Veja nessa solução algumas dicas importantes para que você gere o SPED ECD sem a presença de erros. Para ter acesso ao nosso e-Book,
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Sumário
O plano de contas contábil será utilizado para realizar os lançamentos contábeis no livro Diário da Contabilidade. Tanto o plano de contas contábil quanto os lançamentos contábeis serão gerados no SPED ECD, dessa forma é importante ter um cuidado com o cadastro dessa contas. No sistema Domínio Contabilidade você poderá cadastrar manualmente o plano de contas contábil, como também poderá importar as informações de outra Empresa, ou de arquivos externos. Veja abaixo as possibilidades que temos:
Após cadastrar o plano de contas, é importante que você confira o mesmo emitindo o relatório cadastral das contas contábeis, com isso você poderá verificar e identificar possíveis falhas na estrutura do plano de contas, lembrando que o plano de contas deve seguir uma estrutura de contas Sintéticas e Analíticas. Para emitir o relatório com o plano de contas siga conforme abaixo:
1 - Acesse o menu Relatórios > Cadastrais > Contas;
2 - Na guia Geral, quadro Ordem, selecione a opção Classificação;
3 - No quadro Opções, marque a opção '[X] Destacar contas sintéticas' e '[X] Destacar linhas';
4 - Clique no botão [OK], para emitir o relatório com o plano de contas;
5 - Confira se o plano de contas está seguindo uma ordem correta das classificações, e se não tem nenhuma quebra. Veja abaixo um exemplo de plano de contas com estrutura correta, esse plano possuí uma estrutura com 5 Graus, conforme abaixo:
Após realizar o cadastro das contas contábeis, você precisa fazer a definição da natureza das contas contábeis, para isso siga conforme abaixo:
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Natureza das contas, clique no botão [Incluir];
3 - Na coluna Classificação, informe a conta contábil que você deseja efetuar a definição da Natureza;
OBS: Caso você selecionar uma conta sintética, todas as contas abaixo dessa também terão a mesma natureza definida. Ex.: Se você selecionar a conta sintética '1 - ATIVO', todas as contas que estão abaixo da classificação '1 - ATIVO' também terão a mesma natureza definida.
4 - Na coluna Natureza, defina a natureza da conta contábil, se Credora ou Devedora;
5 - Na coluna Grupo, defina o grupo da conta contábil, se Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Contas de Resultado, Contas de Compensação ou Outros;
6 - Veja abaixo um exemplo de definição das natureza das contas contábeis:
7 - Não existe uma configuração padrão para as naturezas das contas contábeis, isso vai depender do plano de contas contábil que a empresa utilizada;
8 - Todas as contas contábeis do plano de contas devem estar informadas na guia Natureza das contas, sendo que ao informar por exemplo a conta '1 - ATIVO', e definindo como Natureza Devedora e Grupo Ativo, todas as contas que estão abaixo da conta sintética '1 - ATIVO' vão ser consideradas dessa forma;
9 - Caso você utilize no seu plano de contas uma conta analítica para Apuração do Resultado do Exercício, você poderá configurar essa conta como Grupo 'Outros', e ela não precisa ser mapeada ao plano de contas referencial;
10 - Para mais detalhes sobre a definição da natureza das contas acesse as soluções abaixo:
O sistema Domínio Contabilidade possuí uma funcionalidade que facilita o seu zeramento contábil, ou seja, você não precisa fazer manualmente os lançamentos contábeis para zerar as contas de resultado do período, o sistema fará isso para você. Porém, antes de efetuar o zeramento você precisa configurar o mesmo. A configuração do zeramento consiste basicamente em você indicar quais são as contas de resultado que devem ser zeradas, assim como a conta transitório de apuração do resultado do exercício, e também as contas de Lucro e Prejuízo, para que o sistema também transfira o resultado do zeramento para as contas patrimoniais de Lucro ou Prejuízo.
1 - Acesse o menu Controle > Parâmetros;
2 - Na guia Zeramento > Contas zeradas, clique no botão [Incluir];
3 - Inclua todas as contas contábeis de resultado, pois são as contas contábeis de resultado que precisam ser zeradas na rotina de zeramento;
4 - Você poderá incluir apenas a conta sintética do grupo, que todas as contas que estão abaixo dessa na estrutura do plano de contas também serão zeradas;
5 - No exemplo abaixo foram incluídos os grupos '3 - DESPESAS', '4 - RECEITAS' e '5 - CUSTOS';
OBS: Não existe uma regra das contas que você vai colocar aqui para serem zeradas, você precisa colocar as contas conforme a estrutura do seu plano de contas. A única regra que existe é que você precisa incluir todas as contas de resultado aqui, pois todas elas precisam ser zeradas.
6 - Na guia Zeramento > Destino dos lançamentos, campo Conta destino, informe a conta de Apuração do Resultado do Exercício, que será a conta contábil transitório para apuração do Lucro ou Prejuízo;
7 - Marque as opções '[X] Transferir automaticamente o resultado para o Patrimônio Líquido' e '[X] Transferir automaticamente o resultado para a conta de Lucro ou Prejuízo Acumulado';
8 - Informe as contas de Lucro e Prejuízo do Período e Lucro e Prejuízo Acumulado. No sistema Domínio Contabilidade é necessário ter essas duas contas de Lucro e Prejuízo para que o Demonstrativo DLPA seja emitido corretamente;
9 - Por fim, marque a opção '[X] Gerar lançamento de compensação entre as contas de Lucro e Prejuízo', para que em caso de possuí Lucro em determinado período e Prejuízo em outro, ou vice-versa, o próprio sistema compense os valores e fique com apenas Lucro ou apenas Prejuízo no Balanço Patrimonial;
10 - Para mais detalhes sobre a configuração do zeramento acesse a solução abaixo:
Recomendamos que o zeramento contábil seja realizado seguindo a mesma periodicidade de apuração do Imposto de Renda e Contribuição Social. Isso é necessário pois o SPED ECD será recuperado no momento que estiver sendo feito o SPED ECF, sendo que no SPED ECF será obrigatório o encerramento conforme a periodicidade de apuração do imposto. Então, fique atento ao zeramento e realize o mesmo seguindo a regra abaixo:
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Lucro Presumido: As empresas do Lucro Presumido apuram o Imposto de Renda e Contribuição Social trimestralmente, então para essas empresas é necessário que o zeramento contábil do SPED ECD também seja Trimestral;
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Lucro Real Trimestral: As empresas do Lucro Real Trimestral apuram o Imposto de Renda e Contribuição Social trimestralmente, então para essas empresas é necessário que o zeramento contábil do SPED ECD também seja Trimestral;
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Lucro Real Anual: As empresas do Lucro Real Anual apuram o Imposto de Renda e Contribuição Social anualmente, então para essas empresas é necessário que o zeramento contábil do SPED ECD também seja Anual, ou então mensal;
Uma outra informação importante a respeito do zeramento é que após realizar o mesmo, caso você altere algum lançamento que impacte contas de resultado, é necessário excluir o zeramento e fazer um novo zeramento. Para mais detalhes acesse as soluções abaixo:
Após realizar o zeramento, e antes de gerar o SPED ECD, é importante que você faça uma conferência dos zeramentos realizados. Você poderá fazer o seguinte procedimento para conferência:
1 - Acesse o menu Relatórios > Balancete;
2 - Na guia Geral, quadro Data, informe a data Inicial e Final de emissão do balancete. Informe nesse campo o mesmo período do zeramento que você deseja conferir. Ex.: Se você quer conferir o zeramento de T01/2023, então emita o balancete de 01/01/2023 a 31/03/2023;
3 - No quadro Opções, marque as opções '[X] Destacar contas sintéticas' e '[X] Destacar linhas';
4 - Clique no botão [OK], para emitir o Balancete;
5 - Confira se todas as contas de resultado estão com saldo final igual a 0,00. Como foi realizado o zeramento do período, então todas as contas de resultado precisam estar com saldo final igual a zero, conforme abaixo:
6 - Caso alguma conta contábil de resultado estiver com saldo final diferente de 0,00, então alguma conta de resultado deixou de ser zerada na rotina de zeramento, ou algum lançamento foi realizado após o zeramento ter sido executado;
7 - Nesses casos é importante que você faça a exclusão do zeramento, ajuste a configuração do mesmo e faça um novo zeramento, para que todas as contas de resultado sejam zeradas, e para que o Lucro ou Prejuízo levado para o Balanço Patrimonial seja o correto;
8 - Faça essa conferência para todas os zeramentos que você efetuar durante o ano calendário;
O balanço de abertura é realizado sempre que você recebe um novo cliente no seu escritório de contabilidade, e você precisa fazer a implantação do saldo inicial das contas contábeis para conseguir seguir com a contabilidade da empresa daquela data em diante. Antigamente, antes de existir a obrigatoriedade do SPED ECD, era realizado apenas a implantação do saldo inicial das contas Patrimoniais (Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido), pois na maioria dos casos o contador anterior entrega um balanço fechado, com um zeramento já realizado, para que o novo contador siga dali em diante. Porém, com a presença do SPED ECD, e principalmente com a obrigatoriedade de recuperação do SPED ECD anterior, é necessário lançar também o saldo das contas de Resultado (Receitas, Despesas e Custos), e reproduzir no sistema Domínio o último zeramento que o contador anterior fez. Isso é necessário pois o SPED ECD irá comparar os saldos do DRE do SPED ECD Atual com o SPED ECD Anterior.
Possuímos uma solução e um treinamento que demonstra os comportamentos e cuidados que você precisa ter ao realizar o Balanço de Abertura, principalmente quando estiver obrigado ao SPED ECD:
O plano de contas referencial é um plano de contas padrão disponibilizado pela Receita Federal. Como pelas regras contábeis as empresas podem estruturar o seu plano de contas contábil como for melhor para o registro contábil e demonstrativos, a Receita Federal sentiu a necessidade de criar planos de contas padrão, para que os contribuintes possam relacionar as suas contas contábeis ao plano de contas padrão da Receita Federal.
A emissão do plano de contas referencial não é obrigatório para o SPED ECD, ou seja, você não precisa gerar as contas referenciais no SPED ECD. Porém, para o SPED ECF é obrigatório a utilização do plano de contas referencial. Então, caso você optar por gerar o SPED ECD sem o plano de contas referencial, será necessário fazer um procedimento a mais no momento que estiver fazendo a entrega do SPED ECF. Veja abaixo as soluções relacionadas a isso:
Nós da Domínio Sistemas sugerimos que você já emita o SPED ECD com a presença do plano de contas referencial, para evitar fazer um procedimento a mais no momento que estiver fazendo o SPED ECF. Veja abaixo as soluções que temos e que demonstram como fazer o mapeamento das contas contábeis as contas referenciais:
Os lançamentos referenciais ficam presentes na guia Referencial > SPED ECF da tela de Lançamentos Contábeis. Veja abaixo:
1 - Acesse o menu Movimentos > Lançamentos;
2 - Na guia Referencial > SPED ECF, veja os lançamentos referenciais, conforme abaixo:
Em algumas situações é possível que a guia Referencial > SPED ECF não esteja preenchida. Isso vai acontecer geralmente nos lançamentos que vem de outros módulos do sistema Domínio, e utilizam contas contábeis que não possuem mapeamento em contas referenciais. Também pode acontecer caso você já tenha lançamentos contábeis antes de configurar o SPED ECD e ECF nos Parâmetros da empresa.
Então, antes de gerar o SPED ECD é importante que você faça o mapeamento de todas as contas contábeis que possuem movimento (
Verifique o tópico 7), e após execute o utilitário para gerar os lançamentos referenciais do período. Para executar o utilitário, siga conforme abaixo:
1 - Acesse o menu Utilitários > Ajustes de Lançamentos para SPED ECF > Gerar Lançamentos para Contas Referenciais por Período;
2 - Clique no botão [Listar], para listar todos os lançamentos que não possuem a guia Referencial > SPED ECF preenchida;
3 - Clique no botão [Todos], para selecionar todos os lançamentos da lista;
4 - Clique no botão [Gerar], para gerar os lançamentos referenciais em todos os lançamentos contábeis listados na tela;
5 - Para mais detalhes acesse a solução abaixo:
O SPED ECD poderá ser assinado de várias formas, sendo que deve ter no mínimo duas assinaturas, sendo uma com o e-CPF do Contador, e outra com um e-CPF ou e-CNPJ do responsável pela entrega junto as bases da Receita Federal.
O responsável pela entrega junto as bases da Receita Federal poderá ser:
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O e-CNPJ da própria empresa;
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O e-CNPJ de uma outra empresa, com procuração cadastrada no e-CAC;
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O e-CPF do Sócio;
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O e-CPF do Responsável legal;
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O e-CPF de uma outra pessoa física, com procuração cadastrada no e-CAC, podendo ser o mesmo e-CPF utilizado na assinatura do Contador;
No sistema Domínio Contabilidade, essa configuração será feita em 4 telas diferentes, ou seja, você terá de marcar ou desmarcar opções nos cadastros de Empresa, Sócios, Contadores e também nos Parâmetros. Preparamos uma solução que mostra como deve ser o procedimento de configuração para cada situação:
Antes de fazer a emissão do SPED ECD, é importante gerar o Balanço Patrimonial em relatório, para avaliar se não existe algum problema de saldo em contas específicas, e se o Balanço está com Ativo e Passivo fechado.
O Balanço Patrimonial deve ser emitido conforme os zeramentos realizados, então se você fez 4 zeramentos durante o ano, precisa gerar 4 relatórios do balanço, e fazer essa conferência em todos. Isso é necessário pois como você fez 4 zeramentos, serão gerados 4 Balanços Patrimoniais no SPED ECD, um para cada trimestre, seguindo o zeramento realizado.
Para gerar o Balanço Patrimonial siga conforme abaixo:
1 - Acesse o menu Relatórios > Balanço;
2 - Na guia Geral, quadro Data, informe a data Inicial e Final de emissão do relatório;
3 - No quadro Opções, marque as opções '[X] Destacar contas sintéticas', '[X] Destacar linhas' e '[X] Emitir coluna de saldo anterior';
4 - Clique no botão [OK], para emitir o Balanço Patrimonial do período;
5 - Faça as seguintes análises do Balanço Patrimonial:
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Ativo e Passivo estão fechando? Caso não estiver fechando então temos algum problema no fechamento da contabilidade que precisa ser resolvido;
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As contas estão com o saldo coerente com a sua natureza? Ex.: Não temos uma conta de Caixa ou Cliente com saldo Credor, ou uma conta de Fornecedor com saldo Devedor? Se isso acontece existe algum problema na contabilidade da empresa, pois a conta Caixa por exemplo é uma conta de ativo, que possuí natureza devedora, dessa forma ela não pode terminar com saldo credor. Um outro exemplo é a conta de Estoque de Mercadoria, que possuí natureza Devedora e em nenhuma situação pode terminar com saldo Credor no Balanço;
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O Lucro Apurado no período e demonstrado no Balanço Patrimonial está batendo com o Lucro demonstrado no DRE?
6 - Somente após fazer uma análise das informações do Balanço Patrimonial é que deve ser emitido o SPED ECD, pois esse mesmo Balanço Patrimonial emitido em relatório será enviado no registro J100 do SPED ECD;
7 - Caso você estiver com algum problema de diferença de ativo e passivo já na emissão do Balanço Patrimonial em relatório, acesse a solução abaixo e veja as principais causas e como resolver:
Antes de gerar o SPED ECD é importante você emitir também o DRE em relatório, e comparar o valor do resultado final do DRE com o valor da conta contábil de Lucro ou Prejuízo.
1 - Acesse o menu Relatórios > Demonstrativo > DRE;
2 - No quadro Data, informe a data Inicial e Final de emissão do DRE. Você deve emitir o DRE conforme a periodicidade de zeramento da empresa, ou seja, se você possuí zeramento trimestral então deverá emitir 4 DRE em relatório para fazer essa conferência, conferindo fechamento por fechamento;
3 - No quadro Modelo, selecione o 'Modelo V - Saldo Anterior';
4 - No quadro Opções, marque as opções '[X] Destacar linhas' e '[X] Imprimir Classificação';
5 - Avalie as informações do DRE, e veja qual foi o resultado de Lucro ou Prejuízo do DRE, conforme abaixo:
6 - No exemplo acima a empresa teve no DRE um Lucro de R$ 65.000,00;
7 - Acesse o menu Utilitários > Consultas > Saldos, ou então pressione a tecla de atalho F5 no seu teclado;
8 - No utilitário de consulta de saldo das contas, informe a conta de Lucro ou Prejuízo que deseja consultar;
9 - No campo Data inicial e Data final, inclua a mesma data do período que você está conferindo;
10 - Clique no botão [OK];
11 - Confirme se a movimentação lançada na conta no período fecha com o valor do DRE, com isso você confirma que o que foi contabilizado como Lucro ou Prejuízo está batendo com o DRE;
12 - Caso possuir diferença entre o valor contabilizado nas contas de Lucro ou Prejuízo e o DRE, então deve ser avaliado essa situação antes de emitir o SPED ECD;
13 - Quando essa diferença é percebida, geralmente alguma conta contábil de resultado com movimento do período não está configurada na estrutura do DRE, então você tem de rever todo o DRE para identificar a conta que está com problema;
14 - Veja abaixo algumas soluções que possuímos para configuração do DRE;
15 - Caso existir alguma mudança na estrutura do DRE de um ano para o outro, ou alguma troca de escritório de contabilidade, onde o SPED ECD anterior foi enviado por outro escritório, então será necessário verificar a possibilidade de alterar a codificação dos códigos de aglutinação totalizadores do DRE. Um exemplo de quando isso será necessário é o seguinte: Ex.: Em 2021 as contas de despesa de salários estavam configuradas como Despesas com Vendas, e em 2022 foi alterado de Despesas com Vendas para Despesas Operacionais. Com isso será necessário utilizar a opção de alteração nos códigos de aglutinação do DRE, para que o arquivo possa ser validado sem erros. Veja a dica abaixo:
A DLPA e DMPL também precisa ser conferida antes da emissão do SPED ECD, e em caso de divergências é necessário a correção antes da emissão do informativo. Veja as dicas que preparamos para a configuração da DLPA e DMPL sem erros:
Porém os registros J210 e J215 onde são gerados a DLPA ou DMPL no SPED ECD não são registros obrigatórios. Dessa forma você pode optar por não gerar esses registros com a DLPA e DMPL e enviar esses demonstrativos como um documento RTF. Para saber como anexar documentos RTF no SPED ECD, acesse a solução a seguir:
No botão [Outros Dados...] do SPED ECD teremos várias opções importantes para a emissão do informativo. Preparamos uma solução específica que demonstra a funcionalidade de cada opção presente na tela de Outros Dados. Segue abaixo:
As alterações no plano de contas devem ser preenchidas sempre que existir uma alteração na codificação das contas contábeis entre o SPED ECD Anterior e o Atual. Funciona mais ou menos assim:
Exemplo: No ano de 2021 o SPED ECD foi entrega pelo Contador A. No plano de contas que o Contador A utilizava a conta Caixa era a conta '5 - Caixa', e isso foi enviado no SPED ECD. No ano de 2022 a empresa trocou de contador e foi para o Contador B. No plano de contas do Contador B a conta Caixa é a '9 - Caixa', ou seja, a codificação do plano de contas é diferente, onde era '5 - Caixa' e passou a ser '9 - Caixa'.
Quando isso acontecer é necessário preencher as alterações no plano de contas, para que seja feito o DE-PARA das alterações do plano de contas. Ao preencher as alterações no plano de contas ficará claro para o validador do SPED ECD que a conta que hoje é a '9 - Caixa', no SPED ECD Anterior era a '5 - Caixa'.
O preenchimento das alterações do plano de contas poderá ser realizado de forma manual ou com importação de planilha Excel. Veja as dicas abaixo:
Para emitir o SPED ECD basta seguir os passos abaixo:
1 - Acesse o menu Relatórios > Informativos > SPED Contábil;
2 - No quadro Período, informe o período Inicial e Final de emissão do informativo;
3 - No quadro Arquivos, campo Caminho, clique no botão '[...] Reticências', e informe a pasta onde será salvo o arquivo do SPED ECD;
4 - Clique no botão
[Outros Dados...], e preencha os Outros Dados do SPED Contábil. Para mais detalhes acesse o tópico
13 - Outros Dados;
5 - Clique no botão [OK], para emitir o SPED ECD.
Após realizar a emissão do SPED ECD, é necessário realizar a validação do mesmo no programa disponibilizado pela Receita Federal.
2 - Após baixar, faça a instalação do programa em seu computador;
3 - Abra o validador, e acesse o menu Arquivos > Escrituração Contábil > Importar;
4 - Localize o arquivo '.TXT' que foi exportado do sistema Domínio, para que o mesmo seja importado no Validador do SPED ECD;
5 - Na janela Importação por blocos, selecione todos os blocos e clique em [OK], conforme abaixo:
6 - Após, clique em [Editar Escrituração], conforme abaixo:
7 - Com a escrituração em modo de edição, acesse o menu Escrituração > Recuperar ECD anterior;
8 - Localize o arquivo do SPED ECD anterior e faça a recuperação. O arquivo da ECD Anterior recuperado deve ser o mesmo que foi entregue a RFB, inclusive precisa estar assinado e com os códigos Hash de entrega;
9 - Caso você não tenha o arquivo do SPED ECD Anterior, poderá estar utilizando o programa da Receita Federal chamado ReceitaBX. Para baixar,
clique aqui;
10 - Após a recuperação do SPED ECD Anterior, é somente clicar em Validar Escrituração Digital, e avaliar as validações que serão feitas;
11 - Caso for apresentado algum Erro ou Advertência, você poderá utilizar a Central de Soluções para entender um pouquinho mais a respeito do problema. Na
Central de Soluções basta você pesquisar utilizando a mesma descrição do Erro ou Advertência apresentado, que certamente terá uma solução para ajudar a resolver o problema, conforme abaixo:
