] Inibir mensagens de erros e avisos...': Com esta opção selecionada, se ocorrerem erros durante a rotina, o processo é finalizado e os relatórios de erros são salvos;
• '[x] Executar estas rotinas somente pelo usuário responsável': Com esta opção selecionada, a rotina será executada apenas se o usuário que a criou estiver logado. Se desmarcada, a rotina pode ser executada por qualquer usuário.
5. No quadro Rotinas, aperte a tecla 'F2' e informe a(s) rotina(s) que deverão ser executadas. Você pode optar por escolher mais de uma rotina. Exemplo: 'NF-e de Saídas' e 'NF-e de Entradas';
6. Na guia Empresas, selecione as empresas que executarão esta rotina;
7. Na guia Avisos, no quadro 'Receber e-mails se', selecione as opções para quando for concluído ou ocorrido um erro durante o processo, seja enviado um e-mail de aviso, e no quadro Enviar, informe os e-mails desejados para os avisos sobre a rotina;
8. Clique no botão [Gravar] para concluir.
Identifique as notas que não foram importadas pela rotina automática
É importante verificar se todas as notas foram importadas para todas as empresas. Caso ocorram erros de importação devido à configuração, as notas com erro não serão importadas.
Os relatórios de erros e advertências serão salvos no caminho informado no menu Arquivos > Rotinas Automáticas, no campo '[x] Salvar relatório em'. Os relatórios terão o código da empresa no sistema e o apelido para facilitar a identificação. Se encontrar notas com erros, faça os ajustes necessários e faça a importação novamente.
Informações Complementares
• No dia que a rotina está programada, o sistema precisar estar aberto, para que a mesma possa ser executada;
• Se utiliza Domínio Web, não configure uma hora muito tarde, configure para iniciar em até 1,5 horas após sair do escritório, evitando que o Domínio Web desconecte por inatividade.
