A integração entre o Domínio Processos e o ONVIO Portal do Cliente elimina o envio manual de documentos, após a conclusão da tarefa, os arquivos seguem automaticamente para a pasta de destino no Portal. Essa configuração traz eficiência, segurança, padronização, economia de tempo e melhor controle dos documentos.

 

1. Ativar a Integração

Primeiro você deve habilitar a integração nas configurações. Se você contratou agora o Processos, essa configuração já está ativada, mas você pode fazer edições. Se já usa o Processos, basta ativar. Para isso, siga os passos:

 

1. No Domínio Processos, acesse Configure > Templates de Documentos > Gerenciar;

2. Na barra superior, habilite a opção [Ativar integração com Portal do Cliente];

3. Ao ativar a integração com o Portal do Cliente, todos os documentos adicionados pelo express ou diretamente dentro da tarefa serão enviados para a pasta de destino quando a tarefa for concluída;

4. Após ativar a integração, você deve revisar a configuração dos seus documentos dentro do Processos para que todos os templates de documentos estejam vinculados a uma pasta de destino;

5. Observe que há a opção '[x] Habilitar configuração de pastas padrão nos documentos'. Esta opção é especialmente vantajosa para escritórios com muitos templates, pois configura automaticamente todos os documentos padrão existentes na criação do escritório com as pastas organizadas por departamento do sistema (Contabilidade, Pessoal, Fiscal, etc.). Por exemplo: o template do DAS será automaticamente configurado com a pasta de destino Fiscal > DAS, o template de Resumo da Folha de Pagamento ficará em Pessoal > Resumo Mensal, e assim por diante. Essa configuração automática economiza tempo significativo na configuração inicial, mas pode ser ajustada posteriormente conforme suas necessidades específicas;

6. Após avaliar, clique em [Ativar Integração].

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Após a ativação, você deve configurar os templates de documento que não estão vinculados a uma pasta de destino antes de iniciar as tarefas. Caso contrário, haverá erro no momento da integração.

 

1. Se você optou por usar a opção de pasta de destino padrão, veja que a coluna 'Pasta de destino no Portal do Cliente' já está toda preenchida com a estrutura de pastas padrão do Portal do Cliente. Por exemplo: um documento de Resumo da Folha de Pagamento já está configurado como pasta destino Pessoal > Resumo Mensal, pois este documento se refere a essa localização nos relatórios do sistema, sendo automaticamente direcionado para essa pasta no portal do cliente;

2. Se não optou, os campos estarão vazios com a indicação de ‘Nenhuma pasta selecionada’;

3. Você pode fazer as configurações de duas formas

 

Configuração em Grupo

1. Na primeira coluna, selecione todos os templates que devem conter a mesma estrutura de pastas. Por exemplo, tenho 4 templates sobre Balancete, vou selecionar os quatro e depois vou indicar qual estrutura de pasta de destino melhor se encaixa para eles;

2. Após selecionar, na barra superior, clique no botão [Pasta de destino em lote];

3. Selecione o cliente que deseja utilizar como padrão para configurar a estrutura de pastas do template de documento;

4. Será aberta toda estrutura de pastas desse cliente, então você vai selecionar a estrutura que melhor se encaixa para os templates selecionados. Por exemplo dos Balancetes, você vai selecionar a estrutura de pastas da Contabilidade. Se não quiser a estrutura deste cliente, selecione outro e avalie o que melhor se aplica;

5. Clique em [Confirmar] para concluir;

 

Configuração Individual

1. Para configuração individual é simples. Localize o template que deseja configurar e clique no campo com a indicação ‘Nenhuma pasta selecionada’.

2. As configurações serão as mesmas indicadas acima para configuração em grupo.

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Com a configuração concluída, ao finalizar a tarefa com o documento anexado manualmente ou via Express, o sistema identifica o cliente vinculado à tarefa e envia o documento para a pasta configurada no ONVIO Portal do Cliente.

 

1. Para acompanhar os documentos que tiveram problema, no dashboard, no quadro de Prioridade, avalie a opção de ‘Falha no envio de documentos ao Portal do Cliente’;

2. Caso esteja com problema, você pode clicar e ver qual tarefa teve a inconsistência;

3. Para correções, acesse o menu Status Integração > Ver Erros, no canto superior direito, para identificar o erro e efetuar os devidos ajustes, em caso de dúvidas sobre correções, consulte ERROS INTEGRAÇÃO PORTAL DO CLIENTE.

 

Informações Complementares

• Quando você escolhe uma estrutura de pastas de outra empresa como modelo, serão apenas copiados os nomes das pastas para o seu sistema;

• Seus documentos permanecem 100% privados, nenhum arquivo seu será compartilhado com outras empresas;

• Se a estrutura escolhida ainda não existir, serão criadas as pastas automaticamente;

• Caso você faça o upload novamente de um documento, ele será substituído no portal do cliente, caso os nomes sejam exatamente iguais. Ele não será substituído quando o cliente já visualizou e está com o Cadeado no documento;

• É importante que os Funcionários tenham as permissões para acessar os Documentos que estão concluindo.

• Documentos que já foram enviados Sistema Domínio Contábil para o Domínio Processos via integração, não serão reenviados para o Portal do Cliente pelo Domínio Processos. Por exemplo, se você finalizou uma Atividade com Anexo no Sistema Dominio, esse documento já foi integrado ao Documentos na Portal do Cliente e consequentemente anexado a Tarefa no processos, se você tentar fazer a integração inversa, ou seja, pelo Domínio Processos, o documento não será enviado o Documento para o Portal do Cliente.