Contabilidade

Mensagem SPED ECF: 'O balanço referencial possui uma diferença de ativo e passivo. Deseja gerar o arquivo mesmo assim?'

  • Causa
Esta mensagem alerta o usuário de que o SPED ECF não pode ser gerado, pois a contabilidade da empresa não está fechada e há diferença entre ativo e passivo no balanço referencial.
 
  • Solução
Como é uma mensagem de alerta, você pode clicar em [Sim] e emitir o SPED ECF mesmo com a diferença, porém recomendamos clicar em [Não], identificar e resolver o problema, e só depois gerar o SPED ECF com a contabilidade fechada, conforme segue:
 
Verifique se a diferença também está no Balanço Patrimonial. Para isso, acesse Relatórios > Balanço, emita o balanço com a opção '[ ] Emitir com plano referencial' desmarcada e confira se a diferença permanece. Se a diferença estiver no Balanço Patrimonial, corrija primeiro esse problema, pois isso pode resolver a divergência no Balanço Referencial. Para mais detalhes, clique aqui.
 
Se a diferença estiver apenas no Balanço Referencial, siga os passos abaixo até solucionar o problema.
 
1. Faça o mapeamento de todas as contas contábeis com movimento
Primeiro, certifique-se de que todas as contas contábeis com movimento estão vinculadas a uma conta referencial, conforme abaixo:
 
1. Acesse o menu Utilitários > Vincular Plano Referencial às Contas Contábeis;
2. No quadro Opções, marque as opções '[x] Ocultar contas contábeis vinculadas ao plano de contas referencial' e '[x] Ocultar contas contábeis sem movimento';
3. No quadro Plano de Contas Referencial, campo Instituição Responsável, selecione o plano de contas referencial da empresa;
4. No quadro Contas Contábeis, selecione a conta contábil e, no quadro Plano Referencial, escolha a conta referencial para vinculação;
5. Clique no botão [Gravar vínculo] para concluir o mapeamento da conta;
6. Repita esse procedimento para todas as contas contábeis com movimento e sem vínculo referencial;
7. A conta contábil de Apuração do Resultado do Exercício não precisa ser mapeada, apenas deve ser informada na guia Natureza das Contas dos Parâmetros com o grupo 'Outros', que não precisa ser mapeado. Para mais detalhes, clique aqui.
 
2. Confira se alguma conta contábil possuí mais de uma referencial vinculada
O segundo passo é garantir que cada conta contábil tenha apenas uma conta referencial vinculada, pois, se houver mais de uma, o sistema não identifica para qual conta deve gerar o lançamento referencial, ficando assim sem lançamento referencial para essa conta.
 
Identificação das contas com problema
O sistema possuí um relatório que mostra somente as contas com esse problema, então faça a emissão conforme segue:
 
1. Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento das Contas;
2. No quadro Plano de contas referencial, selecione o plano de contas referencial da empresa;
3. No quadro Opções, marque: '[X] Destacar linhas', '[X] Destacar contas sintéticas', '[X] Imprimir traço entre as contas' e '[X] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada';
4. Clique em [OK] para emitir o relatório;
5. O relatório mostrará as contas com mais de uma conta referencial vinculada.
 
Ajuste das contas identificadas
Se o relatório acima demonstrar contas com mais de uma referencial vinculada, então faça o ajuste conforme abaixo:
 
1. Acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis;
2. Clique no botão [Editar] e no campo Código, informe o código da conta contábil com problema, encontrada no relatório emitido anteriormente, e pressione a tecla [Enter];
3. Na guia Planos referenciais > SPED ECF/SPED Contábil, selecione a conta referencial indevida e clique em [Excluir]. Apenas uma conta referencial deve permanecer no cadastro;
4. Ao clicar em [Excluir], pode aparecer a mensagem:
 
'Esta conta possui lançamento(s) na(s) empresa(s): XX. Para desvincular esta conta referencial, primeiro transfira todos os lançamentos desta conta para outra conta referencial. Para isso, acesse Utilitários > Ajustes de lançamentos SPED ECF > Transferir lançamentos entre contas referenciais.';
 
5. Nessa situação, transfira os saldos das contas referenciais antes de realizar a exclusão. Para mais detalhes, clique aqui;
6. Clique em [Gravar] para salvar a alteração;
7. Repita esse procedimento para todas as contas com problemas que foram encontradas no relatório.
 
3. Confira se alguma conta contábil está vinculada em uma referencial de natureza distinta
A terceira verificação garante que todas as contas contábeis estejam vinculadas a referenciais da mesma natureza, evitando, por exemplo, que uma conta de ativo seja vinculada a um referencial de despesa, ou vice-versa.
 
Identificação das contas com problema
O sistema possuí um relatório que mostra somente as contas com esse problema, então faça a emissão conforme segue:
 
1. Acesse o menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento das Contas;
2. No campo Instituição Responsável, selecione o plano de contas referencial utilizado pela empresa;
3. No quadro Opções, marque: '[X] Destacar linhas', '[X] Destacar contas sintéticas', '[X] Imprimir traço entre as contas', '[X] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta';
4. Clique em [OK] para emitir o relatório;
5. O relatório exibirá as contas com conta referencial de natureza distinta;
 
Ajuste das contas identificadas
Se o relatório acima demonstrar contas contábeis vinculadas em referenciais de natureza distinta, então faça o ajuste conforme abaixo:
 
1. Acesse o menu Arquivos > Contas Contábeis;
2. Localize a conta contábil com problema e, na guia Planos referenciais > SPED ECF/SPED Contábil, inclua a nova conta referencial correta, e fique com as duas contas temporariamente;
3. Clique em [Gravar] e, na mensagem exibida, clique em [Sim], pois a duplicidade de contas referenciais será temporária;
4. Após, acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Transferir Lançamentos Entre Contas Referenciais;
5. No campo Conta Contábil, informe a conta contábil para transferência dos lançamentos referenciais;
6. No quadro Filtro, no campo Conta referencial, informe a conta referencial de origem e defina a data inicial e final;
7. Clique em [Listar] e depois em [Todos];
8. No campo Conta referencial destino, informe a nova conta referencial que receberá os lançamentos;
9. Clique em [Transferir] para concluir a transferência e, em seguida, exclua a conta referencial antiga do cadastro da conta contábil;
10. Repita o procedimento para todas as contas com problemas identificadas no relatório.
 
4. Confira se os saldos referenciais foram inicializados (apenas se houver lançamentos anteriores a 01/01/2014)
A quarta verificação se aplica apenas para as empresas que possuem lançamentos no Domínio anteriores a 01/01/2014. Se for o seu caso, siga conforme abaixo:
 
1. Acesse Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Inicialização de Saldo das Contas Referenciais;
2. No quadro Filtro, mantenha a data 01/01/2014 no campo Data de início da validade das contas referenciais;
3. Clique em [Listar], após em [Importar] e depois em [Gravar] para concluir.
 
5. Exclua os lançamentos referenciais e gere-os novamente
Para concluir todo processo e resolver a diferença entre ativo e passivo no balanço referencial, exclua os lançamentos referenciais do período e gere-os novamente conforme as instruções abaixo:
 
Exclusão
1. Acesse o menu Utilitários > Exclusão > Contas Referenciais e Lançamentos Referenciais do SPED ECF;
2. No quadro Forma de Exclusão, selecione a opção '[x] Excluir somente lançamentos referenciais';
3. No quadro Período para Exclusão dos Lançamentos Referencias, informe a Data inicial e Data Final do período que você está trabalhando;
4. Clique no botão [OK] e, em seguida, em [Sim] na mensagem exibida para concluir.
 
Regerar os Lançamentos Referenciais
1. Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
2. No quadro Filtro, marque a opção '[x] Data inicial' e defina uma data inicial e final para gerar os lançamentos referenciais, ou deixe desmarcado para considerar todo o período;
3. Clique em [Listar], após em [Todos] e por fim em [Gerar];
4. Será apresentada uma mensagem, clique em [Sim] para concluir;
5. Após concluir o processo, emita novamente o balanço referencial e verifique se a diferença entre ativo e passivo foi solucionada.
 
6. Compare os saldos contábeis e referenciais para identificar a origem da diferença
Se, após realizar as validações anteriores, a diferença entre Ativo e Passivo permanecer, compare o Balancete Contábil com o Balancete Referencial para identificar em qual grupo está ocorrendo a divergência.
 
Identifique a conta com diferença
Compare os valores entre o balancete contábil e o balancete referencial, conforme abaixo:
 
1. Acesse o menu Relatórios > Balancete, marque a opção 'Classificação' na guia Imprimir e salve em PDF;
2. Acesse o menu Relatórios > Balancete, marque a opção 'Emitir com o plano referencial' e salve em PDF;
3. Compare os valores das colunas de Saldo Anterior, Débito, Crédito e Saldo Atual do Ativo contábil e do Ativo referencial;
4. Repita a conferência para os demais grupos;
5. Após localizar o grupo divergente, compare os subgrupos e contas sintéticas até identificar a conta responsável pela diferença;
6. Depois de identificar a conta, verifique em qual informação ocorre a divergência: Saldo Anterior, Débito ou Crédito do período;
7. Quando a divergência estiver no Saldo Anterior, ela pode ter origem em lançamentos de períodos anteriores ou em saldo anterior informado incorretamente na conta referencial;
8. Para divergências nos movimentos do período, compare os totais de débitos e créditos entre os balancetes;
9. Caso necessário, reduza o período de emissão para mensal ou diário, facilitando a identificação da divergência;
 
Consulte os lançamentos
1. Após identificar a conta e o período da divergência consulte os lançamentos contábeis envolvidos pelo menu Movimentos > Consulta e Lançamentos;
2. Informe a conta, o periodo e clique no botão [Listar];
3. Verifique as informações da guia Geral e da guia Referencial, pois os valores apresentados no Balancete Referencial são gerados com base nessas informações;
4. Caso identifique lançamentos com informações incorretas, realize os ajustes necessários e confirme se os dados referenciais foram atualizados corretamente;
5. Para divergências relacionadas ao Saldo Anterior, acesse o cadastro da conta contábil e, na guia Planos Referenciais, verifique a coluna Saldo Anterior. Caso o valor esteja incorreto, utilize o botão [Importar] para atualizá-lo;
6. Após concluir os ajustes, emita novamente o Balanço Referencial e verifique se a diferença entre Ativo e Passivo foi solucionada.
 
Importante! 
Caso a conta identificada com diferença esteja vinculada à conta referencial 2.01.01.17.13 - Dividendos a Pagar, verifique o período dos lançamentos referenciais. Essa conta referencial foi encerrada em 31/12/2020 e substituída por contas analíticas. Em algumas situações, essa alteração pode ocasionar divergências nos saldos referenciais. Para mais informações sobre esse cenário e como corrigi-lo, clique aqui.
 
Relatórios e Telas Auxiliares
Abaixo está uma lista de relatórios e telas importantes para analisar esses problemas:
 
• Balanço Patrimonial do período, emitido no menu Relatórios > Balanço;
• Balanço Referencial do período, emitido no menu Relatórios > Balanço com a opção '[x] Emitir com plano referencial' marcada;
• Relatório contas contábeis com mais de uma referencial, emitido no menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento das Contas com a opção '[X] Imprimir somente as contas com mais de uma conta referencial vinculada' marcada;
• Relatório contas contábeis vinculadas em referenciais de outra natureza, emitido no menu Relatórios > Plano Referencial > Relacionamento das Contas com a opção '[X] Imprimir somente as contas com conta referencial de natureza distinta' marcada;
 

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