A integração contábil de honorários automatiza a geração de lançamentos contábeis a partir das operações realizadas no módulo Honorários. Você pode configurar a integração de três formas distintas:
• Contabilidade do escritório: reconhece as receitas do seu escritório ao realizar faturamentos ou baixar recebimentos;
• Contabilidade dos clientes: registra as despesas com honorários e provisões na contabilidade de cada cliente;
• Ambas simultaneamente: gera os lançamentos tanto no escritório quanto nos clientes de forma automática.
Essa flexibilidade permite que você escolha integrar apenas a contabilidade do escritório, apenas a dos clientes ou ambas, conforme a necessidade do seu fluxo de trabalho.
1. Parâmetros Gerais
Esta etapa define as configurações globais do sistema para habilitar a geração automática de lançamentos contábeis e estabelecer como as contas de Clientes e Fornecedores serão criadas no plano de contas.
1. Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2. Na guia Contabilidade, subguia Geral, selecione a opção '[x] Gerar lançamentos contábeis';
3. No campo Empresa onde serão gerados os lançamentos, selecione a empresa que representa o seu escritório;
4. No quadro Mostrar sempre os lançamentos contábeis, marque as opções desejadas para conferir os dados antes de gravar;
5. Na subguia Contas, você define a automação para novos clientes:
• Marque '[x] Cada cliente gera uma conta' e '[x] Classificação diferente para cada conta' para que o sistema crie contas analíticas de forma automática no seu plano de contas;
• Marque '[x] Código do fornecedor igual ao da conta' para que, ao cadastrar um novo fornecedor ou cliente, o código criado seja igual ao código da conta contábil ou o código seguinte, quando já existir outra conta contábil com o mesmo código;
• No campo Classificação, informe o código sintético (exemplo: 1.1.03.01) onde esses clientes serão agrupados;
6. Nas subguias Contas a Receber, Contas a Pagar e Impostos, configure as contas e históricos padrão para as operações do seu escritório;
7. Clique em [Gravar].
OBS: As telas de Fornecedores nos Parâmetros seguem a mesma vigência cadastrada no módulo Escrita Fiscal, mantendo a integridade dos dados entre os módulos.
2. Configuração no Cadastro de Clientes
Nesta etapa, você define se os honorários faturados devem gerar lançamentos contábeis na contabilidade do próprio cliente, registrando a despesa com honorários no plano de contas dele. Esta configuração é individual por cliente, permitindo que você escolha quais clientes terão seus honorários integrados.
1. Acesse o menu Arquivos > Clientes e localize o cliente desejado;
2. Na guia Contabilidade, subguia Escritório, informe a conta contábil deste cliente no plano de contas do Escritório (Ativo Circulante);
3. Na subguia Cliente > Geral, selecione '[x] Gera lançamentos contábeis na Contabilidade do cliente';
4. No campo Honorários a pagar, informe a conta de passivo no plano de contas do Cliente;
5. Na subguia Opções, no campo Mostrar sempre os lançamentos contábeis, selecione as opções onde os lançamentos serão demonstrados;
6. Nas subguias Pagamento, Contas de despesas, Adiantamento, Retenções, Renegociações e Outras contas, informe as contas e históricos para cada situação;
7. Clique em [Gravar].
OBS: Certifique-se de que as contas de Débito e Crédito sejam diferentes. O sistema não grava lançamentos com contas idênticas.
3. Configuração de Eventos
Cada tipo de receita que você cobra (Honorário, Reembolso, Consultoria, etc.) precisa estar configurado individualmente para integração contábil. Aqui você determina quais eventos devem gerar lançamentos e em quais contas contábeis eles serão registrados, tanto no escritório quanto nos clientes.
1. Acesse o menu Arquivos > Eventos e localize o evento desejado;
2. Na guia Contabilidade, a opção '[ ] Não gerar lançamentos contábeis para este evento' deve estar DESMARCADA;
3. No quadro Receita do Escritório, informe a Conta Crédito e o Histórico;
4. No quadro Pagamento a terceiros realizado antecipadamente pelo escritório, informe a Conta Débito e o Histórico (caso utilize este fluxo);
5. Clique em [Gravar].
4. Executar a Integração Contábil
Após calcular o faturamento e realizar as baixas, esta etapa envia os dados para a contabilidade. A integração gera os lançamentos contábeis de acordo com as configurações definidas anteriormente nos parâmetros, clientes e eventos.
1. Acesse o menu Processos > Integração Contábil;
2. No quadro Competência, informe o período desejado;
3. No campo Gerar, selecione a opção adequada ao seu cenário:
• Se você emite apenas Recibos ou Boletos (sem NFS-e pelo sistema), selecione Notas não emitidas ou Ambos;
• Se deixar como Somente notas emitidas e você não emite nota pelo sistema, será exibida a mensagem Não existem faturamentos;
4. No quadro Data do lançamento, escolha se deseja usar a data do faturamento/recibo ou uma data fixa;
5. Marque se deseja gerar os lançamentos do '[x] Escritório', dos '[x] Clientes' ou ambos;
6. Clique em [Gerar], confira os lançamentos na tela que se abre e clique em [Gravar].
Informações Complementares
• Diferente do faturamento, a contabilização das baixas (pagamentos) ocorre no momento em que você grava a baixa no Honorários, desde que os parâmetros estejam configurados corretamente;
• Se você integrou um período inteiro com a conta errada, não apague um por um. Acesse o módulo Contabilidade, menu Utilitários > Alterar Lançamentos > Contas e substitua a conta errada pela correta de uma só vez;
• Estabeleça o hábito de integrar logo após o fechamento do faturamento mensal. Isso evita acúmulo de pendências e garante que o Balancete do cliente e do escritório estejam sempre atualizados.
• Caso ocorra o erro que não existem faturamentos para gerar, provavelmente foram os filtros incorretos na tela de integração (especialmente o filtro de Notas Fiscais e Tipo de faturamento), falta de marcação da opção de integração contábil no cadastro do cliente ou do evento, ausência de consulta de situação de lote para NFS-e, ou inexistência de faturamento na competência informada.
