A conversão de dados pode ser utilizada por empresas que já possuem informações de serviços e colaboradores cadastrados no Domínio Folha e que enviavam os dados ao eSocial por meio de outro escritório ou sistema. Ao optar pela conversão, é necessário informar manualmente os códigos e os números de recibos válidos do eSocial. Esses dados devem ser obtidos diretamente no portal para garantir a integridade das informações.
Para dar início ao processo de Conversão de Dados eSocial, é importante observar alguns critérios:
• Verifique se a empresa possui corretamente definido o regime tributário nos parâmetros, configuração do certificado digital, serviços e colaboradores cadastrados;
• Caso algum colaborador cadastrado no sistema não tenha sido validado no eSocial e não possua um número de recibo, realize o cadastro manual deste colaborador no portal do eSocial antes de iniciar a conversão.
Configurar Parâmetros para a Conversão
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Geral > e-Social > Configurações de Envio > Geral;
3 - Selecione o quadro '[x] Gerar eSocial', e selecione o Tipo de ambiente '[x] Ambiente Oficial';
4 - No quadro Geral, nos campos:
• Empresa já enviada anteriormente, selecione a opção 'Sim';
• Competência de início da utilização nesse banco de dados, informe a partir de qual competência a empresa começou a enviar os cálculos ao eSocial por esse sistema. Por garantia, informe uma competência anterior. Ex: início em 03/202X, informe 01/202X;
5 - Preencha os demais dados e clique no botão [Gravar];
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6 - Serão exibidas algumas mensagens padrões do sistema, clique no botão [Sim];
7 - Após, na mensagem que pergunta qual processo utilizar, clique no botão [Conversão de Dados]. Atenção, essa é uma configuração fixa, ou seja, após definir essa opção, não será possível alterar para Importação de Dados e vice e versa;
8 - Na tela seguinte, realize a Conversão de Dados do eSocial, se quiser realizar a conversão em outro momento, basta fechar a janela.
Configurar Conversão de Dados do eSocial
O processo de conversão deve ser executado de uma só vez, sem interrupções. Após a conclusão, os eventos convertidos serão validados internamente, mas não serão enviados ao portal do eSocial.
1 - Acesse o menu Utilitários > Conversão de Dados do eSocial;
2 - Nas guias Empresa (evento S-1000) e Estabelecimentos (evento S-1005), não é necessário realizar nenhuma ação;
3 - Na guia Lotação (evento S-1020), são listados todos os serviços cadastrados no sistema;
4 - Para obter os códigos das Lotações (S-1020), acesse o Portal eSocial, no menu Empregador/Contribuinte > Tabelas > Lotações Tributárias e pesquise;
5 - Atualize o 'Código eSocial Portal' para corresponder ao código no portal do eSocial;
6 - Na guia Rubricas (evento S-1010), escolha entre utilizar '[x] Utilizar o código eSocial atual' ou '[x] Utilizar novos códigos eSocial' (essa opção só estará habilitada quando a empresa utilizar sua própria tabela de rubricas);
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7 - Na guia Processos (evento S-1070), são listados os Processos Administrativos/Judiciais cadastrados no sistema, não é necessário realizar nenhuma ação;
8 - Na guia Empregados (evento S-2200), são listados todos os empregados cadastrados no sistema;
9 - Para obter os códigos e recibos dos Empregados, acesse o Portal, no menu Empregado > Gestão de Empregados e informe o CPF;
• No quadro Dados do Trabalhador, possui a Matrícula;
• Em Movimentações Trabalhistas, na Admissão do Trabalhador, possui o Número do recibo;
10 - Atualize o 'Código eSocial Portal' e 'Número recibo' para corresponder ao código e ao número no portal do eSocial;
11 - Na guia Contribuintes/Estagiários (evento S-2300), são listados todos os contribuintes e estagiários cadastrados no sistema;
12 - Para obter o código e recibo do Contribuinte ou Estagiário, acesse o Portal, no menu Trabalhador sem Vínculo > Gestão de Trabalhadores e informe o CPF;
• No quadro Dados do Trabalhador, em Dados Contratuais, possui a Matrícula, porém devido a mudanças no leiaute eSocial, em algumas situações haverá número de matrícula e outras não;
• Em Movimentações Trabalhistas, no Início do Trabalho sem Vínculo de Emprego, possui o Número do recibo;
13 - Atualize o 'Código eSocial Portal' e 'Número recibo' para corresponder ao código e ao número no portal do eSocial;
14 - Clique no botão [Gravar];
15 - Acompanhe no Painel de Pendências do eSocial o processamento da conversão;
16 - Após, envie a Fase 2 no menu Relatorios > e-Social > Cadastramento Inicial;
17 - Para exclusões ou retificações anteriores à competência da conversão, realize-as diretamente no portal do eSocial.
