As Rotinas Automáticas devem ser cadastradas para realizar processos automaticamente como: cálculo de folha, emissão de guias, relatórios e recibos, consulta de empréstimos, envios ao eSocial, entre outras tarefas.
Informações Importantes
1. O computador deve estar ligado e o sistema aberto no módulo no horário marcado para o início da execução da rotina;
2. As telas de emissão de guias devem estar fechadas na execução de uma rotina;
3. Para Dominio Web, caso o computador fique sem movimento por mais de 120 minutos, o processo não será realizado.
Após verificar essas informações, para saber como cadastrar uma Rotina Automática, siga os passos abaixo ou assista ao vídeo:
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Cadastrar Rotina Automática
Nessa etapa você deve cadastrar a rotina, e indicar quais processos serão realizados:
1. Acesse o menu Arquivo > Rotinas Automáticas;
2. Defina um Nome, para identificar a rotina;
3. Na guia Geral, configure as informações dos quadros Processos, Recibo, Provisões e Vale Transporte;
4. Na guia Relatórios, escolha os relatórios que deseja gerar junto com a rotina;
• A opção '[x] Crédito do Trabalhador - Consulta e Importação via API' pode ser utilizada para que o sistema busque as informações de empréstimos do Portal Emprega Brasil e cadastre automaticamente no sistema Domínio, sem que você precise fazer esse processo manual;
• Clique no botão [...] Reticências, para informar o contador que possui a procuração para consultar os dados (caso utilize o certificado da empresa, mantenha a opção desmarcada);
• Você pode cadastrar uma rotina automática exclusiva para essa opção, ou utilizar a rotina padrão do sistema: 'Consulta via API dos empréstimos de crédito do trabalhador';
5. Em Guias, você pode criar uma rotina exclusiva para emissão da guia DARF da DCTFWeb, da GFD - Guia do FGTS Digital e até mesmo a guia DARF DCTFWeb pela API Integra Contador;
• Posteriormente, ao agendar a execução dessa rotina, recomendamos um horário após às 18:00 horas, que é quando os Portais da RFB estão mais estáveis;
6. Na guia PDF, são habilitadas as opções conforme os Relatórios e Guias que serão gerados na rotina, selecione as opções que você deseja emitir em PDF, e defina a Pasta de destino que os arquivos serão salvos;
7. Na guia eSocial, selecione os Eventos Periódicos que serão enviados na rotina;
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Nessa guia você também configura a Importação de Dados do eSocial, porém quando for cadastrada uma rotina com essa configuração, ela deve realizar apenas a importação de dados do eSocial;
8. Na guia Portal Cliente, selecione os relatórios que serão publicados automaticamente no Portal do Cliente;
9. Na guia Onvio Processos, defina quais atividades serão concluídas automaticamente dentro do Onvio;
10. Na guia Pagamentos, selecione a opção para enviar automaticamente as contas a pagar para a conta azul;
11. Por fim, para salvar a rotina, clique no botão [Gravar].
Agendar Rotina Automática
Agora, você configura quando a rotina automática deve ser executada, indicamos que esse agendamento seja feito para períodos que você não esteja usando o sistema:
1. Acesse o menu Processos > Rotinas Automáticas;
2. No campo Usuário, será informado automaticamente o usuário conectado ao sistema;
3. Clique no botão [Novo];
4. Informe uma Descrição para identificar a rotina automática;
5. Na guia Executar, no quadro Agendamento, configure quando que a rotina será executada, por exemplo:
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Anualmente, deve ser utilizada para emissão do 'Comprovante de Rendimentos' e não pode haver outra opção configurada na rotina;
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Envio Rescisões eSocial, é o agendamento exclusivo para a rotina do envio dos eventos S-2299/S-2399, configure após quantos dias da data da rescisão, essa rotina pode ser executada;
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Crédito do trabalhador, deve ser utilizada para buscar os empréstimos crédito do trabalhador da competência atual do Emprega Brasil. O sistema já possui 2 rotinas padrões configuradas automaticamente para buscar os empréstimos, mas você pode criar novas, se precisar;
6. No quadro Competência/Ano da Execução, selecione se a rotina será executada referente ao mês/ano atual ou ao mês/ano anterior;
7. No quadro Opções, selecione:
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• '[x] Gerar relatórios individualizados por empresa' para definir na guia Empresas um local diferente para gerar os relatórios em PDF de cada empresa;
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• '[x] Executar estas rotinas somente pelo usuário responsável' para que a rotina seja executada somente quando o usuário que cadastrou a rotina estiver logado no sistema;
8. No quadro Rotinas, clique no botão [Incluir] e informe o código da rotina ou para consultar as rotinas cadastradas pressione F2;
9. Na guia Empresas, selecione para quais empresas a rotina será executada;
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Nessa guia são listadas todas as empresas do banco de dados, mas caso necessário, você pode selecionar a opção '[x] Listar somente empresas ativas', assim todas as empresas que possuem situação diferente de Ativa não serão exibidas nessa guia;
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Caso na guia Executar, você tenha selecionado a opção '[x] Gerar relatórios individualizados por empresa', nessa guia ao selecionar as empresas, preencha a coluna Pasta de Destino, ou clique no botão [...] Reticências para localizar a pasta que os arquivos serão salvos. Para rotina específica de Integração Contábil, caso tenha configurado o 'Nome do Arquivo' na janela Integração com a Contabilidade, não será necessário indicar a Pasta de Destino, pois o sistema buscará as informações automaticamente.
10. Na guia Colaboradores, serão listados os colaboradores das empresas selecionadas para executar a rotina automática, nessa guia você pode manter todos os colaboradores selecionados, ou selecionar apenas específicos;
11. Na guia Avisos, defina se você quer ser notificado quando '[x] Concluir processo com sucesso' ou '[x] Ocorrer erro durante o processo' e informe o endereço de e-mail;
12. Para salvar a execução da rotina, clique no botão [Gravar];
13. Se você precisar, utilize o botão [Replicar] para copiar o agendamento desta rotina para outro usuário do sistema.
14. Assim, no dia e horário configurados, a rotina será realizada automaticamente.
