1. Definições dos menus do sistema:
• Controle – (Cadastro geral do sistema) - Controlar, ditar condições, bloquear e exigir. Você irá encontrar neste menu parâmetros do funcionamento do módulo ativo, assim como criar regras para perfis de usuários;
• Arquivos – (Cadastros auxiliares do módulo ativo) - Memória, guardar, auxiliar e regras de execução. Trazendo para nosso dia a dia a palavra arquivar nos remete a um pensamento, guarde para auxiliar em uma execução. O menu arquivo será seu parceiro indispensável;
• Movimentos/Processos - Abastecer, agir, lançar e executar. Nestes menus será possível a execução das rotinas mensais de cálculos;
• Relatórios - Demonstrar, informar e extrair algo. Geração de documentos impressos assim como extração de informações para sistemas externos (informativos);
• Utilitários - Ações, Alterações ou Inclusões em massa;
• Favoritos – Personalize acessos diretos a sistemas externos, páginas da web ou menus do sistema.
2. Demais funcionalidades na interface do sistema:
• Botão Contábil Plus 10 - Mudança de módulos e pesquisa rápida de menus;
• Botão Cores – As cores disponíveis são as menos cansativas para o usuário que utiliza o computador durante 8 horas de trabalho de acordo com a pesquisa realizada pela Microsoft;
• Suporte – Incluir ou consultar solicitações de suporte é muito mais simples por aqui;
• Central de Soluções - O botão [Solução] é uma ferramenta do sistema Contábil, com um simples clique será possível acessar diretamente as soluções relacionadas nas principais telas do sistema em que se encontra.
3. Início de utilização do sistema:
São necessários 3 passos para o início de utilização do sistema:
• Cadastro de usuários no sistema e suporte; (Opcional em caso de mono usuário)
• Cadastro de Contadores, Sócios e Empresas;
• Definição de módulos e configuração/Importação de perfis de empresa.
OBS: É possível realizar o cadastro da empresa e posteriormente realizar os cadastros de contadores e sócios.
4. Cadastro de Usuários:
1 - Certifique-se de que acessou o sistema com o usuário gerente;
2 - Acesse o menu controle, opção permissões, clique em usuários;
2.1 - Clique no botão [Novo] para que seja criado um novo usuário;
2.2 - Na guia geral, no quadro:
2.2.1 - Dados, informe os dados correspondente ao usuário que está sendo criado;
2.2.2 - Definição de acesso, selecione a opção:
2.2.2.1 - '[x] Individual', para cadastrar o usuário com acesso individual;
2.2.2.2 - '[x] Conforme grupo', para cadastrar usuários com acesso em grupos;
2.3 - Na guia acessos selecione os módulos que o usuário terá acesso;
2.4 - Clique no botão [Gravar] para concluir.
Para determinar formas de acessos por empresas e módulos ou módulos e menus, pesquise na Central de Soluções:
5. Cadastro de Contadores:
Acesse o menu controle, clique em contadores;
1.1 - Na guia geral, no quadro:
1.1.1 - Documentos, informe os dados pessoais do contador;
1.1.1.1 - Selecione a opção '[x] Possui o certificado digital para assinatura dos atos da Junta Comercial', caso o mesmo possui este certificado;
1.1.2 - Pessoa jurídica, informe a razão social e demais dados de acordo com a pessoa jurídica;
1.1.3 - Selecione a opção '[x] Acesso ao portal - sefaz', caso o contador cadastrado possua acesso ao mesmo;
1.2 - Na guia endereço, informe o respectivo endereço do contador cadastrado;
1.3 - Clique no botão [Gravar] para concluir.
6. Cadastro de Sócios:
1 - Acesse o menu controle, clique em sócios;
OBS: O campo código será informado automaticamente pelo sistema. Caso necessário poderá alterar.
1.1 - Guia geral: Esta guia deverá ser preenchida com os dados pessoais do sócio.
Exemplo: Nome, Endereço, CNH.
Atualize as demais guias conforme a necessidade do escritório.
1.2 - Clique no botão [Gravar] para concluir.
7. Cadastro de Empresas:
1 - Acesse o menu controle e clique em empresas;
1.1 - Clique no botão [Novo];
1.2 - No campo "Tipo Inscrição" selecione uma das opções: CNPJ, CPF, CEI, e no campo seguinte informe o número correspondente ao tipo de inscrição da empresa;
OBS: A versão atual do sistema irá importar os dados cadastrais disponíveis no Portal da Receita Federal.
Atualize as demais guias conforme a necessidade do escritório.
1.2 - Clique no botão [Gravar].
Em seguida abrirá uma tela onde deverão ser informados os módulos que serão utilizados por esta nova empresa. E após a gravação desta tela será possível realizar a importação de perfil ou individual.
8. Importação de Perfil:
O Perfil de Empresas é utilizado para que sejam criadas Empresas Modelos do Escritório, das diversas formas de tributação e ramos de atividades. Este perfil será utilizado para o cadastro de novas empresas utilizando uma base padrão possibilitando a cópia de cadastrados e parâmetros, otimizando assim as rotinas cadastrais dos Clientes do Escritório.
1 - Acesse o menu controle, clique em empresas, localize/edite o cadastro de uma empresa que deverá ser configurada;
2 – Clique no botão [Importação];
3 - No campo importar dados selecione conforme cadastro de perfis de empresa;
4 - Localize o Perfil desejado e clique no botão [Importar];
5 - Ao concluir o processo o sistema irá demonstrar um Aviso com o resumo dos Cadastros e Parâmetros importados.
6 - Depois de concluída a importação retornando ao cadastro da empresa, clique no botão [Gravar] para concluir.
OBS: Caso deseje definir uma ou mais empresas do escritório como perfil, acesse a solução e verifique procedimento cadastrando perfil.
9. Importação de cadastros por módulo:
10. Processo de replicação:
O processo de replicação sobrescreve informações cadastrais na empresa 'destino' selecionada, e depois de realizado o processo NÃO é possível desfazer os dados replicados.
Antes de concluir a replicação o sistema sempre irá emitir o Aviso: "Este processo irá sobrescrever as informações já cadastradas nas empresas selecionadas! Confirma replicação destas informações?".
Diante disso somente serão replicados os dados se o Usuário confirmar clicando em [SIM], é muito importante que somente usuários capacitados utilizem esta ferramenta do sistema, evitando que sejam realizadas replicações indevidas e alterações de dados cadastrais no sistema.
Caso você tenha realizado o processo e deseje desfazer, somente será possível restaurando o último backup realizado.
11. Teclas de atalho do sistema:
• F1 – Fornece ajuda geral do sistema e da respectiva tela que estiver aberta;
• F2 – Consulta informação no campo em que o cursor estiver;
• F7 – Abre tela de cadastro no campo em que o cursor estiver;
• F8 – Utiliza-se para ativar empresa a ser usada no respectivo módulo;
• F9 – Utilizado para registrar atividades realizadas fora do sistema informando o tempo de execução;
• F12 – Calculadora.
12. Conexões com o banco de dados:
Através da ferramenta “Conexões com o banco de dados” é possível monitorar o tempo total de uso do sistema em tempo real. Sendo possível verificar a estação que está logada no banco de dados com as informações de “Hora Conexão”, “Tempo ativo” e “Tempo Ocioso”.
Acesse o menu iniciar do Windows, opção todos os programas, na pasta Contábil, na pasta utilitários, clique em conexões com o banco de dados.
Informe a Conexão e clique em OK.
13. Módulo Administrar:
O módulo administrar é um dos módulos do Contábil Plus e Premium. Ele controla o total de lançamentos contábeis e fiscais realizados por funcionário para cada cliente.
Emite gráfico com o tempo de trabalho de cada funcionário, com o tempo de uso de cada módulo do sistema e com a relação custo/benefício do escritório, demonstrando o faturamento e o tempo de trabalho de cada cliente.
14. Módulo Processos:
Controla e gerencia as atividades periódicas de um escritório contábil como, por exemplo, calcular a folha, emitir guias, gerar e enviar SPED, renovar alvará na prefeitura e etc.;
Totalmente integrado com os demais módulos, possibilitando a conclusão da atividade na mesma tela do sistema onde ela é executada. Por exemplo, ao emitir uma GPS para várias empresas, na mesma tela poderá informar que esta atividade foi concluída;
Avisa os usuários, ao acessar o sistema, sobre suas atividades que estão iniciando e vencendo;
Sinaliza para o usuário o que ele tem para fazer no dia;
Possui relatórios que permitem visualizar quais as atividades estão pendentes, quais foram finalizadas, ou que estão atrasadas, tudo isso por cliente e por responsável;
Possui gráficos que demonstram como está a situação das atividades por cliente e por responsável;
Possui uma interface específica para smartphone, que permite um gerenciamento completo das atividades por cliente e por responsável. Assista ao vídeo demonstrativo em:
OBS: Os módulos Administrar e Processos estão disponíveis somente para os clientes do pacote Contábil Plus e Contábil Premium.
15. Informações de contato:
• Suporte: suporte.dominioatendimento.com ou via telefone 4003-0781 (Regiões Metropolitana) /0800-047-4363(Interior);
• Treinamento: treinamentorio.dominio@thomsonreuters.com;
• Administrativo/Financeiro: administrativorio.dominio@thomsonreuters.com;
• Telefone Treinamento/Pós-venda/Administrativo/Financeiro: 0800-047-4723
16. Canais de apoio (Disponibilizar estes canais somente aos gestores de departamento):
Pedidos de prioridade de análise de solicitação de suporte - suportesul.dominio@thomsonreuters.com
OBS: Indicar o número do atendimento e as devidas justificativas, tais como vencimento de imposto, passividade de multas, demais argumentações legais ou dificuldades no atendimento.
Comunicar elogios, reclamações, sugestões, solicitar cancelamento ou posicionamento de solicitações "Pendentes Domínio Sistemas(Desenvolvimento)" - pvrio.dominio@thomsonreuters.com
