Para personalizar o layout (aparência e conteúdo) das notificações enviadas por e-mail aos seus clientes, você pode alterar o texto do assunto e corpo das mensagens, personalizar variáveis (como nome do remetente, empresa, documento, etc.) e habilitar ou desabilitar tipos específicos de notificações (notificações no sistema, via push em dispositivos móveis ou por e-mail).
Atenção! Esta configuração é GLOBAL e afeta TODOS os clientes do escritório. Para configurar notificações específicas por usuário ou departamento, consulte as soluções relacionadas no final desta orientação.
Quando usar esta configuração?
Esta personalização é útil quando você deseja:
• Adaptar a comunicação ao padrão do escritório - Ajustar o tom e linguagem das mensagens conforme identidade da empresa;
• Alterar o nome que aparece como remetente - Por exemplo, exibir o nome da empresa ao invés do funcionário nas publicações;
• Ajustar o conteúdo das mensagens - Torná-las mais informativas e personalizadas para seus clientes;
• Desabilitar notificações específicas - Evitar excesso de e-mails desativando notificações de documentos visualizados/não visualizados;
• Personalizar mensagens de solicitações de serviço - Configurar notificações de admissões, alterações e outras solicitações.
Personalizar Layout das Notificações
As notificações das publicações já estão previamente configuradas no sistema, porém você pode modificá-las seguindo os passos:
1. No ONVIO Gestão, acesse o menu Configuração > Notificações;
2. Acesse a guia Texto > Português (Brasil);
3. Selecione o grupo de notificações que deseja personalizar:
• Ativação de Usuário - notificações de cadastro e ativação de usuários;
• Documentos - notificações de publicação de arquivos;
• Notícias - notificações de comunicados e avisos;
4. Dentro do grupo selecionado, escolha o item específico que deseja personalizar (exemplo: Documentos > Funcionário Adiciona Novo Arquivo);
5. Personalize os campos disponíveis conforme sua necessidade:
6. No campo Assunto - Informe o título do e-mail que o cliente receberá;
7. No campo Corpo - Inclua o conteúdo principal da mensagem;
8. Em Habilitar/Desabilitar, avalie os tipos de notificação:
• '[x] Notificações no sistema' - Mensagem exibida dentro do sistema;
• '[x] Notificações via push' - Mensagem enviada para dispositivos móveis;
• '[x] Notificações por e-mail' - Mensagem enviada por e-mail;
6. Use o ícone de Variáveis para inserir informações dinâmicas no texto (exemplo prático: para que apareça o nome da empresa ao invés do funcionário, substitua {NomeDoFuncionario} por {NomeDaEmpresa} nos campos Assunto e Corpo);
7. Clique no botão [SALVAR] para aplicar as alterações;
8. Para restaurar a configuração original do sistema, clique no botão [RESTAURAR PARA PADRÃO].
Diferença entre Configuração Global e Por Usuário
É importante entender a diferença entre os tipos de configuração de notificações:
• Configuração Global (Esta dica): Altera o layout e conteúdo das mensagens para TODOS os clientes do escritório. Ideal para padronizar a comunicação.
• Configuração por Usuário: Controla quais notificações cada usuário específico recebe, permite filtrar por responsável e departamento. Ideal para evitar que usuários recebam notificações de empresas que não são responsáveis.
Exemplo: Se você deseja que nas notificações apareça "Contabilidade ABC adicionou os seguintes documentos..." ao invés de "João Silva adicionou os seguintes documentos...", use esta configuração global e substitua a variável {NomeDoFuncionario} por {NomeDaEmpresa} nos campos Assunto e Corpo da notificação.
Informações Complementares
• No quadro Corpo e Assunto, você pode clicar no ícone de Variáveis para inserir informações dinâmicas que serão preenchidas automaticamente pelo sistema: {NomeDoFuncionario}, {NomeDaEmpresa}, {NomeDoCliente}, {DataPublicacao}, {NomeDoDocumento}, {NomeDaPasta}, entre outras variáveis disponíveis conforme o tipo de notificação selecionada;
• Usuários do escritório recebem notificações apenas dos departamentos aos quais estão vinculados. Para ajustar: acesse Configurações > Notificações do Escritório > Edite o usuário e verifique departamentos vinculados;
• Quando o escritório publica documento para o cliente: apenas o cliente recebe notificação (o escritório não recebe notificação de sua própria publicação);
• Quando o cliente publica documento para o escritório: o escritório recebe notificação (apenas os responsáveis pela empresa, conforme configuração por usuário);
• As alterações podem levar alguns minutos para sincronizar no sistema, logo, recomenda-se testar após fazer alterações, publicando um documento de teste. Aguarde pelo menos 5 minutos antes de validar as mudanças;
• Avalie personalizar também outras notificações relacionadas (como Funcionário Adiciona Arquivo Público ou notificações de Solicitações) para manter a padronização da comunicação do escritório.
