O Dashboard foi desenvolvido para tornar as informações mais claras e facilitar a identificação do que precisa de atenção. Ele é dividido em duas áreas: à esquerda, ficam os alertas e pendências que podem exigir atenção imediata; à direita, são exibidos os indicadores consolidados de tarefas por departamento. A forma como esses dados aparecem pode variar conforme o perfil de acesso (Administrador, Gerente ou Usuário).
• Visão Administrador: apresenta os dados consolidados de todo o escritório, indicada para quem precisa de uma visão ampla das operações. Exemplo: Carla é Administradora. No Dashboard, ela visualiza os totais de tarefas abertas e concluídas de todos os departamentos (Fiscal, Contábil, Pessoal etc.), independentemente de vínculos específicos.
• Visão Gerente: visualiza os totais de tarefas (abertas e concluídas) apenas dos departamentos aos quais está vinculado. Exemplo: Ana é gerente e está vinculada aos departamentos Fiscal e Contábil. No Dashboard, ela verá os totais somente desses dois departamentos (não verá dados do departamento Pessoal, se não estiver vinculada a ele).
• Visão Usuário: visualiza apenas as tarefas vinculadas a ele, com os totais de tarefas abertas e concluídas do próprio usuário. Exemplo: João é usuário e tem 12 tarefas atribuídas (8 abertas e 4 concluídas). No Dashboard, ele verá apenas esses números e as tarefas relacionadas ao seu nome.
Na visão de Administrador, o Dashboard é apresentado conforme descrito abaixo.
1. Lado Esquerdo do Dashboard
Esta seção possui pontos de atenção e é dívida em quadros que exibem as tarefas que requerem atenção imediata do escritório. As informações apresentadas aqui sempre correspondem aos últimos 30 dias e não são afetadas pelo filtro de data aplicado no Dashboard, mas são afetadas pelos outros filtros como: Departamento, Usuário, Agrupadores de clientes e Tarefas
1. Prioridade
• Gerando multas: tarefas configuradas para alertar sobre risco de multa caso o documento não seja entregue ao cliente dentro do prazo legal;
• Atrasadas: tarefas que ultrapassaram a data meta do escritório sem serem concluídas;
• Pendentes de aprovação: tarefas aguardando aprovação de outro colaborador antes de serem finalizadas.
2. Tarefas com falhas de envio últimos 30 dias
• Com falha no envio de e-mail: não foi possível enviar o e-mail ao cliente.
• Com falha no envio ao Portal do Cliente: ao enviar o documento ao Portal do Cliente, o mesmo não foi anexado;
• Com falha no envio pelo Whatsapp: o envio pelo Whatsapp não foi concluído (exclusiva para quem usa a integração com o Domínio Messenger).
3. Vencendo hoje
• Tarefa com a data meta vencendo hoje, separadas em Abertas, Concluídas e Meta (Total de tarefas vencendo);
4. Sujeitas a multas
• Tarefas para concluir que estão configuradas para gerar multa (Ex: DAS, DCTFWeb...), com vencimento Hoje e Em até 5 dias;
• Tarefas configuradas para gerar multa e que já foram concluídas, porém os documentos ainda não foram baixados pelos clientes, com vencimento Hoje e Em até 5 dias;
2. Lado Direito do Dashboard
Apresenta informações organizadas por departamentos. A visualização varia conforme o perfil do usuário: Administrador, Gerente ou Usuário. Para alternar entre as visões, clique no ícone de seta para baixo
, localizado no canto superior esquerdo e altere entre Administrador, Gerente ou Usuário.
1. Resumo
• Tarefas do período (Concluídas X Metas);
• Tarefas impedidas de conclusão;
• Tarefas e com cobrança: tarefa com documentos enviados pelos clientes;
• Tarefas concluídas sem usuário de cliente: tarefas concluídas que notificam clientes mas não estão com usuário de cliente vinculado a tarefa;
• Tarefas em fila de envio: quantidade de tarefas concluídas em fila de envio para confirmação via WhatsApp pelo Domínio Messenger, conforme filtro aplicado.
OBS: Para fila de envio, quando uma tarefa é concluída com notificação e documentos no WhatsApp, a entrega das informações podem demorar até 15 minutos.
2. Departamentos
Para uma visualização mais detalhada por departamento, clique no botão de expansão
localizado no quadro Departamentos para abrir os dashboards em formato de velocímetro.
Os filtros permitem segmentar as informações exibidas no Dashboard por período, colaborador, agrupador ou tipo de tarefa, facilitando a análise por setor ou responsável. Usuários com perfil Administrador têm acesso completo aos filtros, incluindo a seleção de outros colaboradores como responsáveis.
1. Na parte superior da página, clique em Filtrar para acessar as opções de filtro;
2. Selecione os filtros desejados conforme as opções disponíveis:
• Período: Manual (período específico), Mês anterior, Hoje ou Últimos 7 dias;
• Usuários: selecione os colaboradores cujas tarefas deseja visualizar. Esta opção está disponível apenas para usuários com perfil Administrador;
• Departamentos: selecione um ou mais departamentos;
• Agrupadores de Clientes: escolha agrupadores específicos para exibir tarefas vinculadas. Dúvidas sobre cadastro de agrupadores, clique aqui;
• Tarefas: busque tarefas específicas ou selecione entre Recorrentes e/ou Ordens de Serviço.
3. Clique em [Aplicar Filtro] para atualizar o Dashboard. Os filtros aplicados ficam exibidos na tela;
4. Para salvar um filtro, clique sobre o ícone de funil em cor amarela
e clique no botão [Filtro não salvo];
5. Indique um nome para o filtro e clique em [Salvar Filtro];
6. O filtro salvo fica disponível imediatamente em Meus Filtros.
A Lista Detalhada oferece relatórios organizados por colaborador, empresa, Tarefa ou certificado digital, permitindo uma análise mais aprofundada das informações exibidas no Dashboard. Os relatórios respeitam os filtros aplicados.
1. Na barra superior do Dashboard, clique na opção Lista Detalhada;
2. Selecione a guia desejada conforme a análise a ser realizada:
• Colaboradores: lista todos os colaboradores do filtro, seus departamentos e o status das tarefas (abertas, concluídas, atrasadas). Ideal para avaliar produtividade individual. Para visualizar o dashboard em velocímetro de cada colaborador, clique no ícone disponível na guia;
• Empresas: apresenta todas as empresas conforme o filtro aplicado, com a quantidade de tarefas por status. Útil para identificar clientes com mais demandas pendentes ou concluídas;
• Tarefas: visualize todas as tarefas, com identificação por status, conforme o filtro aplicado;
• Certificados: demonstra o nome do certificado, cliente do certificado, data de expiração, responsável e status de vencimento;
3. Nas guias Colaboradores, Empresas e Tarefas, clique sobre o número na coluna em que você precisa visualizar a informação e será direcionado para a tela da tarefa;
4. Na guia certificados, deverá clicar sobre o nome do certificado para ser direcionado ao cadastro do certificado.
O Calendário permite visualizar as tarefas organizadas por dia do mês, facilitando o planejamento da equipe e a identificação de picos de demanda em períodos específicos.
1. No Dashboard, clique em Calendário no canto superior direito;
2. Selecione o mês desejado;
3. Escolha entre Data Meta do Escritório ou Data Legal da tarefa;
4. Defina o tipo de visualização:
• Mensal: exibe todos os dias do mês com departamentos e tarefas;
• Semanal: exibe 7 dias com as tarefas correspondentes. Use < ou > para navegar entre as semanas.
5. Clique no departamento para visualizar todas as tarefas do dia;
6. Clique na quantidade de tarefas para ver os detalhes.
Clique no menu Kanban, localizado no canto superior direito, ele permite acompanhar o andamento das atividades da equipe nos Fluxos de Tarefas em formato visual por etapas, facilitando a análise do progresso de cada fase do processo.
