A duplicidade de cadastro de colaboradores geralmente ocorre quando há troca de sistema contábil e a matrícula eSocial, a categoria ou a data de início do contrato informada no novo sistema é diferente da existente no Portal do eSocial. Para corrigir essa situação e manter apenas um cadastro ativo, primeiro exclua todos os eventos validados posteriores à duplicidade e, em seguida, corrija os dados do cadastro no sistema conforme consta no Portal do eSocial. Para isso, siga os passos:
Excluir Eventos
Para exclusão dos eventos do cadastro duplicado, você deve seguir a ordem cronológica inversa dos fatos, do mais recente para o mais antigo. Sendo assim, avalie quais eventos o colaborador possui validado e realize a exclusão conforme os passos:
Excluir Eventos Periódicos (S-1200 e S-1210)
1. Acesse o menu Relatórios > eSocial > Eventos Periódicos e selecione a competência de pagamento;
2. Selecione o evento '[x] S-1210 Pagamentos' e clique em [Excluir eSocial];
3. Selecione apenas o colaborador que possui o cadastro duplicado, clique em [Excluir eSocial] e confirme a exclusão;
4. Após validação do evento, repita o processo para exclusão do evento S-1200 - Remuneração;
5. Repita o processo para todas as competências que tiverem evento validado (do mais recente para o mais antigo).
Excluir Afastamentos (S-2230)
1. Acesse o menu Processos > Afastamentos e informe o Colaborador;
2. Selecione o afastamento e clique em [Excluir eSocial Início];
3. Caso a data final do afastamento esteja validada, será apresentada uma mensagem de aviso perguntando se deseja excluir também a data fim, clique em [Sim];
4. No Painel de Pendências, acompanhe a validação do evento S-3000 de exclusão;
5. Repita o processo de exclusão para todas os afastamentos validados (do mais recente para o mais antigo).
Excluir Alterações Cadastrais (S-2205/S-2305) e Contratuais (S-2206 e S-2306)
1. Acesse o cadastro do colaborador;
• Para empregados, no menu Arquivo > Empregados;
• Para contribuintes, no menu Arquivo > Contribuintes;
• Para estagiários, no menu Arquivo > Estagiários > Cadastro;
2. Clique no botão [Histórico...], informe o Período inicial e final e clique no botão [Listar];
3. Nas guias:
• Dados Contratuais, selecione a linha da alteração salarial e clique no botão [Excluir eSocial];
• Dados Cadastrais, selecione a linha da alteração e clique no botão [Excluir eSocial];
4. No Painel de Pendências do eSocial, acompanhe a validação do evento de exclusão da Alteração.
Excluir Admissão
1. Acesse o cadastro do colaborador, clique no botão [Excluir eSocial] e confirme a exclusão;
2. No Painel de Pendências do eSocial, acompanhe a validação do evento de exclusão.
Após exclusão de todos os eventos validados, siga para o próximo passo.
Corrigir Cadastro do Colaborador
Para isso, primeiro acesse o Portal do eSocial e verifique os dados informados para o colaborador. Em seguida, corrija os dados do cadastro do Colaborador no sistema. Dessa forma:
• Para Empregados: Empregados > Gestão de Empregados;
• Para Contribuintes e Estagiários: Trabalhador sem Vínculo > Gestão de Trabalhadores;
2. Informe o CPF do colaborador e selecione o respectivo cadastro;
3. Verifique a Matrícula eSocial, Categoria e Data de início do contrato informada.
4. Em seguida, retorne ao cadastro do colaborador no sistema e corrija estes dados, preenchendo conforme consta no Portal do eSocial. Caso a Matrícula eSocial esteja em branco no Portal, no sistema deixe o campo em branco;
5. Após, clique em [Gravar] e salve como uma [Retificação];
6. O evento será invalidado com o Erro 106 pois o cadastro já existe no portal do eSocial;
7. Selecione o evento invalidado, clique em [Validar Manualmente] e informe o Número de Recibo do evento de Admissão validado no Portal do eSocial;
8. Clique em [Gravar], em seguida em [Sim] e acompanhe a validação do evento;
9. Após, reenvie todos os eventos excluídos inicialmente, realize o fechamento das competências e reenvie a DCTFWeb.
