Veja o que fazer quando você recebeu uma nova empresa no seu escritório, porém ela já teve as informações enviadas ao eSocial. Para assistir ao vídeo, acesse:
Nesse caso, você tem duas opções: Enviar as Informações Novamente ou Realizar a Conversão de Dados;
Atenção! Independente da opção escolhida é preciso ficar atento:
• Se o campo Código eSocial dos cadastros está exatamente IGUAL ao código já validado no portal eSocial;
• Se o Regime Tributário no sistema e suas vigências estão conforme a validação no Portal eSocial.
Agora, é só escolher o caminho que você deseja seguir! Para facilitar, veja as Vantagens e as Desvantagens de cada procedimento:
Enviar as Informações Novamente
1 - Acesse o menu
Controle > Parâmetros > e configure os parâmetros da empresa, a
'Configuração para enviar o eSocial', deve ser feita após todos os cadastros (serviços, empregados, contribuintes etc.);
2 - No campo Empresa já enviada anteriormente, você deve selecionar a opção 'Não', pois as informações serão enviadas novamente posteriormente;
3 - Após o envio ocorrerão erros de validação, e você precisará validar os eventos
manualmente;
Realizar a Conversão de Dados
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Nesse processo, você irá regularizar as informações do sistema com as que já estão no Portal eSocial, possibilitando validar os eventos sem que seja necessário reenviar novamente;
Antes de iniciar a Conversão, cadastre no sistema todas as informações que já estão validadas no Portal eSocial (empregados, contribuintes, etc.). O que ainda não estiver validado, não cadastre! No caso de novas admissões, faça primeiro a conversão e depois cadastre as admissões no sistema.
Configurando os Parâmetros
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Geral > subguia eSocial > Configurações de envio > selecione a opção '[x] Gerar eSocial';
3 - No quadro Tipo de ambiente > selecione a opção '[x] Ambiente Oficial';
4 - No quadro Geral, nos campos:
• Empresa já enviada anteriormente, selecione a opção ‘Sim’;
• Competência de início da utilização nesse banco de dados, informe a partir de qual competência a empresa começou a enviar os cálculos ao eSocial por esse sistema (Atenção! Essa competência não poderá ser alterada posteriormente. Portanto, avalie se todas as competências anteriores já estão fechadas no eSocial. Por garantia, informe uma competência anterior. Exemplo: início em 03/202X, informe neste campo 01/202X).
5 - Na guia Faseamento > informe o grupo da empresa no eSocial e clique no botão [Gravar];
6 - Será exibida uma mensagem perguntando se você deseja fazer a
Importação de Dados ou a
Conversão de Dados. Clique no botão
[Conversão de Dados].
V
ocê pode iniciar a conversão de dados nesse momento, mas caso queira realizar mais tarde, essa janela está disponível no menu UTILITÁRIOS/ CONVERSÃO DE DADOS DO ESOCIAL.
Fazendo a Conversão de Dados do eSocial
1 - Na janela Conversão de Dados, nas guias:
2 - EMPRESA, será demonstrado o código da empresa, o nome e o evento "S-1000-Empresa";
• Para esse evento, não será necessário realizar nenhum procedimento;
• Para os casos de empresas Centralizadas (Filiais) não haverá informações nesta guia;
3 - ESTABELECIMENTOS, serão listados os Serviços cadastros com o Tipo “Empresa”, “Obra Própria” e “Empreitada Total”. Não será necessário realizar nenhum procedimento;
4 - LOTAÇÕES, serão listados todos os serviços cadastrados no sistema, independentemente do tipo;
• Na coluna “Código eSocial Sistema”, será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do serviço;
• Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo serviço;
• Caso existam códigos em duplicidade, será emitido um aviso para que você realize a alteração manual.
Atenção!
O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador.
5 - RUBRICAS, selecione a opção:
• “[x] Utilizar o código eSocial atual”, para utilizar as rubricas com os códigos atuais;
• “[x] Utilizar novos códigos eSocial”, para utilizar novos códigos conforme número informado no campo GERAR SEQUENCIAL A PARTIR DE UM CÓDIGO;
• Esta opção evita que as rubricas tenham códigos duplicados e só estará habilitada quando a empresa utilizar sua própria tabela de rubricas;
6 - PROCESSOS, serão listados os Processos Administrativos/Judiciais da empresa. Não será necessário realizar nenhum procedimento;
7 - EMPREGADOS, será demonstrado o código do empregado, o respectivo nome, o CPF e o evento S-2200 Admissão;
• Você deve informar o mesmo código eSocial e número de recibo conforme consta no Portal do eSocial;
• Para consultar essas informações, acesse o Portal eSocial;
• No menu Empregado > Gestão de Empregados, informe o CPF do empregado;
• No quadro Dados do Trabalhador, será demonstrado a Matrícula do empregado e para visualizar o número do recibo, clique na opção Movimentações Trabalhistas;
• Clique no evento S-2200 Admissão e copie o número do recibo;
• Após, retorne ao sistema e na coluna:
• Na coluna “Código eSocial Sistema” será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do empregado;
• Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo empregado;
• Na coluna “Número recibo”, informe o mesmo número de recibo que consta no portal do eSocial para este empregado;
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Caso você já tenha cadastrado um Colaborador que não tenha sido validado no eSocial e não tenha número de recibo cadastre este colaborador Manualmente no Portal do eSocial e após valide o mesmo no sistema com o número de recibo gerado;
Atenção!
O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador.
8 - CONTRIBUINTES/ESTAGIÁRIOS, será demonstrado o código do contribuinte/estagiário, nome, CPF e o evento "S-2300-Trabalhador sem vínculo";
• Você deve informar o mesmo código eSocial e número de recibo conforme consta no Portal do eSocial;
• Para consultar essas informações, acesse o Portal eSocial;
• No menu Trabalhador sem Vínculo > Gestão de Trabalhadores, informe o CPF do empregado;
• No quadro Dados do Trabalhador, será demonstrado a Matrícula do empregado e para visualizar o número do recibo, clique na opção Movimentações Trabalhistas;
• Clique no evento S-2300 e copie o número do recibo;
• Após, retorne ao sistema e na coluna:
• Na coluna “Código eSocial Sistema” será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do colaborador;
• Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo trabalhador. Caso não tenha matrícula, não informe nada;
• Na coluna “Número recibo”, informe o mesmo número de recibo que consta no portal do eSocial para este colaborador;
Caso você já tenha cadastrado um Colaborador que não tenha sido validado no eSocial e não tenha número de recibo cadastre este colaborador Manualmente no Portal do eSocial e após valide o mesmo no sistema com o número de recibo gerado;
9 - Clique no botão [Gravar] para salvar as informações de Conversão;
10 - Será exibida a seguinte mensagem: “Após gravar as informações de Conversão de Dados para o eSocial, esses dados serão considerados como enviados e validados para o eSocial.” clique no botão [OK].
Informações Complementares
EVENTOS CONVERTIDOS, não serão enviados para o Portal do eSocial, eles entrarão em processamento, porém irão retornar no botão Validados como Conversão, de forma que apenas fiquem validados no sistema de acordo com o Portal do eSocial;
NOVOS EVENTOS, após gravar as informações, acesse o menu
Relatórios > eSocial > Cadastramento inicial, e envie a Fase 1 e 2 do informativo, para que sejam enviados os novos eventos que não haviam sido enviados anteriormente;
EXCLUSÃO DE EVENTOS CONVERTIDOS, caso seja necessário excluir um evento de tabela gravado como Conversão, deverá ser realizada a exclusão diretamente no Portal do eSocial;
Após, no cadastro do evento, realize a exclusão da opção que está validado como conversão. Este procedimento deve ser realizado, pois a validação como "Conversão" ocorre internamente no sistema sem que seja realizado o envio ao eSocial (com exceção das rubricas).
ALTERAÇÃO DE EVENTOS CONVERTIDOS, para os eventos gravados como Conversão, caso seja necessário realizar alterações, estas não poderão ser enviadas como Retificação, apenas como Alteração, e somente se a data de alteração for posterior a data de início da utilização do banco de dados informada nos Parâmetros.
EVENTOS PERIÓDICOS, caso já tenha enviado os eventos periódicos por outro sistema, não será necessário o envio destes eventos novamente relacionados as competências enviadas anteriormente;
Caso seja necessário retificar alguma informação já enviada, realize dentro do portal do eSocial.
