No sistema, é possível cadastrar as Rotinas Automáticas, e realizar alguns processos automaticamente como: cálculo de folha, emissão de guias, envio do eSocial, entre outras tarefas.
Informações Importantes
Para que a rotina seja executada corretamente, você deve estar atento a alguns pontos:
1 - O computador deve estar ligado, o sistema aberto no módulo e horário marcado para o início da rotina, caso contrário não será iniciada;
2 - Se o usuário que agendou a rotina, não estiver presente na data da execução, a rotina será executada em outro usuário;
3 - Para Dominio Web, caso o computador fique sem movimento por mais de 120 minutos, o processo não será realizado. Assim, ao acessar o sistema, será emitido um aviso informando que a rotina não foi realizada e perguntando se deseja executá-la.
Após conferir essas informações, para cadastrar a Rotina Automática:
Cadastrar Rotina Automática
Nessa etapa você deve cadastrar a rotina, e indicar quais processos serão realizados.
1 - Acesse o menu Arquivo > Rotinas Automáticas;
2 - Defina um Nome, para identificar a rotina;
3 - Na guia Geral, configure as informações dos quadros Processos, Recibo, Informativos, Provisões e Vale Transporte;
4 - Configure as informações dos Relatórios e Guias que serão gerados na rotina, ao lado de cada opção, clique no botão [...] Reticências, para definir configurações específicas;
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Em Guias, você pode emitir, por exemplo, a guia DARF da DCTFWeb, a GFD - Guia do FGTS Digital e até mesmo a guia DARF DCTFWeb pela API Integra Contador;
5 - Na guia PDF, são habilitadas as opções conforme os Relatórios e Guias que serão gerados na rotina, selecione as opções que você deseja emitir em PDF, e defina a Pasta de destino que os arquivos serão salvos;
6 - Na guia eSocial, selecione os Eventos Periódicos que serão enviados na rotina;
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Nessa guia você também configura a Importação de Dados do eSocial, porém quando for cadastrada uma rotina com essa configuração, ela deve realizar apenas a importação de dados do eSocial;
7 - Na guia Portal Cliente, selecione os relatórios que serão publicados automaticamente no Portal do Cliente;
8 - Na guia Onvio Processos, defina quais atividades serão concluídas automaticamente dentro do Onvio;
9 - Na guia Pagamentos, selecione a opção para enviar automaticamente as contas a pagar para a conta azul;
10 - Por fim, para salvar a rotina, clique no botão [Gravar].
Agendar Rotina Automática
Nessa etapa, você configura quando a rotina automática deve ser executada, indicamos que esse agendamento seja feito para períodos que você não esteja usando o sistema.
1 - Acesse o menu Processos > Rotinas Automáticas;
2 - No campo Usuário, será informado automaticamente o usuário conectado ao sistema;
3 - Clique no botão [Novo];
4 - Informe uma Descrição para identificar a rotina automática;
5 - Na guia Executar, no quadro Agendamento, configure quando que a rotina será executada, por exemplo:
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Anualmente, deve ser utilizada para emissão do 'Comprovante de Rendimentos', não pode haver outra opção configurada na rotina;
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Envio Rescisões eSocial, é o agendamento exclusivo para a rotina do envio dos eventos S-2299/S-2399, configure após quantos dias da data da rescisão, essa rotina pode ser executada;
6 - No quadro Competência/Ano da Execução, selecione se a rotina será executada referente ao mês/ano atual ou ao mês/ano anterior;
7 - Selecione a opção '[x] Gerar relatórios individualizados por empresa' para definir na guia Empresas um local diferente para gerar os relatórios em PDF de cada empresa;
8 - No quadro Rotinas, clique no botão [Incluir] e informe o código da rotina ou para consultar as rotinas cadastradas pressione F2;
9 - Na guia Empresas, selecione para quais empresas a rotina será executada;
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Nessa guia são listadas todas as empresas do banco de dados, mas caso necessário, você pode selecionar a opção '[x] Listar somente empresas ativas', assim todas as empresas que possuem situação diferente de Ativa não serão exibidas nessa guia;
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Caso na guia Executar, você tenha selecionado a opção '[x] Gerar relatórios individualizados por empresa', nessa guia ao selecionar as empresas, preencha a coluna Pasta de Destino, ou clique no botão [...] Reticências para localizar a pasta que os arquivos serão salvos;
10 - Na guia Colaboradores, serão listados os colaboradores das empresas selecionadas para executar a rotina automática, nessa guia você pode manter todos os colaboradores selecionados, ou selecionar apenas específicos;
11 - Na guia Avisos, defina se você quer ser notificado quando '[x] Concluir processo com sucesso' ou '[x] Ocorrer erro durante o processo' e informe o endereço de email;
12 - Para salvar a execução da rotina, clique no botão [Gravar];
13 - Se você precisar, utilize o botão [Replicar] para copiar o agendamento desta rotina para outro usuário do sistema.
14 - Assim, no dia e horário configurados, a rotina será realizada automaticamente.
