A Ordem de Serviço é emitida quando um cliente solicita um serviço ao escritório para ser realizado em um mês específico ou quando há tarefas internas que necessitam de execução e uma competência específica. Para atividades que se repetem mensalmente, utilize
Tarefas Recorrentes e para criar tarefas com múltiplas etapas sequenciai, use o
Fluxo de Tarefas.
Os templates de ordem de serviço funcionam como formatações prontas para as tarefas, facilitando assim a abertura da ordem de serviço. Para criar os templates, siga os passos:
Configurações Iniciais
1. Acesse Configure > Tarefas de Ordens de Serviço > Gerenciar
2. Tente localizar uma tarefa já criada ou clique em [+Novo];
3. Preencha os campos com:
• Nome: Informe a descrição da ordem
• Departamento: Aquele responsável por realizá-la
• Total em Dias: Quantidade necessária para concluir a tarefa
• Dia Útil: Para considerar apenas os dias úteis para a contagem da data meta
• Competência: Considere "0" para tarefas realizadas no mês vigente, "-1" para mês anterior etc.
• Valor: Cobrado para executar a tarefa
• Pontuação: Se desejar gerar pontos para quem executar a tarefa
Entenda o campo Total em Dias:
O campo Total em Dias define o prazo para conclusão da tarefa a partir da data de abertura.
Exemplo:
• Total em Dias: 5
• Data de abertura: 10/10/20XX
• Data meta (prazo): 15/10/20XX
• Se habilitar Dia Útil, o sistema considera apenas dias úteis na contagem (excluindo sábados, domingos e feriados).
4. No quadro Notificar o Cliente, selecione:
• Via email: para enviar um e-mail ao cliente sobre a realização da tarefa;
•
Via WhastApp: Envia uma notificação e o documento (se houver) no WhatsApp do usuário vinculado a tarefa. Para saber mais,
clique aqui.
5. No campo Adiar data meta da tarefa o usuário poderá alterar a data meta das tarefas desde que ela está com o status "Aberta".
6. Selecione se a ordem deve ter uma Aprovação de outro usuário para que seja concluída;
7. Para finalizar o processo, lembre-se de clicar em [Salvar].
Configurações Adicionais
1. Após salvar, outras guias para configuração serão habilitadas, são elas:
2. Atividades com Anexo, indique os documentos necessários para concluir a tarefa;
3. Checklist, insira os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, podendo selecionar botão [Obrigatório] ao lado do processo para indicar quais os itens obrigatórios para conclusão;
4. Cobrança de Documentos, selecione as datas de Início e Término da Cobrança e insira o Nome do Documento Necessário.
Clique aqui e saiba mais;
Informações complementares
• Os templates de ordens de serviço ficam disponíveis em [Nova Tarefa].
• O sistema não permitirá dois templates com o mesmo nome.
• Ao cadastrar um novo template, ele só aparecerá na tela de tarefas se estiver associado a uma empresa e for gerado.
• As integrações com o Sistema Domínio não funcionam com Ordem de Serviço. Alternativa: Publicar através do Express ou realizar conclusão manual.
• Para gerar a mesma ordem de serviço para múltiplos meses consecutivos,
clique aqui.
