Uma das principais funcionalidades que o ONVIO Processos oferece são as tarefas recorrentes que o Escritório pratica. Essas tarefas recorrentes são geradas de forma automática próximo ao dia 20 de cada mês, sempre com a data de vencimento para o mês seguinte.
Por padrão o Processos já possui tarefas cadastradas, mas caso não encontre a desejada, pode ser feita a configuração de uma nova.
Para iniciar, na barra lateral esquerda, acesse Configure > Recorrentes > +Novo. E no campo:
1 - Nome informe descrição da tarefa;
2 - Concluir Automaticamente a Tarefa ao Encerrar as Atividades deve ser habilitada caso deseje que, ao fazer o upload do documento requerido pela tarefa, ela tenha seu status automaticamente alterado pelo Processos para concluída;
3 - Esféra selecione a qual regime essa tarefa se refere;
4 - Selecione a Frequência, se será semanal, mensal... (os campos a serem preenchidos podem apresentar algumas diferenciações na data legal);
5 - Selecione a Data Legal para conclusão da tarefa;
6 - Na opção Dia Útil deve ser habilitado caso deseje que sejam considerados somente os dias úteis na contagem de dias do mês. Por exemplo: se no campo de data legal constar o 5, será considerado o 5º dia útil.
7 - A opção Postergar pode ser habilitado se desejar que o sistema transfira a tarefa para o próximo dia útil caso caia aos finais de semana/feriado. Se não habilitar, a tarefa será antecipada para o dia útil anterior à data legal;
8 - Data Meta informe a data prevista de entrega da tarefa, ou seja, para programar a entrega antes da data de vencimento. A data meta é a meta interna para execução da tarefa.
9 - Departamento informe o responsável pela tarefa;
10 - Competência informe o mês referente a essa tarefa. Considere “0” para mês atual e “-1” para o mês anterior;
11 - Pontuação, o intuito desse campo é realizar uma média de quantos pontos o cliente demanda no total;
12 - A opção Notificar o Cliente deve ser habilitada caso queira que o Processos envie um e-mail ao cliente informando a respeito da realização da tarefa;
13 - A opção Gerar Multa deve ser habilitada caso esta tarefa gere multa por atraso.
14 - Após clique em [Salvar] para concluir.
Será aberto o restante das configurações para tarefa, na Guia:
1 - Clientes, selecione aqueles para os quais a tarefa se aplica e clique em [Adicionar].
2 - Atividades com Anexo, deve ser indicado quais serão os documentos que serão necessários para concluir a tarefa. (Somente inclua caso realmente a tarefa deve ser concluída com algum documento/guia)
3 - Atividades sem Anexo, você pode clicar em +Novo, inserir um número no campo Ordem, e em Processo, procurar aquele que se aplica.
4 - Checklist, é possível inserir em ordem os processos necessários para conclusão dessa tarefa.
5 - Cobrança de Documentos, selecione uma Data para o Início da Cobrança e uma Data para o Término da Cobrança. Em seguida, insira o Nome do Documento Necessário.
6 - Geração, caso deseje antecipar a geração da tarefa, selecione uma Data e clique em Gerar Tarefas (mas lembre-se que todo dia 20 o Processos já gera as tarefas automaticamente).
Informações complementares
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As atividades com anexo são tarefas que necessitam de algum documento/guia para serem concluídas, deve ser indicado quais serão os documentos que serão necessários para concluir a tarefa.
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As atividades sem anexo são obrigações que não necessitam de documento/guia para serem concluídas. Estas serão consideradas dentro do Processos, como um checklist que exigirá a conclusão de todas as etapas.
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O sistema não permitirá duas tarefas com o mesmo nome;
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Ao cadastrar uma nova tarefa, ela só aparecerá na tela de tarefas se estiver associada a uma empresa e se for gerada;
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Se houver qualquer alteração nas configurações da tarefa, será necessário gerá-la novamente.
