O acesso ao Domínio Certificados é controlado por permissões individuais configuradas por grupos de usuários. Essa estrutura garante que cada colaborador do escritório acesse apenas as funcionalidades compatíveis com seu perfil, preservando a segurança e o controle das informações. As permissões devem ser configuradas pelo usuário administrador antes que os demais usuários utilizem a ferramenta.
1. Acesse o ONVIO Gestão com um usuário administrador;
2. No menu Configuração > Grupos de Permissões, clique em Adicionar;
3. Insira um Nome e uma Descrição para o grupo. Exemplo: Domínio Certificados;
4. No Passo 2 - Funcionalidade, clique em Certificados Digitais e habilite as permissões conforme o perfil de acesso necessário para o grupo.
5. As permissões disponíveis são para visualizar, baixar, importar, adquirir certificados ou demais configurações relacionadas a eles;
6. Utilize a opção Personalizado para as situações em que os membros do grupo não devem utilizar alguma função, por exemplo: Baixar e/ou Adquirir certificados;
7. No Passo 4 - Membros do grupo, clique em Adicionar para incluir os usuários do escritório que terão acesso a essas funcionalidades;
8. Clique em [Concluído] para confirmar as alterações.
Na aquisição de certificados digitais do tipo A1 para Pessoa Física (e-CPF) ou Pessoa Jurídica (e-CNPJ) diretamente com a Domínio, o escritório realiza todo o processo de compra e o cliente precisa apenas realizar a videoconferência.
Aquisição do certificado (Etapa feita pelo escritório):
A aquisição pode ser iniciada pelo sistema Domínio, clicando no botão [Adquirir ou renovar certificado], disponível na guia Certificado Digital no cadastro da empresa ou do contador, ou diretamente pelo ONVIO Gestão, conforme os passos abaixo:
1. No ONVIO Gestão, selecione o menu Certificados Digitais;
2. Clique no botão [+ Adquirir certificado];
3. No campo CPF/CNPJ, informe o CNPJ da empresa para a qual o certificado será adquirido ou o CPF do contador ou responsável vinculado à aquisição. Em seguida, clique em [Avançar];
4. A etapa Dados gerais será apresentada se o certificado for para pessoa jurídica. Confirme o CNPJ e a Razão Social será preenchida automaticamente;
5. Na etapa Representante legal, confirme ou preencha os campos: Responsável legal, CPF, E-mail, Telefone, Data de nascimento, UF e Município. Clique em [Avançar] para prosseguir;
OBS: O e-mail inserido nessa tela será utilizado para recebimento do link pelo cliente para acessar a videoconferência posteriormente.
6. Na etapa Confirmação, verifique o resumo do pedido exibido na tela, que contém as seguintes informações:
• Valor do certificado;
• Vencimento do pagamento: 5 dias úteis;
• Validade do certificado: 1 ano após a emissão;
• Tipo de certificado: A1 PJ ou A1 PF;
Para que o certificado seja renovado automaticamente ao final da validade, mantenha a opção Renovar certificado automaticamente habilitada. Essa opção não elimina a necessidade de videoconferência;
7. Leia os Termos e condições exibidos no lado direito da tela. Se necessário, clique em [Baixar PDF] para salvar o contrato;
8. Marque a caixa '[x] Li e aceito os termos de uso' e clique em [Solicitar certificado] para confirmar o pedido;
9. Na mensagem de confirmação, verifique o e-mail do representante legal exibido no texto e clique em [Confirmar];
10. Aguarde o processamento da solicitação enquanto o sistema gera o protocolo de aquisição.
Pagamento do boleto (Etapa feita pelo escritório):
Após a confirmação do pedido, o boleto é encaminhado para o e-mail do responsável do escritório cadastrado no sistema. Na tela de visualização do certificado, é possível [Baixar boleto] ou [Copiar linha digitável]. Abaixo algumas considerações de pagamento:
• O pagamento via Boleto PIX (BolePIX) é compensado instantaneamente;
• O pagamento via boleto convencional pode levar até 24 horas para compensar.
OBS: Caso o boleto vença antes do pagamento, os botões [Baixar boleto] e [Copiar linha digitável] serão ocultados e o botão [Gerar novo boleto] será exibido. Clique nele para solicitar um novo boleto ao sistema.
Videoconferência (Etapa feita pelo cliente):
Após a compensação do pagamento, o titular (PF) ou o representante legal (PJ) receberá um e-mail com o link para realizar a entrevista junto à autoridade registradora.
A videoconferência é feita pela Soluti, parceiro autorizado da Domínio Sistemas.
1. Ao clicar no botão [Iniciar], o titular ou representante legal será redirecionado para a página da Autoridade Registradora, onde a entrevista será realizada;
2. Caso não haja disponibilidade no momento, o cliente pode utilizar a opção [Voltar outro dia] e escolher a melhor data e horário. Na data agendada, o titular ou representante legal receberá um lembrete por e-mail e WhatsApp;
3. Caso o e-mail não tenha sido recebido, o escritório pode retornar à tela de visualização do certificado e reenviar o e-mail;
4. Se necessário, clique em Editar e-mail para alterar o endereço de e-mail do titular ou representante legal antes do reenvio.
Importante:
Comunique ao cliente que há regras para uma boa coleta biométrica:
• Local bem iluminado;
• Sem presença de terceiros;
• Evite utilizar acessórios que cubram parte do rosto (chapéu e óculos de sol);
• Vestimenta apropriada para foto.
Emissão e autorização de uso (Etapa feita pelo cliente):
Após a aprovação da videoconferência, o titular (PF) ou o representante legal (PJ) receberá um e-mail e deverá seguir os passos abaixo:
1. No e-mail, clique em [Emitir];
2. Na página de emissão do certificado, informe o Usuário, recebido no e-mail, e a Senha de emissão, recebida durante a videoconferência;
3. Após a validação dos dados, escolha entre criar uma nova senha para uso do certificado ou manter a senha de emissão;
4. Na tela de Autorização de uso, clique em [Sim, autorizo] para concluir a ativação do certificado;
5. Após a autorização, realize o download do certificado, se preferir.
A importação de certificados permite ao escritório centralizar no Domínio Certificados os arquivos de certificados digitais já existentes, possibilitando o acompanhamento das datas de validade e o controle unificado de todos os clientes. Utilize esse recurso para incluir certificados adquiridos fora da plataforma ou para consolidar certificados que já estão em uso no escritório.
1. No ONVIO Gestão > Certificados Digitais, clique no botão [Importar certificado];
2. Na tela Importação de certificado digital, clique em 'Selecione o arquivo ou arraste o arquivo para a área indicada';
3. Selecione o arquivo do certificado digital no formato '.pfx' ou '.p12'. O arquivo deve ter no máximo 2 MB;
4. Será exibida a mensagem de Certificado Digital solicitando a autorização de uso do certificado pela Thomson Reuters. Clique em [Confirmar] para prosseguir;
5. Informe a senha do certificado digital e clique no botão [Verificar]. Caso retorne alguma mensagem de erro, confira a senha informada e verifique se o arquivo do certificado é válido;
6. Após a validação, o sistema exibirá os dados do certificado: Inscrição, Nome, Emitido por, Data de validade inicial, Data de validade final e Emitido para. Confira as informações;
7. Clique no botão [Importar]. O sistema concluirá a importação e retornará para a listagem de Certificados Digitais.
OBS: Caso já exista um certificado cadastrado com a mesma inscrição, o sistema verificará as datas de vencimento e substituirá o certificado existente.
O gerenciador de Certificados Digitais do ONVIO Gestão centraliza o monitoramento de todos os certificados do escritório em um único ambiente. Por meio dele, é possível acompanhar a situação de cada certificado, identificar vencimentos com antecedência e tomar ações preventivas antes que a expiração impacte as operações do cliente.
1. Você pode utilizar o ícone
para acessar os Certificados Digitais pelo Domínio ou utilizar o ONVIO Gestão;
2. Na parte superior da tela, são exibidos cards que permitem filtrar os certificados por situação:
•
Certificados armazenados, dentro da data de validade e disponíveis para uso;
•
Certificados com data de validade expirada e indisponíveis para uso;
•
Certificados com a situação a vencer, ou seja, ativos com vencimento em até 90 dias;
•
Certificados em aquisição ou em processo de renovação.
3. Clique sobre o card 'Todos' para visualizar todos os certificados armazenados na base do escritório, em ordem alfabética pelo nome;
4. A listagem de certificados apresenta algumas colunas que possibilitam ordenar ou filtrar a apresentação;
5. Ao clicar no nome de um certificado na listagem, o sistema direciona para a tela de Visualização de certificado, que contém três guias:
• Guia Informações: demonstra a situação atual do certificado, o nome, extensão e tamanho do arquivo, além de dados como Inscrição, Nome, Emitido por, Data de validade inicial, Data de validade final e Emitido para;
• Guia Vínculos: exibe a tabela com os vínculos do certificado, contendo as colunas Código, Tipo (Empresa ou Contador), Nome/Apelido e Inscrição. Caso o certificado não possua vínculo com nenhuma empresa ou contador, o sistema exibirá a mensagem 'Nenhum vínculo encontrado';
• Guia Histórico: apresenta o histórico de ações realizadas com o certificado em ordem cronológica, da mais recente para a mais antiga, com as colunas Campo/Ação (Situação, Download ou Importação), Registro anterior, Alterado para, Data e hora e Usuário.
OBS: Um certificado pode apresentar mais de uma situação simultaneamente. Por exemplo, um certificado ativo com vencimento nos próximos 30 dias exibirá as situações Ativo e A vencer.
O controle financeiro dos certificados digitais adquiridos pelo Domínio Certificados é realizado diretamente no ONVIO Gestão, na área de Suporte > Financeiro. Esse recurso permite ao escritório acompanhar o status de cada cobrança, acessar boletos, notas fiscais e XMLs de forma centralizada, facilitando a conciliação e o controle das despesas relacionadas à aquisição de certificados.
