O acesso dos usuários ao sistema é crucial para a segurança e a eficiência. Para isso, você pode escolher entre duas formas de cadastro: individual ou em grupo. O cadastro individual permite personalizar cada acesso conforme a necessidade específica de um usuário, enquanto o cadastro em grupo é ideal para otimizar o processo ao aplicar permissões padronizadas a múltiplos usuários com perfis de trabalho semelhantes. Avalie qual modalidade melhor se adequa ao perfil do colaborador que será cadastrado.
OBS: Somente o usuário gerente tem acesso ao menu Permissões. Certifique-se de acessar o sistema com credenciais de gerente para realizar os procedimentos abaixo.
Usuário com cadastro individual
Esta modalidade é ideal quando um novo colaborador necessita de um conjunto de acessos muito específico e que se difere dos demais. Permite que você personalize, no cadastro de cada usuário, todas as permissões para empresas, módulos e menus de forma detalhada e exclusiva.
1. Com o usuário Gerente, acesse menu Controle > Permissões > Usuário;
2. Clique no botão [Novo], preencha o nome do colaborador;
3. No quadro Dados, preencha os dados de acesso;
4. No quadro Definições de acesso, marque: '[x] Individual', para que o cadastro seja personalizado por usuário;
5. No quadro Opções, marque '[x] Controle de acesso por empresa', para definir apenas as empresas disponíveis para o usuário;
6. Se este usuário utiliza ferramentas complementares como Onvio ou Portal do Cliente, marque as opções '[x] Utiliza Onvio' e '[x] Utiliza Portal do Cliente';
7. Indique o usuário de acesso no botão 'Reticências [...]' de cada opção:
• 'Usuário para acessar Onvio/Suporte';
• 'Usuário para acessar Conteúdo Contábil Tributário';
• 'Usuário para acessar o Kolossus Auditor';
8. Para o Kolossus Auditor, o e-mail definido receberá as notificações do Auditor, como por exemplo, do Monitoramento Tributário Automático;
9. Na guia Acessos > Individual, marque os módulos que serão liberados;
10. No botão [...], altere as opções dos módulos se necessário;
11. Na guia Empresas, selecione a empresa que será liberada e clique [...] para alterar quais módulos estarão liberados;
12. Clique em [Gravar].
Usuário com cadastro em grupo
Para otimizar a gestão de acessos, especialmente para colaboradores que compartilham perfis de trabalho semelhantes (como os de um departamento Fiscal, Contábil ou de Folha), o cadastro por grupos é a solução mais eficiente. Você cria um grupo com um conjunto padronizado de permissões e, em seguida, vincula esse grupo aos usuários que precisam delas.
OBS: Para utilizar esta opção, os cadastros de grupos de módulos/menus, empresas e expediente devem estar previamente cadastrados. Se tiver dúvida sobre como criar esses grupos, acesse a dica
Como cadastrar acesso de usuário por grupos?
1. Com o usuário Gerente, acesse menu Controle > Permissões > Usuário;
2. Clique no botão [Novo], preencha o nome do colaborador;
3. No quadro Dados, preencha os dados de acesso;
4. No quadro Definições de acesso, marque: '[x] Conforme Grupo';
5. No quadro Opções, marque:
• '[x] Controle de acesso por empresa'; para vincular o grupo de empresas cadastrado, ou,
• '[x] Controle de acesso por expediente'; para vincular o grupo de expediente cadastrado.
6. Na guia Acessos > Conforme Grupo > na aba Módulos/Menus;
7. Botão [Incluir], inclua o grupo criado, repita essa operação nas demais guias habilitadas;
8. Clique em [Gravar].
