Com os pré-requisitos concluídos, siga os passos abaixo:
Contratos
1. Acesse o menu Arquivos > Contratos;
2. Observe que o campo Código é preenchido automaticamente pelo sistema. Indicamos utilizar o mesmo código do cliente, usado na tela Controle > Empresas, para facilitar a localização durante as rotinas no Honorários;
3. Preencha o campo Descrição e inclua o cliente relacionado ao contrato;
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4. Na guia Geral, complete as seguintes informações:
• No campo Tipo de contrato, selecione o tipo cadastrado previamente, que define a periodicidade de faturamento e o tipo de reajuste;
• No campo Evento honorários a ser faturado, selecione o evento cadastrado previamente (deve ser de unidade 'Valor' e categorizado como 'Receitas' ou 'Outras receitas');
• No campo Data de emissão, informe a data do contrato. Atenção: essa data não pode ser anterior à data de cadastro do cliente. Caso o sistema impeça a gravação, acesse Arquivos > Clientes, localize o cliente vinculado ao contrato e consulte o campo Data cadastro. Retorne ao contrato e informe uma data de emissão igual ou posterior à data de cadastro do cliente;
• No campo Data de início, informe a data de vigência do contrato. Essa data não corresponde ao início da cobrança;
• No campo Início do faturamento, informe a data a partir da qual o contrato começa a ser cobrado;
• No campo Dia de vencimento, informe o dia de vencimento das parcelas;
• Defina se o contrato tem término e, se sim, informe a data de encerramento;
• No campo Valor do contrato, informe o valor mensal. Esse valor é atualizado automaticamente a cada reajuste realizado;
• No campo Valor original, será informado o valor inicial do contrato automaticamente;
• Configure a opção Desconto por adimplência, se aplicável;
OBS: O campo Desconto por adimplência fica habilitado somente quando, nos Parâmetros, na guia Faturamento, o campo Considerar para estiver selecionado como 'Cada contrato'.
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5. A guia Excedentes de contrato permite definir limites de serviços inclusos no contrato, como quantidade de funcionários, notas fiscais ou lançamentos contábeis. Quando esses limites são ultrapassados durante o faturamento, o sistema exibe avisos ou gera cobranças adicionais automaticamente, conforme a configuração realizada.
6. A guia Eventos fixos permite incluir cobranças recorrentes além do valor principal do contrato, como taxas de impressão, registro de documentos ou outros serviços com valor e frequência definidos. Esses eventos são faturados automaticamente junto ao contrato nos meses configurados. Após o primeiro faturamento, não é possível excluir um evento fixo já processado, nesse caso, o indicado é inativá-lo na coluna Encerrar, disponível na mesma guia.
7. Clique em [Incluir] para adicionar um evento fixo e configure os seguintes campos:
• No campo Evento, selecione o evento desejado;
• No campo Valor, informe o valor da cobrança;
• Na coluna Mês para faturamento, selecione os meses em que o evento deve ser faturado;
• Na coluna Inicia em, informe a competência de início da cobrança;
• Na coluna Encerrar, configure se há data de encerramento para o evento fixo;
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OBS: É possível adicionar mais de um evento fixo ao mesmo contrato. Utilize essa opção quando o cliente tiver cobranças recorrentes com valores ou frequências distintas. Caso seja necessário retirar o evento do faturamento ou do boleto, não exclua o registro: após o primeiro faturamento, a exclusão do evento só é possível se todos os faturamentos vinculados a ele forem excluídos previamente. O procedimento correto é inativar o evento na coluna Encerrar, informando a competência a partir da qual ele não deve mais ser calculado. Dessa forma, o contrato segue normalmente no período atual sem gerar o evento inativado.
8. A guia Faturamento permite ativar ou inativar o contrato para o processo de faturamento e visualizar o histórico de situações. Contratos inativos não são processados no faturamento mensal.
9. Altere o status de ativação do contrato conforme necessário e consulte o histórico de situações;
10. Clique em [Ativar contrato] para ativar ou em [Excluir situação] para retornar à situação anterior;
11. A guia Adicional anual permite configurar uma cobrança extra em um período específico do ano, como um 13º honorário. Para isso, é necessário vincular um evento e definir as regras de valor e faturamento.
Para dúvidas sobre o adicional anual, acesse:
Como configurar adicional anual no contrato?
12. Na guia Contrato, emita o contrato e salve-o em PDF. Se necessário, inclua testemunhas. Para personalizar o modelo de documento do contrato com variáveis do sistema, consulte a solução
Como personalizar contrato de Honorários?
14. Finalize clicando no botão [Gravar] para salvar todas as configurações do contrato.
Dica Extra: É possível cadastrar mais de um contrato para o mesmo cliente. Utilize essa opção quando o cliente tiver serviços com periodicidades ou regras de faturamento distintas. Por exemplo, um cliente que contratou honorários mensais de contabilidade e honorários trimestrais de folha de pagamento precisará de dois contratos separados, pois cada serviço tem uma periodicidade diferente. Para isso, acesse Arquivos > Contratos, clique em [Novo] e repita o cadastro informando o mesmo cliente, ajustando apenas a descrição, o tipo de contrato e o evento correspondente a cada serviço.
Informações Complementares
• Se os dias de vencimento forem limitados por parâmetros da empresa, apenas os dias configurados serão disponíveis para seleção;
• A guia Distrato só será habilitada se o campo Definir data de término estiver com a opção Sim na guia Geral;
• Para realizar o reajuste de valores em múltiplos contratos simultaneamente, acesse Utilitários > Reajuste de Contratos > Em Grupo.
