Com o Busca NF-e, os documentos fiscais dos seus clientes chegam sozinhos dos portais oficiais direto para o sistema Domínio — sem cobrar XML, sem pasta compartilhada, sem digitação. Mais agilidade na escrituração, menos retrabalho para a equipe fiscal.
O que é o Busca NF-e?
É uma ferramenta do sistema Domínio que automatiza a captura dos documentos fiscais eletrônicos emitidos em nome dos seus clientes. A ferramenta se comunica por API diretamente com os portais oficiais — Receita Federal, Portal Nacional da NFS-e e SEFAZ — baixa os XMLs e os disponibiliza no banco de dados do escritório, prontos para importação na Escrita Fiscal.
Sem intervenção manual. Sem depender do cliente enviar arquivo.
Com o Busca NF-e, você pode:
• Baixar automaticamente NF-e, CT-e, NFS-e Padrão Nacional e NFC-e;
• Definir horários de download e de envio das notas;
• Habilitar cliente por cliente e escolher quais tipos de documento buscar em cada um;
• Manifestar automaticamente a Ciência da Operação nas NF-e de entrada;
• Escriturar os documentos manualmente ou por rotina automática, em várias empresas ao mesmo tempo;
• Armazenar os XMLs no BOX-e, sem se preocupar com espaço ou envio;
• Acompanhar o histórico de downloads, notas com erro e o motivo de cada inconsistência;
• Instalar o buscador na máquina do próprio cliente, quando ele não puder disponibilizar o certificado digital ao escritório.
Quais documentos o Busca NF-e baixa?
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NF-e: Nota Fiscal Eletrônica (entrada e saída): capturada na Receita Federal;
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CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico: capturado na Receita Federal;
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NFS-e Padrão Nacional: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: capturada no Portal Nacional, disponível apenas para prefeituras já integradas ao Padrão Nacional;
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NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica: capturada na SEFAZ, exclusiva para empresas dos estados de São Paulo e Santa Catarina.
O que muda na rotina do seu escritório?
Sem o Busca NF-e
• Sua equipe cobra o XML do cliente todo mês;
• Arquivos chegam por e-mail, WhatsApp ou pasta compartilhada;
• Nota que o cliente esqueceu de enviar fica de fora da escrituração;
• Alguém manifesta a Ciência da Operação nota por nota;
• A equipe fiscal começa o mês organizando pasta;
• O fechamento depende da boa vontade do cliente.
Com o Busca NF-e
• Os documentos são baixados sozinhos dos portais oficiais;
• Chegam direto ao banco de dados, no horário que você define;
• Tudo que foi emitido em nome do cliente é capturado;
• Ciência da Operação manifestada automaticamente;
• A equipe fiscal começa o mês escriturando;
• O fechamento acontece no ritmo do escritório.
Como Ativar o Busca NF-e?
O Busca NF-e já está incluído nos pacotes Domínio Max e Domínio Premium (plano anterior). Para confirmar o seu pacote, acesse no sistema Domínio o menu Ajuda > Sobre, campo Produto.
Nos pacotes Domínio One e Domínio Pro, o módulo é contratado como adicional:
1. Acesse o ambiente de atendimento e suporte da Domínio e clique em [Entrar], com o usuário e senha do gerente/administrador do escritório — o perfil que possui permissão para contratar novos produtos;
2. No canto superior esquerdo, clique no menu de troca de módulos e selecione o módulo Suporte;
3. Acesse Contratações de serviços > Busca NF-e;
4. Leia a descrição do módulo e clique em [Avançar];
5. Na tela de Contratação, confira o valor da mensalidade e a data do primeiro vencimento;
6. No campo Auxílio/Vendedor, indique se a ativação foi feita com ou sem o auxílio de um vendedor;
7. Leia o Contrato de Licença de Uso de Software e, estando de acordo, clique em [Li e Aceito];
8. Na mensagem de confirmação da locação, clique em [Sim];
9. Após a ativação, o departamento de implantação entra em contato para agendar a configuração inicial da ferramenta.
Como configurar o Busca NF-e no escritório?
A configuração varia conforme o ambiente do seu escritório. Em ambos os casos o roteiro é o mesmo: configurar o gerenciador, habilitar os clientes e os tipos de documento, e iniciar o processo.
Domínio Local
1. Abra o menu Iniciar do Windows, digite Busca NF-e Escritório e execute como Administrador;
2. Na guia Geral, selecione a conexão do banco de dados, defina o Horário para download do XML e, se o escritório utiliza o serviço, configure o Envio de Notas para o BOX-e;
3. Ainda na guia Geral, clique em [Gerar Código de Identificação] — esse código é usado nas configurações do Busca NF-e nos clientes do escritório;
4. Na guia Inicialização, escolha entre inicialização Automática ou Manual;
5. No sistema Domínio, acesse Arquivos > Configuração de Importação > Busca NF-e, marque as empresas na coluna Importar e selecione No escritório na coluna Download do XML;
6. Nas [...] da coluna Configuração, escolha os tipos de documento de cada empresa e vincule o certificado digital correspondente na guia Certificados;
7. Grave as configurações e, na guia Inicialização do gerenciador, clique em [Iniciar].
Domínio Web
1. No módulo Escrita Fiscal, acesse Arquivos > Configuração de importação > Busca NF-e, selecione as empresas e marque No Cliente do Escritório na coluna Download do XML;
2. Baixe e instale o Gerenciador Busca NF-e Cliente na máquina que fará os downloads;
3. Abra o gerenciador e, na guia Geral, defina o Horário para download do XML, o Horário para envio das notas e informe o Código de identificação do escritório;
4. Na guia Configurações, clique em [Incluir] e cadastre cada empresa: nome, inscrição, tipos de documento e certificado digital;
5. Defina a forma de inicialização e grave. O processo de busca é iniciado automaticamente.
Importante! O gerenciador do Busca NF-e deve permanecer aberto para que as notas sejam importadas dos portais para o sistema.
E quando o cliente não disponibiliza o certificado digital?
Quando o cliente não pode ou não quer entregar o certificado digital ao escritório, o Busca NF-e é instalado e configurado na máquina do próprio cliente. Ele utiliza o certificado que já tem em mãos, e os documentos capturados são enviados automaticamente ao banco de dados do escritório.
O cliente mantém o certificado sob o controle dele. Você recebe os XMLs do mesmo jeito.
O roteiro é direto: habilite o cliente no sistema com a opção No Cliente do Escritório, instale o Gerenciador Busca NF-e na máquina dele — na mesma versão usada no escritório — e configure o gerenciador informando o Código de Identificação gerado pelo escritório, a empresa, os tipos de documento e o certificado digital. Na guia Envio de notas, defina se os documentos vão direto para o escritório ou para armazenamento no BOX-e.
E se o cliente não tem certificado digital?
O Busca NF-e depende de certificado digital válido para acessar os portais. Se o seu cliente não tem, ou se o certificado dele está perto de vencer, isso não precisa virar um impedimento — pode virar receita.
Com o Domínio Certificados, seu escritório adquire certificados digitais A1 para Pessoa Física ou Jurídica direto na plataforma, sem acessar sites externos. O escritório conduz a compra e o pagamento em nome do cliente e repassa o investimento da forma que fizer mais sentido para o negócio — incorporando aos honorários, por exemplo, e definindo o valor de comercialização que preferir. Para o cliente, basta fazer a videoconferência de confirmação de identidade.
E tem um ganho direto na operação do Busca NF-e: certificado vencido é uma das causas mais frequentes de erro de comunicação nos portais. No Domínio Certificados você acompanha o status de todos os certificados (Ativo, A vencer, Vencido, Pendente), recebe notificações de vencimento por e-mail e configura a renovação automática — o buscador não para porque alguém esqueceu de renovar.
Como importar e escriturar os documentos?
Os XMLs baixados usam a mesma configuração de importação do Arquivo XML. Se o escritório já importa NF-e, CT-e, NFS-e Padrão Nacional e NFC-e por XML, essa configuração pode ser reaproveitada.
Confira as notas disponíveis
1. No módulo Escrita Fiscal, na parte inferior da barra do Domínio Atendimento, clique no ícone do Busca NF-e;
2. Na tela de Status do Busca NF-e, clique nas [...] da coluna Histórico;
3. Informe o período, clique em [Listar] e veja as notas baixadas, com data de download e data de emissão.
Importação manual
1. Acesse Utilitários > Importação > Importação Padrão > Busca NF-e;
2. No quadro Filtro, informe o Período Inicial e Final;
3. No campo Notas, escolha entre importar somente as notas ainda não importadas ou todas;
4. No quadro Importar, selecione o que deseja importar;
5. Clique em [Importar].
Importação por rotina automática
A escrituração também pode ser feita por rotina automática, configurando várias empresas para importar ao mesmo tempo. É o caminho recomendado para escritórios com grande volume de clientes.
Saiba mais: Como configurar Rotinas Automáticas?
Precisa dos arquivos XML?
Eles não ficam armazenados na máquina, mas podem ser exportados: na mesma tela de importação, no quadro Exportar arquivo, informe o caminho e o período e clique em [Exportar].
Como acompanhar os downloads e identificar erros?
O gerenciador mostra a situação de cada empresa configurada:
Verde: a conexão da ferramenta com o certificado está correta e o certificado acessou o portal da Receita Federal com sucesso;
Vermelho: erro de comunicação.
No botão reticências [...] da coluna Histórico, você vê quantas notas foram baixadas, quais não foram, quais seguiram para o BOX-e e, na coluna Erros, as notas com inconsistência e o motivo de cada uma. A guia Comunicação exibe a situação do processo, com data e hora.
Os erros de comunicação mais comuns têm causas simples: falta de conexão com a internet, certificado digital vencido ou não instalado corretamente, portal da NF-e fora do ar ou rejeição por consumo de acesso — neste último caso, basta aguardar 1 hora e tentar novamente.
