A Ordem de Serviço é emitida quando um cliente solicita um serviço ao escritório para ser realizado em um mês específico ou quando há tarefas internas que necessitam de execução e uma competência específica. Para atividades que se repetem mensalmente, utilize Tarefas Recorrentes e para criar tarefas com múltiplas etapas sequenciai, use o Fluxo de Tarefas.

 

Os templates de ordem de serviço funcionam como formatações prontas para as tarefas, facilitando assim a abertura da ordem de serviço. Para criar os templates, siga os passos:

 

Configurações Iniciais

1. Acesse Configure > Tarefas de Ordens de Serviço > Gerenciar

2. Tente localizar uma tarefa já criada ou clique em [+Novo];

3. Preencha os campos com:

 

• Nome: Informe a descrição da ordem

• Departamento: Aquele responsável por realizá-la

• Total em Dias: Quantidade necessária para concluir a tarefa

• Dia Útil: Para considerar apenas os dias úteis para a contagem da data meta

• Competência: Considere "0" para tarefas realizadas no mês vigente, "-1" para mês anterior etc.

• Valor: Cobrado para executar a tarefa

• Pontuação: Se desejar gerar pontos para quem executar a tarefa

 

Entenda o campo Total em Dias:

O campo Total em Dias define o prazo para conclusão da tarefa a partir da data de abertura.

 

Exemplo:

 

• Total em Dias: 5

• Data de abertura: 10/10/20XX

• Data meta (prazo): 15/10/20XX

• Se habilitar Dia Útil, o sistema considera apenas dias úteis na contagem (excluindo sábados, domingos e feriados).

 

4. No quadro Notificar o Cliente, selecione:

 

• Via email: para enviar um e-mail ao cliente sobre a realização da tarefa;

• Via WhastApp: Envia uma notificação e o documento (se houver) no WhatsApp do usuário vinculado a tarefa. Para saber mais, clique aqui.

 

5. No campo Adiar data meta da tarefa o usuário poderá alterar a data meta das tarefas desde que ela está com o status "Aberta".

6. Selecione se a ordem deve ter uma Aprovação de outro usuário para que seja concluída;

7. Para finalizar o processo, lembre-se de clicar em [Salvar].

 

Configurações Adicionais

1. Após salvar, outras guias para configuração serão habilitadas, são elas:

2. Atividades com Anexo, indique os documentos necessários para concluir a tarefa;

3. Checklist, insira os processos necessários para conclusão da tarefa em ordem, podendo selecionar botão [Obrigatório] ao lado do processo para indicar quais os itens obrigatórios para conclusão;

4. Cobrança de Documentos, selecione as datas de Início e Término da Cobrança e insira o Nome do Documento Necessário. Clique aqui e saiba mais;

 

Informações complementares

• Os templates de ordens de serviço ficam disponíveis em [Nova Tarefa].

• O sistema não permitirá dois templates com o mesmo nome.

• Ao cadastrar um novo template, ele só aparecerá na tela de tarefas se estiver associado a uma empresa e for gerado.

• A conclusão automática via integração com o Domínio Contábil para Ordem de Serviço ocorre ao publicar documentos com a opção "concluir tarefa" marcada.

• Para gerar a mesma ordem de serviço para múltiplos meses consecutivos, clique aqui.

• A configuração do campo "Dia Útil" no template impacta diretamente as datas disponíveis para seleção no momento do lançamento da ordem de serviço. Quando a opção "Dia Útil" não está marcada, o sistema calcula a data meta considerando dias corridos a partir do valor definido em "Total em Dias". Isso pode limitar as opções de data meta disponíveis ao criar a tarefa. Para permitir maior flexibilidade na seleção de datas futuras, marque a opção "Dia Útil" (que considera apenas dias úteis no cálculo) ou aumente o valor do campo "Total em Dias" (exemplo: alterar de 8 para 10 dias corridos).