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Como enviar ao eSocial as informações já enviadas anteriormente por outra contabilidade?

Assista ao vídeo e acompanhe o passo a passo abaixo!

Veja o que fazer quando você recebeu uma nova empresa no seu escritório, porém ela já teve as informações enviadas ao eSocial.
 
Atualmente ainda não é possível importar os arquivos XMLs do Portal eSocial para o sistema, mas em breve teremos esta funcionalidade. Enquanto isso, há duas alternativas que podem ser seguidas: Enviar as Informações Novamente ou Realizar a Conversão de Dados
 
Atenção: Independente da opção a ser seguida, é preciso primeiramente se atentar aos seguintes pontos:
 Conferir se o campo Código eSocial dos cadastrados está exatamente IGUAL ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador.
 Conferir se o Regime Tributário no sistema e suas vigências estão conforme a validação no portal eSocial pelo antigo contador. 
 
Agora, é só escolher o caminho que você deseja seguir! Para facilitar, veja as Vantagens e as Desvantagens de cada procedimento:
 
 
Pronto, agora que você já sabe dos detalhes, escolha o que fica melhor para você:
 
1) Enviando as Informações Novamente
 
 Nesse processo, você deve cadastrar todas as informações no sistema, ou seja, todos os cadastros (cargos, serviços, horários, empregados, contribuintes etc.)
 Após, vá nos parâmetros e realize a configuração para enviar o eSocial: Como configurar os Parâmetros da empresa para envio do eSocial?
 Lembre-se que no campo EMPRESA JÁ ENVIADA ANTERIORMENTE, você deve selecionar a opção NÃO. Pois nesse caso, você irá enviar tudo novamente, então é como se a empresa ainda não tivesse sido enviada ao eSocial Ø=Þ
 Por fim, após enviar as informações novamente ocorrerão erros de validação, e você precisará validar os eventos manualmente.
 Nesse caso deverá acessar o Portal eSocial, copiar o número do recibo de cada evento e validar manualmente cada um.

2) Realizando a Conversão de Dados
Nesse processo, é possível regularizar os códigos eSocial do sistema com os que já foram informados no Portal eSocial, possibilitando gravar as informações sem que seja necessário reenviar as informações ao eSocial.
 
Somente realize os procedimentos abaixo após cadastrar no banco de dados atual as informações que já estão validadas no Portal eSocial (cargos, horários, serviços, empregados, contribuintes etc.)
 
 Antes do processo de conversão, não é preciso cadastrar as informações que ainda não constam no eSocial.
No caso de novas admissões, será necessário realizar primeiro o processo de conversão e após realizar o cadastro dessas admissões no Módulo Folha. Caso você já tenha cadastrado, veja Conversão de Dados eSocial - Empregados ou contribuintes sem número de recibo
 
CONFIGURE OS PARÂMETROS
1 - Acesse o menu CONTROLE e clique em PARÂMETROS;
2 - Na guia GERAL, subguia E-SOCIAL, subguia CONFIGURAÇÕES DE ENVIO, selecione a opção '[x] Gerar eSocial';
3 - No quadro TIPO DE AMBIENTE, selecione a opção '[x] Ambiente Oficial';
4 - No quadro INÍCIO DA OBRIGATORIEDADE DE ENVIO DOS EVENTOS AO ESOCIAL, realize o preenchimento dos campos de acordo com o enquadramento da empresa nos grupos do eSocial;
5 - No quadro GERAL, no campo:
 EMPRESA JÁ ENVIADA ANTERIORMENTE, selecione a opção ‘SIM’.
 COMPETÊNCIA DE INÍCIO DA UTILIZAÇÃO NESSE BANCO DE DADOS, informe a competência em que a empresa iniciou a utilização do banco de dados atual.
 
Dica: Caso a empresa seja provedora de rubricas para outras empresas, é ideal alterar as demais empresas para que estas não utilizem as rubricas da empresa corrente.
 
6 - Clique no botão [Gravar] para salvar as configurações.
 
 
7 - Após gravar, será exibida a seguinte mensagem: A empresa informada já iniciou o envio das informações em outro banco de dados. Para que seja possível continuar o envio das informações nesse banco de dados, deverá ser efetuada a Conversão de Dados do eSocial. Deseja efetuar a conversão das informações agora?”
 Ao clicar em [Sim], os parâmetros serão gravados e será aberta a janela "Conversão de Dados do eSocial", para que você possa informar manualmente os códigos eSocial conforme consta no Portal;
 Ao clicar em [Não], o sistema não irá permitir gravar os parâmetros da empresa.
 
 
8 - Ao clicar em SIM, será aberta a janela "Conversão de Dados do eSocial”.
 
 Caso você não queira realizar a conversão nesse exato momento, poderá fazê-la mais tarde. A janela de Conversão de Dados estará disponível no menu UTILITÁRIOS, opção CONVERSÃO DE DADOS DO ESOCIAL.

FAZENDO A CONVERSÃO DE DADOS DO ESOCIAL
Os números de recibo para os eventos de Tabelas não serão necessários, pois caso seja enviada uma alteração desses eventos para o eSocial, o sistema considerará apenas o código e a competência de envio, retornando com um outro número de recibo como se fosse uma nova vigência.
 
Na janela CONVERSÃO DE DADOS DO ESOCIAL, na guia:
1 - EMPRESA, será demonstrado o código da empresa, o nome e o evento S-1000 - Empresa;
1.1 - Não será necessário realizar nenhum procedimento;
 
 Se for uma empresa Centralizada (Filial) não haverá informações nesta guia.
 
2 - ESTABELECIMENTOS, serão listados os Serviços cadastros com o Tipo “Empresa”, “Obra Própria” e “Empreitada Total”, evento S-1005 – Estabelecimento;
2.1 - Não será necessário realizar nenhum procedimento;
 
3 - LOTAÇÕES, serão listados todos os serviços cadastrados, independentemente do tipo, e se estão vinculados a um empregado ou não;
3.1 - Na coluna “Código eSocial Sistema”, será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do serviço;
3.2 - Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo serviço;
 
 Caso existam códigos em duplicidade, será emitido um aviso para que você realize a alteração manual.
 
Atenção: O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador. Caso seja informado incorretamente, você poderá alterar posteriormente no respectivo cadastro.
 
 
4 - RUBRICAS, selecione a opção:
4.1 - “[x] Utilizar o código eSocial atual”, para utilizar as rubricas com os códigos atuais;
4.2 - “[x] Utilizar novos códigos eSocial”, para utilizar novos códigos conforme número sequencial informado no campo GERAR SEQUENCIAL A PARTIR DE UM CÓDIGO.
Esta opção evita que as rubricas tenham códigos duplicados e só estará habilitada quando a empresa utilizar sua própria tabela de rubricas.
 
 As rubricas somente serão enviadas ao eSocial quando os eventos de remuneração e pagamentos forem transmitidos. Portanto na 1ª fase, as rubricas não entrarão Em Processamento. 
 
5 - CARGOS, serão listados todos os cargos cadastrados, independentemente se estiver vinculado a um empregado ou não;
5.1 - Na coluna “Código eSocial Sistema” será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do cargo;
5.2 - Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo cargo;
 
 Caso existam códigos em duplicidade, será emitido um aviso para que você realize a alteração manual.
 
Atenção: O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador. Caso seja informado incorretamente, você poderá alterar posteriormente no respectivo cadastro.
 
 
6 - FUNÇÕES, serão listadas todas as funções cadastradas, independentemente se estiver vinculada a um empregado ou não;
6.1 - Na coluna “Código eSocial Sistema” será demonstrado o código existente atualmente no cadastro da função;
6.2 - Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para a respectiva função;
 
 Caso existam códigos em duplicidade, será emitido um aviso para que você realize a alteração manual.
 
Atenção: O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador. Caso seja informado incorretamente, você poderá alterar posteriormente no respectivo cadastro.
 
 
7 - HORÁRIOS, serão listados todos os horários cadastrados, independentemente se estiver vinculado a um empregado ou não;
7.1 - Na coluna “Código eSocial Sistema” será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do horário;
7.2 - Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo horário;
 
 Caso existam códigos em duplicidade, será emitido um aviso para que você realize a alteração manual.
 
Atenção: O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador. Caso seja informado incorretamente, você poderá alterar posteriormente no respectivo cadastro.
 
 
8 - PROCESSOS, serão listados os Processos Administrativos/Judiciais da empresa;
8.1 - Não será necessário realizar nenhum procedimento;
 
9 - EMPREGADOS, será demonstrado o código do empregado, o respectivo nome, o CPF e o evento S-2200 Admissão;
9.1 - Na coluna “Código eSocial Sistema” será demonstrado o código existente atualmente no cadastro do empregado;
9.2 - Na coluna “Código eSocial Portal”, altere este campo e preencha com o mesmo código que consta no portal do eSocial para o respectivo empregado;
9.3 - Na coluna “Número recibo”, informe o mesmo número de recibo que consta no portal do eSocial para este empregado;
9.4 - Caso você já tenha cadastrado um empregado ou um contribuinte e o mesmo ainda não tenha sido validado no eSocial e por isso não tenha um número de recibo, cadastre este colaborador manualmente no Portal do eSocial e após valide o mesmo no sistema com o número de recibo gerado.
 
 Caso existam códigos em duplicidade, será emitido um aviso para que você realize a alteração manual.
 
Atenção: O campo código eSocial Portal deve ser EXATAMENTE igual ao código validado no portal eSocial pelo antigo contador. Caso seja informado incorretamente, você poderá alterar posteriormente no respectivo cadastro.
 
 
10 - CONTRIBUINTES/ESTAGIÁRIOS, será demonstrado o código do contribuinte/estagiário, o respectivo nome, o CPF e o evento S-2300 – Trabalhador sem vínculo - Início;
10.1 - Na coluna “Número recibo”, informe o mesmo número de recibo que consta no portal do eSocial para este colaborador;
10.2 - Caso você já tenha cadastrado um empregado ou um contribuinte e o mesmo ainda não tenha sido validado no eSocial e por isso não tenha um número de recibo, cadastre este colaborador manualmente no Portal do eSocial e após valide o mesmo no sistema com o número de recibo gerado: 
 
 
11 - Clique no botão [Gravar] para salvar as informações de conversão;
12 - Será exibida a seguinte mensagem: “Após gravar as informações de Conversão de Dados para o eSocial, esses dados serão considerados como enviados e validados para o eSocial.”
13 - Clique no botão [OK] para gravar as informações.
 
 
 Importante
Os eventos convertidos não serão enviados para o portal do eSocial, eles entrarão em processamento, porém irão retornar no botão Validados como Conversão, de forma que apenas fiquem validados no sistema de acordo com o Portal do eSocial.
 
NOVOS EVENTOS
Após gravar as informações, acesse o menu RELATÓRIOS, submenu INFORMATIVOS, submenu ESOCIAL, clique em CADASTRAMENTO INICIAL e envie a Fase 1 e a Fase 2 do informativo, para que sejam enviados os novos eventos que não haviam sido enviados anteriormente.
 
EXCLUSÃO DE EVENTOS CONVERTIDOS
Caso seja necessário excluir um evento de tabela gravado como Conversão, deverá ser realizada a exclusão diretamente no Portal do eSocial. Após, no cadastro do evento, realize a exclusão da opção que está validado como conversão, e envie novamente ao eSocial.
Este procedimento deve ser realizado, pois a validação como "Conversão" ocorre internamente no sistema sem que seja realizado o envio ao eSocial (com exceção das rubricas).
 
ALTERAÇÃO DE EVENTOS CONVERTIDOS
Para os eventos gravados como Conversão, caso seja necessário realizar alterações, estas não poderão ser enviadas como Retificação, apenas como Alteração. E somente se a data de alteração for posterior a data de início da utilização do banco de dados informada nos Parâmetros.
 
CONVERSÃO DE EVENTOS PERIÓDICOS
Caso já tenha enviado os eventos periódicos de outro sistema e faça a conversão para o sistema Domínio, não será necessário o envio destes eventos novamente relacionados as competências enviadas anteriormente, apenas será enviado os eventos periódicos da competência atual e das competências posteriores. Caso seja necessário retificar alguma informação já enviada, deverá realizar dentro do portal do eSocial.