Para configurar e gerar tarefas corretamente no Domínio Processos, é fundamental compreender três conceitos: Data Legal, Data Meta e Competência; cada um possui função específica no controle de prazos e organização das obrigações.
Data Legal
É a data de vencimento oficial da obrigação; representa o prazo legal estabelecido pela legislação ou pelo compromisso com o cliente para entrega do documento ou cumprimento da obrigação.
• Exemplo: Se o ICMS vence no dia 10 do mês, a Data Legal é 10.
Data Meta
É a data interna do escritório para conclusão da tarefa; representa quantos dias antes da Data Legal você deseja que a tarefa seja concluída, permitindo uma margem de segurança para revisão e envio ao cliente.
• Exemplo: Se o ICMS vence no dia 10 (Data Legal) e você quer concluir a tarefa no dia 8, a Data Meta será -2 (dois dias antes do vencimento).
Competência
Indica o período de referência da obrigação, ou seja, a qual mês se refere o documento ou a tarefa.
Valores possíveis:
• 0 (zero): A competência é do mesmo mês de vencimento;
• -1 (menos um): A competência é do mês anterior ao vencimento;
• +1 (mais um): A competência é do mês seguinte ao vencimento.
Exemplo: A folha de pagamento de setembro que vence em outubro tem competência -1 (mês anterior ao vencimento).
Tabela Comparativa com Exemplos Práticos
Como Configurar Tarefas Recorrentes
1. Acesse Configure > Tarefas > Recorrentes;
2. Clique em [+ Novo] ou selecione uma tarefa existente para editar;
3. Preencha os campos corretamente:
Data Legal: Informe o dia do vencimento da obrigação (exemplo: 10 para ICMS que vence dia 10);
Data Meta: Informe quantos dias antes da Data Legal você quer concluir a tarefa, usando valores negativos: -1, -2, -3, etc.;
Competência: Use -1 para obrigações do mês anterior, 0 para obrigações do mesmo mês, +1 para obrigações do mês seguinte;
4. Marque a opção "Dias Úteis" se necessário > se marcada, o sistema considerará apenas dias úteis no cálculo da Data Meta;
5. Ou, Postergar, caso a Data Legal caia em um final de semana ou feriado, seja postergado para o próximo dia útil;
6. Clique em [Gravar] para salvar as alterações.
Geração Manual de Tarefas
Ao gerar tarefas manualmente, selecione o mês de VENCIMENTO, não o mês de competência.
1. Acesse Configure > Tarefas > Recorrentes > Gerenciar;
2. Selecione a tarefa desejada;
3. Clique em Geração;
4. Selecione o mês de VENCIMENTO (não de competência);
5. Clique em [Gerar] tarefas;
6. Confira a tarefa gerada com as informações.
Informações Complementares
• O sistema gera automaticamente as tarefas do mês seguinte no dia 20 de cada mês. Exemplo: no dia 20 de setembro, são geradas as tarefas que vencem em outubro. Você pode trocar este dia, duvidas,
clique aqui.
• Sempre use o mês de VENCIMENTO na geração manual de tarefas, não o mês de competência.
• Teste a configuração antes de aplicar para todos os clientes.
• Marque "Dias Úteis" apenas se a legislação exigir contagem em dias úteis.
• Verifique os filtros se as tarefas não aparecerem na listagem (data, status, departamento, responsável).
• Não é possível editar tarefas que já foram geradas. Se precisar fazer alterações, 1. Remova a tarefa gerada. 2. Ajuste a configuração da tarefa recorrente 3. Gere novamente.
• Você pode criar várias tarefas diferentes para o mesmo cliente. Exemplo: uma tarefa para cada tipo de documento (folha, ICMS, ISS, etc.) ou uma tarefa para cada funcionário (contra-cheques individualizados).
