A configuração desta dica deve ser realizada no ambiente do escritório e no cliente, no cliente deve ser instalado o Busca NF-e e ser definido o Certificado Digital no computador dele, e assim as notas sejam enviadas para o banco de dados do Escritório.
Entenda que a ferramenta tem 2 funções principais: ela é indicada a clientes que possuem certificado A3, onde não conseguem disponibilizar para o escritório para baixa das notas ou para divisão de empresas para funcionários do escritório, onde poderá ser instalada em estações do escritório para melhor controle das empresas, dividindo empresas entre funcionários.
OBS: Escritório com contrato Premium possuem o Busca NF-e e o BOX-e inclusos no pacote, desta forma não tem necessidade de contratá-lo fora a parte, apenas para quem possui pacote Plus e Start é necessário fazer a contratação. Caso tenha dúvidas de como contratar, acesse a dica:
Configurando o sistema no escritório
1 - Acessar o módulo Escrita Fiscal com o usuário Gerente;
2 - Acessar o menu Arquivos > Configuração de importação > Busca NF-E;
3 - Na empresa do cliente, na coluna download do XML selecionar a opção "No Cliente do Escritório".
Instalando o Busca NF-e
1 - Este utilitário deverá ser Instalado no computador/ambiente do seu cliente;
2 - Para realizar o download do arquivo a ser instalado no seu cliente clique no link abaixo e realize o download da mesma versão instalada no ambiente do Escritório.
OBS: Realize o download da mesma versão instalada no ambiente do Escritório.
3 - Após realizar o download do arquivo, execute a aplicação na máquina que será configurada o Busca NF-e;
4 - Para instalar basta ir clicando em [Avançar >] até a conclusão;
Configurando o Busca NF-e
1 - No quadro Horário para Download do XML selecione:
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Ao iniciar o gerenciador – Para realizar o download das notas no momento que o gerenciado do Busca NF-e iniciar;
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Determinar horário – Ao selecionar esta opção você poderá definir quais horários o gerenciador de Busca NF-e irá realizar os downloads;
2 - No quadro Horário para envio das notas selecione a forma como será enviado as Notas para o escritório:
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Enviar sempre no final do download – Para que as notas sejam enviadas para o escritório no final do download das notas;
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Determinar horário – Para determinar o horário do dia que serão enviadas as notas para o escritório;
3 - No quadro Configuração de envio das notas para o escritório no campo Código de identificação do escritório deverá ser informado o código gerado pelo Escritório.
Caso tenha dúvidas de como localizar o código do escritório, confira nas soluções relacionadas abaixo:
4 - Na guia Configurações, você irá incluir o Certificado Digital do Tipo A1 ou A3;
5 - Clique em [Incluir];
6 - Será aberta a janela "Busca NF-e Cliente - Configuração". Na guia Geral, quadro Empresa, informe o nome da empresa e número do CNPJ/CPF correspondente;
7 - No quadro Importar, selecione os tipos de documentos fiscais serão baixados (Entrada e Saída);
8 - Após, clique no botão [OK].
OBS: Caso possua dúvidas sobre como são baixadas as notas, acesse a dica:
9 - Na guia Certificados, quadro Certificado da própria empresa, selecione o certificado correspondente a empresa;
OBS: Somente estará disponível o certificado para seleção, caso o mesmo já esteja instalado no computador que está sendo configurado o Busca NF-e.
Importante!
A opção “Realizar a manifestação de NF-e como Confirmação de Operação quando não for possível manifestar como Ciência da operação”, poderá ser habilitada para que a ferramenta realize a baixa das notas caso a ferramenta não tenha realizado o downloads das notas efetuando a ciência da operação, cujo prazo estipulado pela Receita federal é de 10 dias após a data da emissão. Para a confirmação da operação, o prazo é maior, no entanto o cliente deverá estar ciente de que notas dentro dos 90 dias que apresentaram esta rejeição anteriormente e não foram baixadas, poderão ser baixadas caso esta opção seja habilitada.
OBS: Caso ficou com dúvidas sobre a opção, acesse o tópico de Soluções Relacionadas.
10 - No quadro Certificado de terceiro autorizado, selecione o certificado de terceiros autorizado para download de documentos fiscais de saída;
11 - No quadro Envio de notas, quadros Entrada e Saída, selecione se o documento fiscal será enviado diretamente para o escritório ou para armazenamento no BOX-e;
12 - No campo ao lado, informe a partir de qual data os documentos fiscais serão enviados;
13 - No quadro Opções, informe o E-mail de retorno do BOX-e;
14 - Após, clique no botão [OK].
15 - Clique no botão [Gravar];
16 - Na guia Inicialização selecione a forma para iniciar o gerenciador Busca NF-e;
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Automática – Para que a inicialização seja automática;
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Manual – Para que seja iniciado pelo usuário manualmente quando necessário.
17 - No quadro Iniciar/Parar processo de importação de NF-e, clique no botão [Iniciar] para começar a importar as notas ou clique no botão [Parar] para encerrar a importação das notas;
18 - A guia Conexão serve apenas para escritórios que possuem PROXY, caso não tenha, não é necessário preencher as informações desta guia;
19 - Na guia Download do XML com certificado A3 será listado todas as empresas configuradas na Escrita Fiscal para buscar NF-e através do Certificado Digital A3;
20 - Esta tela permite que você realize a busca com Certificado A3, conecte o Certificado em seu computador, clique no botão [Arquivos NF-e];
21 - Na guia Histórico será demonstrado o Status de cada empresa configurada para importar/buscar os XML’s;
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Quando na coluna Status for apresentada a cor Verde significa que não há pendência referente ao download dos arquivos;
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Quando na coluna Status for apresentada a cor Vermelha significa que houve algum erro de comunicação;
22 - Ao clicar no botão [...] da coluna Histórico será apresenta as informações das NF-e Baixadas, Não Baixadas, Enviadas para o Box-e e Não enviadas para o Box-e;
23 - Ao clicar no botão [...] da coluna Erros será apresentado às notas com erros e o motivo da inconsistência.
OBS: Os erros de comunicação podem ocorrer por vários motivos, como por exemplo, não haver conexão com a internet, certificado digital não instalado corretamente ou com data de vencimento expirada, quando o portal da NF-e estiver fora do ar ou haver rejeição de consumo de acesso devendo aguardar 1 hora para acessar novamente, dentre outros.
24 - Na guia Comunicação será demonstrada a situação que se encontra essa comunicação, como por exemplo: 'Processos concluídos'. Será demonstrado também a Data e hora em que ocorreu a comunicação;
25 - Depois de concluída as configurações, clique no botão [Gravar];
26 - O sistema irá emitir a seguinte mensagem:
“A partir de XX/XX/XXXX todas as notas serão manifestadas automaticamente como ciência da operação. Todas as NF-es de entradas após serem manifestadas serão baixadas automaticamente. Deseje gravar e iniciar o processo agora?”
27 - Se estiver de acordo com as informações indicadas, clique em [Sim] para confirmar.
28 - Neste momento será iniciado o gerenciador de Busca NF-e, automaticamente as empresas configuradas para importar a NF-e devem iniciar a busca dos arquivos.
