O Domínio Processos foi criado para ajudar no controle das rotinas do escritório contábil, organizando todas as demandas por meio de tarefas. O grande diferencial desse módulo é a integração: ao concluir uma rotina pelo Sistema Domínio, a tarefa correspondente no Processos é finalizada automaticamente.
Como Usuário, você tem acesso limitado, dependendo das configurações que o Administrador liberou para você. A seguir, vamos detalhar os conceitos essenciais para você começar.
Como funciona o controle de tarefas?
O sistema gerencia as tarefas que precisam ser executadas e/ou entregues ao cliente, sempre levando em conta dois tipos de datas:
• Data Legal: É o prazo máximo para entrega da tarefa. Se ultrapassar, pode haver multa.
• Data Meta: É o prazo ideal para finalizar a atividade, antes da data legal.
Tipos de Tarefas
Existem três tipos principais de tarefas:
• Tarefas Recorrentes: São as rotinas que se repetem periodicamente (diária, mensal, trimestral, etc.). Elas são geradas automaticamente pela plataforma. Por padrão, as tarefas de um mês são criadas no dia 20 do mês anterior (ex: tarefas de fevereiro são geradas em 20 de janeiro), mas o Administrador pode alterar essa data.
• Solicitações de Serviço: São tarefas pontuais e não recorrentes, criadas manualmente sempre que surge uma demanda esporádica, como a emissão de um novo certificado digital ou uma alteração contratual.
• Fluxo de Tarefas: É um conjunto de tarefas conectadas e organizadas em etapas. Ao concluir todas as tarefas de uma etapa, a próxima é liberada automaticamente. É ideal para processos mais complexos que envolvem diferentes responsáveis ou fases, como a abertura de uma empresa.
Você pode Administrar todas elas no menu Configure:
Saiba mais:
Acompanhando as Tarefas
Você pode acompanhar o andamento das tarefas de diferentes formas:
• Dashboard: Uma visão geral e gráfica do andamento dos departamentos.
• Tarefas: A tela principal para execução e controle das suas atividades.
• Calendário: Uma visão cronológica das entregas.
• Lista Detalhada: Um relatório completo com filtros.
Importante: A visualização das tarefas é organizada por departamento. Para ver ou interagir com uma tarefa, o usuário precisa pertencer ao mesmo departamento que ela. Toda a administração geral das tarefas e configurações é feita no menu Configure.
Usuários: Funcionários e Clientes
A plataforma possui dois tipos de usuários:
Usuários Funcionários
São os colaboradores do escritório, responsáveis por executar as tarefas. Cada funcionário possui um papel que define seu nível de acesso:
• Administrador: Acesso total, incluindo o menu Configure para parametrizar a plataforma.
• Gerente: Visualiza e gerencia todas as tarefas do seu departamento, além de aprovar pendências.
• Usuário: Executa e acompanha as tarefas que estão sob sua responsabilidade.
Usuários de Cliente
São os contatos do seu cliente que receberão as notificações por e-mail quando as tarefas forem concluídas. Para cadastrá-los:
1. Acesse o Portal do Cliente e vá em Configurações > Usuários de Cliente.
Importante: Para escritórios sem integração Domínio (Gestta Legado), o cadastro é feito diretamente pelo menu Configure > Usuários > Usuários de Cliente.
Cada usuário de cliente é vinculado a um Cliente + Departamento. Isso garante que ele receba apenas as notificações das tarefas que são relevantes para ele.
Saiba mais:
O usuário de cliente deve estar vinculado a um cliente e departamento, para receber os e-mails corretos.
Express: Automação no Upload de Documentos
O Express é uma funcionalidade inteligente que automatiza o anexo de documentos às tarefas. Você faz o upload dos arquivos, e o Express os analisa, identifica as informações e os vincula automaticamente às tarefas correspondentes. Ele consegue ler tanto textos em arquivos quanto informações em PDFs de imagem.
Para que aconteça, o Express segue algumas regras de validação:
• CNPJ: O documento deve conter o CNPJ do cliente vinculado à tarefa.
• Template: O sistema busca por textos e palavras-chave que você configura previamente em um modelo (template), garantindo que aquele é o documento correto.
• Data: O documento precisa ter uma data (competência ou vencimento) que corresponda à da tarefa.
Conclusão de Tarefas pelo Sistema Domínio
A maneira mais prática de concluir tarefas é através da integração com o Sistema Domínio. Ao configurar corretamente, a conclusão da rotina no sistema contábil finaliza a tarefa no Processos.
Existem duas formas de fazer isso no Sistema Domínio:
• Para atividades sem anexo: Utilize o botão [Concluir Atividade] disponível em algumas telas do sistema.
• Para atividades com anexo (guias, relatórios): Ao gerar e publicar o documento, marque a opção ‘[x] Concluir Atividade’.
Quando a Tarefa é concluída, o usuário de cliente que está vinculado a ela, vai receber uma notificação via e-mail e/ou WhatsApp (Se configurado) com a informação da conclusão da tarefa e documentos, se houver.
Saiba mais:
Documentos
O menu Documentos reúne o histórico de todos os arquivos anexados às tarefas. Nele, você pode consultar e baixar documentos adicionados de diversas formas: manualmente, por integração com o Sistema Domínio, pelo envio via Express ou durante a cobrança de documentos.
A área de Relatórios é a ferramenta para extrair e analisar dados sobre as tarefas executadas na plataforma. Com ela, você obtém uma visão completa do que está acontecendo. É importante destacar que os relatórios refletem os dados das tarefas que já foram geradas (as mesmas que você visualiza no menu "Tarefas"), e não as configurações ou modelos que você criou.
Para facilitar sua análise, o sistema já oferece diversos modelos de relatórios prontos.
Como visualizar os dados:
Visão Quantitativa (Padrão): Inicialmente, os dados são exibidos de forma resumida, mostrando totais e quantidades. É ideal para uma análise rápida e geral.
Visão Detalhada (Forma Plana): Se precisar analisar cada tarefa individualmente, basta acessar Opções > Forma Plana. Assim, você terá uma lista completa com todos os detalhes de cada item.
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Assista aos treinamento sobre o Domínio Processos e aprenda ainda mais como a ferramenta otimiza a gestão de tarefas e processos em escritórios contábeis.
