O Busca NF-e está disponível para sistemas operacionais Windows e já está incluso nos pacotes Domínio Premium e Domínio Max. Caso você utilize os pacotes Domínio Plus, Start ou Empresarial, é necessário contratar o produto antes da configuração, para isso acesse:
Como contratar o Busca NF-e?.
Com o Busca NF-e é possível realizar o download de documentos fiscais eletrônicos, como NF-e, CT-e, NFS-e Padrão Nacional e NFC-e (exclusiva para empresas do estado de São Paulo). Para configurar o Busca NF-e no Domínio Local, siga os passos abaixo.
Para configurar o Busca NF-e no Domínio Local, siga os passos abaixo:
1. Configurar Gerenciador Busca NF-e
O primeiro passo é configurar o gerenciador do Busca NF-e no Escritório, para que a ferramenta fique pronta para ser iniciada logo após a habilitação dos clientes, conforme segue:
1. Clique menu Iniciar do Windows, digite Busca NF-e Escritório e execute como Administrador;
2. Clique no ícone Busca NF-e Escritório para abrir a tela de configuração do processo;
3. Na guia Geral, no quadro Conexão do Banco de Dados, selecione o nome da conexão do sistema;
4. No quadro Horário para download do XML selecione:
• '(x) Ao iniciar o gerenciador': Para que os downloads das notas sejam realizados quando o gerenciado do Busca NF-e iniciar;
• '(x) Determinar horário': Ao selecionar esta opção, você pode definir os horários em que o gerenciador do Busca NF-e realizará os downloads.
5. O quadro Envio de Notas para o Box-e estará habilitado apenas para usuários do serviço Box-e para armazenamento de XML. Com essa opção, o download é realizado e as notas são enviadas diretamente para o Box-e, sem intervenção manual.
6. No quadro Identificação do Escritório, clique no botão [Gerar Código de Identificação]. Esse código será utilizado nas configurações do Busca NF-e nos clientes do escritório, quando necessário;
7. Na guia Inicialização, selecione a forma de iniciar o gerenciador Busca NF-e;
• '(x) Automática': Para que a inicialização seja automática;
• '(x) Manual': Para que seja iniciado pelo usuário manualmente quando necessário.
8. A guia Conexão é destinada apenas para escritórios com PROXY. Caso não utilize PROXY, não é necessário preencher esta guia;
9. Na guia Download do XML com Certificado A3, são listadas todas as empresas configuradas na Escrita Fiscal para buscar NF-e. Conecte o Certificado A3 ao computador e clique em [Baixar XMLs] para realizar a busca.Durante esse processo, as demais guias ficarão desabilitadas;
10. Na guia Histórico, é exibido o status de cada empresa após a configuração no sistema. Na primeira configuração do gerenciador, a guia aparecerá em branco. Quando o status for:
• Verde: indica que a conexão da ferramenta com o certificado está correta e que o certificado acessou corretamente o site da Receita Federal com sucesso;
• Vermelho: indica erro de comunicação.
11. Ao clicar no botão [...] na coluna Histórico, são exibidas informações sobre NF-e baixadas, não baixadas, enviadas para o Box-e e não enviadas para o Box-e. Na coluna Erros, são exibidas as notas com erros e o motivo da inconsistência
12. Na guia Comunicação, é exibida a situação da comunicação, como "Processos concluídos", além da data e hora em que ocorreu.
OBS: Os erros de comunicação podem ocorrer por diversos motivos, como falta de conexão com a internet, certificado digital não instalado corretamente ou vencido, portal da NF-e fora do ar, rejeição de consumo de acesso, sendo necessário aguardar 1 hora para tentar novamente, entre outros.
13. Após concluir as configurações, clique no botão [Gravar]. O sistema exibirá a mensagem a seguir:
14. Clique em [Sim] para confirmar.
2. Habilitar Clientes e Tipo de Documentos
Após configurar o Gerenciador do Busca NF-e, habilite os clientes para os quais deseja buscar os documentos e selecione os tipos de documentos (NF-e, CT-e e/ou NFS-e Padrão Nacional) que serão importados de cada cliente, conforme orientações abaixo:
1. Acesse o menu Arquivos > Configuração de Importação > Busca NF-e;
2. Serão exibidas todas as empresas do banco de dados com CNPJ informado;
3. O campo Código de Identificação será preenchido automaticamente com um código para importação das notas, este código é gerado na configuração anterior;
4. Na coluna Importar, selecione as empresas para realizar a importação das Notas Fiscais e, na coluna Download do XML, informe No escritório;
5. Clique nas [...] na coluna Configuração, na guia Geral, selecione os tipos de notas que deseja importar;
6. Ao marcar '[x] Nota Fiscal Eletrônica – NF-e' no quadro Entrada, selecione se deseja Realizar a Manifestação como Ciência da Operação;
Obs: A opção '[x] Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica - NFC-e' no quadro saídas apenas ficará habilitado para empresas do estado de São Paulo.
8. Na guia Certificados, quadro Certificado da própria empresa, selecione o certificado correspondente à empresa. Se selecionado a nota de saída NF-e o quadro Certificado Digital de Terceiro deve ser informado, conforme dica abaixo:
• Notas Fiscal de Saída - NF-e: Para que o Busca NF-e consiga baixar as notas de Saída no Portal Federal, será necessário realizar uma configuração no Software Emissor de Notas Fiscais do cliente. Se ainda não foi feito, e tem dúvidas, acesse:
Como configurar download Notas Fiscais Saída Busca NF-e?
• Nota Fiscal e Serviço Eletrônica - NFS-e: somente será possível caso a prefeitura esteja dentro do Padrão nacional. Para verificar se a prefeitura já está nesta modalidade, consulte o link
Microsoft Power BI, onde possuem todas as prefeituras
integradas no padrão nacional.
OBS: Somente estará disponível o certificado para seleção caso o mesmo já esteja instalado no computador que está sendo configurado o Busca NF-e.
9. Clique em [Gravar] e repita esse processo com todas as empresas selecionadas;
10. Clique em [Gravar] na tela inicial de configuração para concluir.
3. Iniciar o Busca NF-e
Após configurar o gerenciador do Busca NF-e, e habilitar os clientes, você já pode voltar ao gerenciador para iniciar o mesmo, conforme abaixo:
1. No gerenciador do Busca NF-e, na guia Inicialização, no quadro Iniciar/Parar processo de importação de NF-e, clique em [Iniciar].
2. O gerenciador de Busca NF-e será iniciado e as empresas configuradas para importar a NF-e começarão automaticamente a busca dos arquivos. Se a inicialização estiver configurada como automática, basta iniciar o processo pela primeira vez.
Importante!
• O gerenciador do Busca NF-e deve permanecer aberto para que as notas sejam importadas dos portais para o sistema;
4. Importação/Escrituração dos Documentos
Após concluir as etapas anteriores, os documentos estarão prontos para importação e escrituração na Escrita Fiscal. A importação utiliza a mesma configuração do Arquivo XML. Se você já importa NF-e, CT-e, NFS-e Padrão Nacional e NFC-e via Arquivo XML, pode reutilizar essa configuração para importar os documentos obtidos pelo Busca NF-e.
Verifique as notas disponíveis
Antes de importar os XMLs, é possível visualizar as notas ficais baixadas com a informação de data de download e data de emissão.
1. No módulo Escrita Fiscal na parte inferior da barra do Domínio Atendimento, clique sobre o ícone do Busca NF-e;
2. Na tela de Status do Busca NF-e, clique no botão [...] da coluna Histórico;
3. Informe o período, clique em [Listar] e verifique se existem notas fiscais a serem importadas;
Importação/Escrituração Notas Fiscais Manual
Após verificar os XMLs disponíveis, para escriturar os documentos fiscais na Escrita Fiscal, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Utilitários > Importação > Importação Padrão > Busca NF-e;
2. No quadro Filtro, nos campos Período Inicial e Final, informe o período de notas que deseja importar;
3. No campo Notas, selecione a opção para importar Somente notas que ainda não foram importadas ou Todas;
4. No quadro Importar, selecione a opção que deseja importar;
5. Se necessário, clique no botão [Configurações] para verificar as configurações de importação;
6. Clique no botão [Importar] para iniciar o processo de importação.
Os XMLs não ficam armazenados na máquina, caso queira exportar os arquivos, siga os passos abaixo:
1. Na mesma tela acima de importação, no quadro Exportar arquivo, informe um caminho na sua máquina;
2. Informe o período e clique em [Exportar];
3. Os arquivos ficarão disponíveis na pasta indicada.
Importação/Escrituração por Rotina Automática
A escrituração dos documentos fiscais também pode ser feita através da rotina automática, sendo possível configurar várias empresas para importar as mesmo tempo, agilizando o processo. Para saber como configurar, acesse:
Como configurar Rotinas Automáticas?
Informações Complementares
• O Busca NF-e importará os XMLs dos últimos 90 dias. Exceto, se a empresa nunca realizou consultas ou ficou 60 dias sem consultar, o Portal não libera documentos retroativos. Portanto, certificados que nunca fizeram consultas ou estão há muito tempo sem acessar o Webservice não conseguem consultar notas antigas, devido à limitação imposta pela Receita Federal;
• Após iniciar o processo, o sistema manifestará automaticamente as NF-es de entrada com o evento 'Ciência da Operação' e realizará a busca das NF-es;
• Para manifestar e baixar uma NF-e, o sistema deve aguardar 24 horas após a autorização da NF-e, considerando a data e hora da autorização para realizar a manifestação 'Ciência da Operação';
• A ferramenta Busca NF-e importa as Notas Fiscais de Entrada disponíveis no Portal Federal da NF-e, na opção Manifestação Destinatário. Porém, conforme a Nota Técnica da Manifestação NF-e, não é possível realizar a manifestação do destinatário com Certificado de Procuração Eletrônica. A Nota Técnica determina que o evento deve ser assinado com certificado digital cujo CNPJ-Base corresponda ao do destinatário da NF-e. Portanto, o uso de Certificado de Procuração Eletrônica não é permitido pelo portal federal para essa operação. (Fonte:
Nota Técnica 2012.002).
• A ferramenta Busca NF-e não é compatível com o sistema operacional IOS (Macbook).
