O Domínio Portal do Empregado permite que documentos como holerites, recibos de férias, rescisões e comprovantes de rendimentos sejam disponibilizados diretamente aos colaboradores pelo aplicativo Domínio Para Você. Para utilizar a ferramenta, é necessário configurar a empresa e os colaboradores no sistema. Siga todos os passos abaixo:
A partir da versão 10.6A-09 atualização 08, ao acessar o módulo Folha, o sistema marca automaticamente o módulo Portal do Empregado no cadastro da empresa (Controle > Empresas). A marcação só ocorre se a empresa atender às regras abaixo.
• Pacote contratado: a informação está no menu Ajuda > Sobre, campo Produto. Os pacotes One, Pro, Max e Premium já incluem o Portal do Empregado. Nos pacotes Plus, Empresarial, Personalizado e demais pacotes antigos, ele só é marcado se o banco tiver a contratação adicional.
• Elegibilidade da empresa: basta atender a uma das condições: estar com 'Gerar eSocial' marcado e configurado no Ambiente Oficial, ou ter classificação tributária de MEI, Pessoa física (exceto segurado especial) ou Segurado Especial.
• Após a marcação: a seleção do módulo fica desabilitada na empresa e não pode ser desmarcada manualmente. Empresas cadastradas depois da atualização, ou que passem a ser elegíveis depois dela, também recebem a marcação ao gravar os parâmetros em Controle / Parâmetros, desde que o pacote inclua ou contrate o módulo.
Se alguma regra não for cumprida, a marcação pode ser feita manualmente:
1. Acesse o menu Controle > Empresas;
2. Localize a empresa desejada e clique no botão [Módulos...];
3. Na guia Onvio, selecione o módulo '[x] Portal do Empregado';
4. Uma vez marcado no sistema, o módulo não pode ser desmarcado manualmente;
5. Após ativar o Portal do Empregado para a empresa, uma mensagem será exibida. Clique em [OK];
6. Clique novamente em [OK] e no cadastro da empresa, clique em [Gravar] para salvar as alterações.
Configuração opcional para a Publicação Automática de Recibos (Parâmetros da Empresa)
Além da publicação manual, é possível configurar a empresa para que os recibos de Folha, Férias e Convocação Intermitente sejam publicados automaticamente no Portal do Empregado sempre que forem impressos, salvos em PDF, enviados por e-mail ao colaborador ou publicados no Portal do Cliente. Essa configuração é opcional e feita uma única vez por empresa.
1. Acesse Controle > Parâmetros;
2. Clique na guia Portal do Empregado;
3. No quadro Publicar automaticamente os recibos de folha, férias e convocação no Portal do Empregado ao, marque as opções desejadas:
• '[x] Imprimir o recibo';
• '[x] Salvar o recibo em PDF';
• '[x] Enviar o recibo por e-mail para colaboradores';
• '[x] Publicar o recibo no Portal do Cliente'.
4. Clique em [Gravar] para concluir a configuração.
OBS: Esta configuração é opcional e complementar; a publicação de documentos pelo botão [Publicar no Portal do Empregado] continua funcionando de forma independente dessas opções.
As informações do colaborador enviadas na publicação de documento ao Portal do Empregado deverão ser buscadas do cadastro do colaborador, aplicando-se as regras abaixo aos cadastros de Empregados, Estagiários e Contribuintes:
• 1º - E-mail do campo 'E-mail do empregado';
• 2º - E-mail informado em 'Configuração do Portal do Empregado';
• 3º - E-mail Principal do cadastro do colaborador;
• 4º - E-mail Alternativo do cadastro do colaborador.
E-mail do campo 'E-mail do empregado':
1. Acesse o menu Arquivo > Empregados, Contribuintes ou Estagiários;
2. No cadastro desejado, vá até a guia Portal do Empregado e marque a opção '[x] Utiliza Portal do Empregado';
3. Insira o e-mail do empregado para que ele possa ativar sua conta;
4. Clique em [Gravar] para finalizar.
E-mail informado em 'Configuração do Portal do Empregado':
1. Acesse o menu Utilitários > Configuração do Portal do Empregado;
2. Clique no botão [Listar];
3. Selecione os funcionários desejados, preencha o e-mail de cada um e clique em [Gravar] para enviar os convites.
E-mail Principal e Alternativo do cadastro do colaborador:
1. Acesse o menu Arquivo > Empregados, Contribuintes ou Estagiários;
2. Na guia Pessoas > Endereço, preencha os campos E-mail Principal e E-mail Alternativo;
3. Clique em [Gravar].
Quando o colaborador recebe o convite de acesso?
É comum surgir a dúvida sobre por que o colaborador não recebeu o convite de acesso logo após a configuração da empresa ou do cadastro do colaborador no Portal do Empregado.
Atualmente, nenhum e-mail, convite ou notificação é enviado ao colaborador durante a habilitação da empresa ou a configuração do cadastro do colaborador. O envio efetivo dos dados do colaborador ao Portal do Empregado, incluindo e-mail, telefone e data de nascimento, ocorre somente quando um documento habilitado é publicado para esse colaborador, seja manualmente, seja por rotina automática ou pela publicação automática configurada nos parâmetros da empresa. É a partir dessa publicação que o colaborador recebe o convite para acessar o aplicativo Domínio Para Você.
1. O empresago irá receber um convite por e-mail com as informações para baixar o Super App Domínio Para Você (incluindo link para Google Play, App Store ou QR Code para escanear). Alternativamente, ele pode acessar diretamente a Google Play ou App Store e pesquisar por "Domínio Para Você" para baixar o aplicativo;
2. Após realizar o download e a instalação, ao abrir o aplicativo, ele deve informar o CPF e clica em [Continuar];
3. Ele deve fazer a validação em duas etapas: primeiramente, um código de verificação será enviado para o e-mail, que deve ser informado no aplicativo;
4. Na segunda etapa, um código de verificação será enviado por mensagem de texto (SMS) para o telefone que ele escolher. Basta informar o código recebido no aplicativo e clicar em [Continuar];
OBS: Se o colaborador não receber o token via SMS durante o período de 60 segundos, ele poderá solicitar via WhatsApp através do botão [Reenviar código via Whatsapp].
5. Em seguida, ele vai cadastrar o nome de usuário e definir a senha de acesso, conforme as regras apresentadas na tela;
6. Após concluir o cadastro, o acesso estará liberado e poderá visualizar a mensagem de boas-vindas.
7. Pronto, após concluir esses passos, o usuário vai poder acessar todos os documentos que serão publicados para ele.
Informações Complementares
• Após habilitar o módulo Portal do Empregado no cadastro da empresa, não será possível desabilitá-lo.
• Informar um e-mail para um empregado na janela de Configuração que não possui e-mail cadastrado e clicar em [Gravar] habilita automaticamente o empregado para usar o Portal do Empregado no cadastro dele.
• Não é permitido usar o mesmo e-mail para mais de um empregado.
• O e-mail utilizado deve ser pessoal do empregado ou contribuinte, garantindo que ele possa continuar utilizando seus dados mesmo após sair da empresa.
